1. función principal del archivo
1.1. estableciendo unos plazos mínimos
1.2. debidamente ordenados y clasificados
1.3. proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad
2. se ubican en estanterías mediante unidades de instalación
2.1. cajas
2.1.1. agrupan expedientes, en forma de paquetes, o son protegidos por un envase
2.2. legajos
2.3. libros
2.3.1. Essay exam
2.3.2. Oral exam
2.3.3. Multiple choice
3. para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los agentes nocivos
4. sustentado bajo un marco jurídico amplio
4.1. constitución política de Colombia,
4.2. leyes relacionadas
4.2.1. ley 23 de 1995
4.2.2. ley 190 de 1995
4.2.3. ley 270 de 1996
4.2.4. ley 527 de 1999
4.2.5. ley 594 del 2000
4.2.5.1. fines de los archivos
4.2.5.1.1. su objetivo: mantener la información organizada
4.2.5.1.2. facilitar la consulta grantizando el derecho a la informacion
4.2.5.2. importancia de los archivos
4.2.5.2.1. la documentación como fuente de información que soporta la toma de decisiones para garantizar el derecho de la poblacion
4.2.6. ley 734 de 2002
4.2.7. ley 795 de 2003
4.2.8. ley 951 de 2005
4.2.9. ley 975 de 2006
4.2.10. ley 1105 de 2006
4.3. Decretos
4.3.1. 2274 de 1988
4.3.2. 624 de 1989
4.3.3. 1798 de 1990
4.3.4. 2126 de 1992
4.3.5. 2620 de 1993
4.3.6. 2649 de 1993
4.4. circulares
5. PROCESO DE COSERVACION
5.1. Conservar la documentación transferida
5.2. custodiarla información en las mejores condiciones de seguridad
5.2.1. Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
5.2.2. Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc
5.2.3. Reproducción de la documentación más representativa