1. Tipos y Formatos de los Archivos Digitales
1.1. El archivo digital es una aplicación que permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos, dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma.
1.1.1. Las Nuevas Tecnologías de Archivo
1.1.1.1. El uso frecuente de las nuevas tecnologías en los diferentes entornos, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información
1.1.1.2. En los últimos años los avances tecnológicos han permitido la comunicación simultánea en tiempo real, como algunos especialistas lo llaman “Impulsos electrónicos y circuitos integrados” que utilizan protocolos para la comunicación a través de los cables de fibra óptica en la inmensidad del ciberespacio, lo que está constituyendo tecnologías de alta demanda en las organizaciones.
1.1.1.3. Cuando se habla de la gestión de documentos electrónicos desde un punto de vista archivístico se podría estar de acuerdo que, a grandes rasgos, los puntos clave son principalmente:
1.1.1.3.1. La manipulación, en un sentido genérico, de los documentos electrónicos.
1.1.1.3.2. La importancia del mantenimiento de la procedencia de los documentos.
1.1.1.3.3. La incorporación de criterios de valoración y de eliminación en el diseño de aplicaciones de sistemas de gestión de documentos.
1.1.1.3.4. El mantenimiento de la accesibilidad a los documentos electrónicos en el paso del tiempo.
1.1.1.4. DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRÓNICO
1.1.1.4.1. En estos momentos lo digital ya está presente en nuestras prácticas cotidianas, desde un ocio digital (televisión, fotografías, música, videojuegos, libros…) hasta los entornos laborales dominados por las nuevas tecnologías sin exclusión de sector económico.
1.1.1.5. Las Imágenes Digitales
1.1.1.5.1. Las bibliotecas y los archivos ponen en marcha programas de digitalización de imágenes para satisfacer necesidades reales o que han sido percibidas. Es más probable que la utilidad de las imágenes digitales quede garantizada cuando se definen claramente las necesidades de los usuarios, se conocen los atributos de los documentos, y la infraestructura técnica de apoyo de la conversión, gestión, y entrega del contenido es la apropiada para las necesidades al momento de implementar el sistema digital.
1.1.1.5.2. Las imágenes digitales se pueden guardar en distintos formatos. Cada uno se corresponde con una extensión específica del archivo que lo contiene. Los más utilizados en la actualidad son: BMP, GIF, JPG, TIF y PNG.
1.2. Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o formato.
1.2.1. pdf
1.2.2. png
1.2.3. asx
1.2.4. avi
1.2.5. gif
1.2.6. htm
1.2.7. tiff
1.2.8. mpeg
1.2.9. doc
1.2.10. zip
1.2.11. En el entorno de la era electrónica, el desarrollo y la implementación de dichos sistemas se requiere que el programa de administración de documentos y archivos electrónicos este basado en los siguientes principios:
1.2.11.1. Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos.
1.2.11.2. Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente.
1.2.11.3. Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo.
1.2.11.4. Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo.
1.2.11.5. Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad.
1.2.11.6. Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico
1.2.11.7. Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática.
1.2.11.8. Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía
1.2.11.9. Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de información
2. DEL DOCUMENTO FÍSICO AL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
2.1. La revolución tecnológica ha planteado el giro de la sociedad industrial a la sociedad de la información cuya fuerza motriz ha sido las computadoras y el Internet .
2.2. La migración de la tecnología de la computación desde la industria y el laboratorio, hasta nuestras casas ha intensificado estos procesos . Por ejemplo, el correo electrónico derriba barreras espaciales y temporales, al permitir enviar documentos de manera casi instantánea entre dos o más personas que pueden estar en continentes diferentes. Similar situación ocurre con los SMS, o los “realtime” chats y redes sociales.
2.3. Los desarrollos tecnológicos han puesto en jaque las regulaciones de propiedad intelectual en varias ocasiones, especialmente en la segunda mitad del Siglo XX. Por ejemplo, el desarrollo de redes “peer to peer” como Napster y Kazaa, entre otras, permitieron la adquisición de música y videos de manera casi instantánea y mucho más económica que la música en algún soporte material, lo que llevó a transformar las leyes de propiedad intelectual, así como la distribución de datos.
2.4. Tradicionalmente el documento cuenta con dos elementos objetivos: la información, y su soporte. En el caso del documento electrónico, este es:
2.4.1. “una secuencia informática de bits (números binarios) que pueden representar cualquier tipo de información, cumple los requisitos del documento en soporte de papel, en el sentido de que contiene un mensaje (texto alfanumérico o diseño gráfico) en lenguaje convencional (el binario) sobre soporte (cinta, disco), destinado a durar en el tiempo"
2.4.2. Desde el punto de vista jurídico, la importancia de un documento es servir de medio de prueba. El artículo 368 del Código Procesal Civil de Costa Rica indica que son documentos
2.4.2.1. los escritos, los impresos, los planos los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas, los discos, y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representantivo o declarativo”.
2.4.2.1.1. Si bien es cierto esta definición no incluye expresamente la de documento electrónico, la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos de Costa Rica, Ley N. 8454, (en adelante LCDFDDE), aplica el principio de equivalencia funcional:
2.5. LA FIRMA DIGITAL
2.5.1. La firma es una de las partes esenciales de todo documento, ya que identifica al autor de un documento quien asume la responsabilidad por su contenido.
2.5.2. La firma digital se basa en criptografía, por lo que se presume válida salvo que se demuestre lo contrario, pues hay de por medio mecanismos de verificación, normalmente, por parte de una entidad certificadora autorizada por el Estado
2.5.2.1. Firma electrónica es un concepto amplio que comprende cualquier carácter electrónico usado por alguien con el fin de autenticar un registro, por lo que abarca cualquier método de identificación. Es por ello que corresponde a quien introduce el documento como prueba demostrar su validez.
2.5.3. Característica de la firma digital
2.5.3.1. La firma digital tiene la misma finalidad que la firma manuscrita ya que expresa la identidad del autor y la autenticidad. Es el resultado de aplicar algoritmos de encriptación
2.5.3.2. Esta característica es precisamente una de las diferencias entre la firma digital y manuscrita, ya que en la primera para cada documento electrónico se genera una firma digital única e irrepetible, mientras que en segunda, la firma tiene que ser el mismo rasgo identificador de la persona para todo documento que se firme.
2.5.4. La legislación costarricense define la firma digital como:
2.5.4.1. cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico”. (artículo 8 de la LCFDDE)
2.5.4.1.1. La definición dada en el artículo 8 de la LCDFDDE es acorde con la necesidad de garantizar:
2.5.5. El valor probatorio de la firma digital se encuentra en el artículo 9 y 18 de la LCDFDDE. Al respecto el artículo 18 de la LCDFDDE establece:
2.5.5.1. “Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito. En cualquier norma jurídica que se exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita.
2.5.6. Certificados digitales
2.5.6.1. El artículo 11 de la LCDFDDE define certificado digital como:
2.5.6.1.1. el mecanismo electrónico o digital mediante el que se pueda garantizar, confirmar o validar técnicamente:
2.6. VALOR JURÍDICO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
2.6.1. En Costa Rica, el uso de documento electrónico es válido para todo acto jurídico, a menos que exista una disposición que indique lo contrario.
2.6.2. La formación, formalización y ejecución de los contratos.
2.6.2.1. Los mecanismos de seguridad asociados a la firma digital y los certificados digitales, fueron desarrollados originariamente para dar seguridad al intercambio de datos que se da en el comercio electrónico
2.6.2.1.1. En Costa Rica, uno de los principales temas de seguridad en comercio electrónico se dio con los servicios bancarios por internet. Varias entidades bancarias han sido condenadas a pagar por sustracciones de dinero no autorizadas por los clientes, utilizando los servicios de “ebanking”. De relevancia para el tema en estudio es la obligación que tienen las entidades bancarias de utilizar los mecanismos de seguridad más seguros para las transacciones bancarias por Internet, como lo sería la firma digital:
2.6.3. Comunicación judicial, conservación de expedientes judiciales y administrativos; recepción, práctica y evacuación de prueba
2.6.3.1. En similar sentido, la Ley de Notificaciones Judiciales, Ley N. 8687, establece la posibilidad de fijar de manera permanente, un domicilio electrónico para efectos de recibir notificaciones:
2.6.3.1.1. “Las personas físicas y jurídicas interesadas podrán señalar al Poder Judicial, una dirección única de correo electrónico para recibir el emplazamiento y cualquier otra resolución, en cualquier asunto judicial en que deban intervenir. Esta fijación podrá ser modificada o revocada en cualquier tiempo, por la persona interesada.”
2.6.3.2. Por su parte, el artículo 12 de esta Ley indica: “Quienes intervengan en un proceso podrán realizar gestiones ante el tribunal, a través de medios electrónicos, informáticos, telemáticos o de otra clase semejante, que permitan el envío de la comunicación y su normal recepción, en forma tal que esté garantizada su autenticidad, en la forma en que lo haya dispuesto el Consejo Superior del Poder Judicial.
2.6.3.3. La emisión de certificaciones, constancias y otros documentos.
2.6.3.3.1. Mediante el registro de los notarios en un sistema que llevaba el registro y el ingreso de una contraseña, era posible solicitar documentos al Registro e incluso terceras personas podían verificar el documento certificado mediante una clave que se daba para esos efectos.
2.6.3.4. La presentación, tramitación e inscripción de documentos en el Registro Nacional
2.6.3.4.1. A la fecha esto no ha sido posible. No obstante, existe la posibilidad de presentar el reporte quincenal de instrumentos notariales autorizados mediante documento electrónico enviado al Archivo Nacional.
2.6.3.5. La gestión, conservación y utilización, en general, de protocolos notariales, incluso la manifestación del consentimiento y la firma de las partes.
2.6.3.5.1. Si bien la LCDFDDE permite que los documentos notariales sean electrónicos, hay gran discusión sobre si es posible aplicar esta normativa a esos documentos.
2.6.3.6. Valor probatorio
2.6.3.6.1. Como indicamos al inicio, uno de los aspectos fundamentales del documento electrónico es el valor probatorio que tiene, de conformidad con la regulación de la prueba documental del Código Procesal Civil.
2.6.3.6.2. Existen ciertos documentos que la Ley LCDFDDE expresamente indica que no pueden ser realizados electrónicamente. Tal es el caso de:
2.6.3.6.3. EFECTOS PRÁCTICOS
2.6.3.6.4. Gobierno digital
3. Qué son los Archivos Digitales
3.1. El Archivo Digital se define como el sistema documental donde su principal funcionalidad, es almacenar los documentos generados por la producción administrativa y que tengan vocación de archivo
3.1.1. Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio y una extensión que lo identifica. Esta extensión sería como el apellido y es lo que permite diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar los caracteres que conforman el contenido del archivo
3.2. El Archivo Digital es también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.
3.2.1. El Archivo Digital nace para cubrir la necesidad de disponer de un repositorio único para la consulta y almacenamiento de documentación, facilitando de esta manera su compartición, minimizando el costo del traspaso automatizado entre las diferentes aplicaciones y evitando la duplicidad de información.
3.2.2. El Archivo digital es un mecanismo de construcción de información en medios electrónicos con el fin de ser transmitida, enviada vía correo electrónico y demás medios que nos ofrece la tecnología hoy en día, es una alternativa que se ya está tomando fuerza en las organizaciones o empresas que quieren ahorrar dinero,tiempo y tener nuevas alternativas para la difusión de información.
3.2.3. El archivo digital permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos están destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.
3.3. Características de los Archivos Digitales
3.3.1. Un documento digital de archivo debe tener:
3.3.1.1. Un contenido estable y una forma fija.
3.3.1.2. Contextos administrativo y documental identificables, a través de vínculos
3.3.1.3. explícitos con otros documentos dentro o fuera del sistema digital.
3.3.1.4. Cinco personas involucradas en su creación (autor, escritor, originador,
3.3.1.5. destinatario, creador).
3.3.1.6. Participar o sustentar una acción ya sea procedimental o como parte de la
3.3.1.7. toma de decisiones y,
3.3.1.8. Presentar elementos de forma, atributos y componentes digitales
3.3.2. Características Funcionales
3.3.2.1. Carácter Interactivo de los Documentos Digitales
3.3.2.1.1. El Archivo Digital permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento
3.3.2.2. Carácter Multimediático de los Documentos Digitales
3.3.2.2.1. La condición multimediática de los documentos electrónicos trae como consecuencia que sea posible concebir nuevos géneros. El documento electrónico permite combinar en un solo ambiente las posibilidades del cuento o la poesía, con la ilustración de esos géneros con audiovisuales. O viceversa, combinar documentos audiovisuales con textos ampliamente explicativos o sugestivos... O simplemente combinar los medios expresivos de nuevas maneras para crear nuevos géneros
3.3.2.3. Carácter Hipertextual de los documentos digitales
3.3.2.3.1. Un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente; es decir, con tal que se encuentre en el mismo disco, computadora o red. Es esta característica la que permite que se pueda navegar de una "Página Web" a otra a través de Internet. Cuando la relación se establece entre medios diferentes, texto, imágenes y sonido, se habla de relaciones "hipermediales" en lugar de relaciones "hipertextuales"
3.3.2.4. Carácter “Omniaccesible” de los Documentos Digitales
3.3.2.4.1. Los documentos digitales tienen la posibilidad de establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son "omniaccesibles".
3.3.3. Los documentos electrónicos almacenados y gestionados por el Archivo Digital cumplirán los siguientes requisitos:
3.3.3.1. Autenticidad
3.3.3.2. Integrida
3.3.3.3. Conservación
3.3.3.4. Disponibilidad
3.3.3.5. Confidencialidad
4. Ventajas de los Archivos Digitales
4.1. VENTAJAS
4.1.1. Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costos directos e indirectos.
4.1.2. Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.
4.1.3. Se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y documentos.
4.1.4. Permite acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a través de Internet. Se
4.1.5. elimina la necesidad de distribuir múltiples copias de un mismo documento.
4.1.6. Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible, mediante distintos tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del documento, etc.) la información
4.1.7. se obtiene al instante y las consultas son inmediatas.
4.1.8. Ayuda a preservar los documentos originales en papel y cuando los sustituyen ahorran espacio.
4.1.9. Brinda modelos directamente modificables (se puede trabajar sobre una copia instantánea).
4.1.10. Tiene facilidad de acceso, reproducción y distribución.
4.1.11. Tiene capacidad de informatizar los vínculos de los documentos entre sí según el caso.
4.1.12. Tiene capacidad de explotar al máximo la búsqueda de información.
4.1.13. Fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable,
4.1.14. intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber).
4.1.15. Sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido
4.1.16. informativo o del contexto del documento.
4.2. DESVENTAJAS
4.2.1. Incompatibilidad: no existe un estándar universal.
4.2.2. Complejidad del documento electrónico.
4.2.3. Control de fiabilidad y autenticidad
4.2.4. La tecnología digital de imágenes es cambiante.
4.2.5. Costos en la adquisición de lectores.
4.2.6. La tecnología en imágenes cambia constantemente.
4.2.7. Complejidad del documento.
4.2.8. Control de fiabilidad y autenticidad.
4.2.9. Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y modificación.
4.2.10. Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida por la manipulación.