funciones de las instituciones administrativas
Project Control, Project Closing, Timeline template
1. modernización de la administración pública
1.1. valores empresariales como guías de la administración pública
1.1.1. ser eficaces y eficientes
1.1.1.1. incremento en la medición de resultados
1.1.1.2. mejoría en la asignación de responsabuilidades
1.1.1.3. disposición de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas de desempeño de sus unidades administrativas
1.1.1.4. sensibilización de los funcionarios en el manejo del recurso para incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones
1.2. En México uno de los logros en materia de modernización es el Servicio profesional de carrera. Auditoria Superior de la federación,Secretaría de la función pública, Instituto nacional de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales.
2. factores estructurales
2.1. reconocimiento de la Teoría de Sistema
2.1.1. un sistema depende e interactua con otros sistemas mayores o menores
2.2. Entorno de la organización
2.2.1. sistema abierto
2.2.1.1. en continuo cambio
2.2.2. sistema cerrado
2.2.2.1. determinado y reglamentado
2.3. comportamiento de la organización
2.4. actores de la organización
2.5. la capacidad de organizar
2.6. profesionalización
2.6.1. con excepción de lo concerniente a la materia de política exterior, que en 1922 determinó que el ingreso al servicio exterior es por medio de concurso público. Todas las otras áreas de gobierno y administración son por compadrazgo.
2.7. manuales de organización
2.7.1. instrumentos de apoyo para la estructura y organización
2.7.2. contiene de forma ordenada y sistemática la información o instrucciones sobre historia, organización, política y o procedimientos de una institución
2.7.3. documento oficial
2.7.4. contiene funciones de sus elementos, tareas específicas de cada integrante d la organización y contiene la forma de organización den cuanto a autoridades vigentes
3. manual de organización
3.1. objetivos
3.1.1. brindar información sobre antecedentes históricos
3.1.2. contiene las disposiciones jurídicas de la organización
3.1.3. contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de os órganos administrativos
3.1.4. describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios
3.1.5. ayuda en la comunicación administrativa
3.2. funciones
3.2.1. instrumento de consulta
3.2.2. instrumento de coordinación
3.2.3. elimina la duplicidad de esfuerzo
3.2.4. evita confusión e incertidumbre
3.3. metodología para su diseño y desarrollo
3.3.1. análisis, histórico y contextual de la institución que requiere el manual
3.3.2. según el método científico (hay muchos métodos) se debe 1.- definir la problemática, 2.- planificación y programación del estudio, 3.- levantamiento de información, 4.- análisis y diagnóstico administrativo, 5.- diseño conceptual,6.- recomendaciones y propuestas de solución, 7.- implantación, 8.- mantenimiento organizacional
3.3.3. normativa
3.3.3.1. Constitución mexicana, constitución estatal, leyes, códigos, decretos, convenios, reglamentos,acuerdos, actas constitutivas, circulares, otros.
3.4. partes del manual
3.4.1. elementos de identificación
3.4.1.1. contiene portada, con el nombre de la unidad administrativa, entidad, logotipo, fecha de elaboración y o actualización.
3.4.2. elementos de contenido
3.4.2.1. son la estructura del texto del manual, debe ser coerente y ordenado.
3.4.2.1.1. introducción, antecedentes históricos, marco jurídico-administrativo, atribuciones, estructura orgánica, organigramas, objetivos, funciones, bibliografía.
3.5. 2.5 Change Control
3.5.1. Request Changes
3.5.2. Identify Alternative Solutions
3.5.3. Conduct Steering Committee Meeting
3.5.4. Document Change Responses
3.5.5. Implement Change(s)
3.6. 2.6 Issues Management
3.6.1. Identify Project Issues
3.6.2. Assess Impact of Issues
3.6.3. Assign Resources
3.6.4. Resolve Issue
3.7. 2.7 Stage Closure Assessment
3.7.1. Determine Next Stage Tasks
3.7.2. Determine Task Dependencies
3.7.3. Estimate Effort
3.7.4. Allocate Resources
3.7.5. Prepare Next Stage Schedule
3.7.6. Prepare Next Stage Budget
3.7.7. Update Project Schedule
3.7.8. Update Project Budget
3.7.9. Review Business Case
3.7.10. Review Project Organization
3.7.11. Review Project Scope
3.7.12. Prepare Stage Assessment
3.7.13. Review Stage Assessment
3.7.14. Follow-Up Stage Assessment
3.7.15. Compile Stage Closure Report
4. manual de procedimientos
4.1. conjunto de pasos que se deben seguir para lograr realizar la actividad específica.
4.1.1. Prepare Product Evaluation
4.1.2. Conduct Product Evaluation
4.1.3. Initiate Maintenance Process
4.2. es un manual administrativo, fija el mínimo de estructura para el funcionamiento de la organización.
4.2.1. Prepare for Project Closure Meeting
4.2.2. Conduct Project Closure Meeting
4.2.3. Follow Up Project Closure Meeting
4.3. objetivos
4.3.1. transmite reglas o normas de operación en una unidad organizacional
4.4. funciones
4.4.1. optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos
4.5. untilidad del manual
4.5.1. evita errores operativos
4.6. metodología para su desarrollo y diseño
4.6.1. identificación de elementos básicos
4.6.1.1. diagnóstico
4.6.1.2. estructura orgánica
4.6.1.3. manuald e organización
4.6.2. identificación de procedimientos
4.6.2.1. uso de "matrices de dela validación de procedimientos, conforme a estructura la de estructura de los procedimientos, la de identificación y analisis de actividades"
4.6.3. muestra de representaciones de procedimiento
4.6.3.1. se presenta el formato que se quiere usar para elaborar el manual de procedimientos.
4.6.4. desarrollo del manual de procedimientos
4.7. estructura básica d un manual de procedimientos
4.7.1. identificación . se colocan los datos de la unidad administrativa por ejemplo: nombre de la unidad, logotipo, denominación, fecha de elaboración, actualizaciones
4.7.2. índice. Se presentan de manera esquemática los apartados del documento
4.7.3. introducción, contextualiza y justifica el documento
4.7.4. objetivo. Lo que se desea lograr con el documento.
4.7.5. alcance . Todos los requisitos a cumplirse para lograr el objetivo
4.7.6. políticas. Criterios generales de la operaciones
4.7.7. responsables. Espacio administrativo encargado de ejecutar la operaciones
4.7.8. procedimientos. Descripción detallada de las operaciones en orden sistemático.
4.7.9. glosario. Explicación de forma técnica de conceptos clave relacionados en el contenido.