1. Manuales de organización
1.1. Objetivos, función y utilidad del manual.
1.1.1. Entre los objetivos que cumple del manual de organización se tienen básicamente los siguientes: - Brindar información sobre antecedentes históricos. - Contiene las disposiciones jurídicas de la organización. - Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos. - Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios. - Ayuda en el proceso de comunicación administrativa. - Facilita funciones administrativas y operativas.
1.1.2. Entre las funciones principales del manual de operaciones se pueden mencionar los siguientes: - Instrumento de consulta. - Instrumento de coordinación. - Elimina la duplicidad de esfuerzo. - Evita la confusión e incertidumbre.
1.2. Metodología para su diseño y desarrollo
1.2.1. los pasos a seguir, de acuerdo al método científico, para el diseño de un manual de organización son: 1. Definición de la problemática. “También llamada visión del estudio”. Que consta en la aproximación a los conceptos, evolución de una idea, percepción de la idea, depuración de la idea y consolidación de la idea. 2. Planeación y programación del estudio. “se establecerá la manera de cómo llevarlo a cabo, tomando en cuenta sus alcances y limitaciones”. Los pasos que sigue esta etapa son: delimitación del factor estudio, identificaciones fuentes de estudio ya sean internas o externas.
1.3. Principales partes del manual
1.3.1. 1. Elementos de identificación. Esta contiene la portada que contiene el nombre de la unidad administrativa, entidad; logotipo, fecha de elaboración y/o actualización. 2. Elementos de contenido. Estos elementos de contenido son la estructura del texto del manual, el contenido del libro, que debe presentarse de una manera coherente y ordenada. Las partes más comunes son: Introducción. Se presenta brevemente el contenido del manual su propósito y finalidad. Antecedentes históricos. Es la descripción de la historia de la unidad administrativa, en dado caso de que exista basta información se recomienda realizar una selección estratégica. Marco jurídico-administrativo. Principales ordenamientos jurídicos que tiene vigencia para la unidad administrativa. Atribuciones. Facultad de obrar o derecho de hacer de la unidad administrativa a partir de su marco jurídico. Estructura orgánica. En esta parte se muestran las dimensiones de la unidad administrativa, así como la descripción de cada una de sus partes. Organigramas. En ella se muestra niveles jerárquicos, comunicación, líneas de autoridad. Objetivos. Menciona el propósito de la unidad administrativa y del manual organizacional. Funciones. Describe cada una de las tareas asignadas a cada parte de la unidad administrativa y de esta manera cumplir los objetivos planteados. Bibliografía. Contiene las fuentes usadas para la elaboración del manual, el formato está determinado en los lineamientos de elaboración (DGMDA, 2004).
2. Manuales de procedimientos
2.1. Objetivos, función y utilidad del manual
2.1.1. El objetivo principal del manual de procedimiento es transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional. La función esencial es optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos. Y la utilidad de esta, es que se presenta como una herramienta para lograr los objetivos organizacionales por ejemplo: evitar los errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta, facilitar el entrenamiento del personal.
2.2. Metodología para su diseño y desarrollo
2.2.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización.
2.2.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos. En este paso “Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones” (Cordova, 2011).
2.2.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento. En este paso se elige el formato que se puede utilizar para la elaboración de los manuales de procedimientos.
2.2.4. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos. En este paso se presenta el producto final: un manual de procedimientos. Un ejemplo lo puedes observar en la guía técnica para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud, disponible en: http://www.geriatria.salud.gob.mx/descargas/administracion/Guia_tecnica_MP_OCT_2013.pdf
3. Normatividad aplicable
3.1. La normatividad que regula tener un manual en las organizaciones recae en: Ordenamiento. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la Federación 29-diciembre-1976, última reforma 02/04/2013). Titulo Segundo de la Administración Pública Centralizada, Capítulo I de las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos. Artículo 19, que a la letra dice:
3.2. “El titular de cada Secretaría de Estado expedirá los manuales de organización, de procedimientos y servicios al público necesarios para su funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura orgánica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, así como sobre los sistemas de comunicación y coordinación y los principales procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y demás instrumentos de apoyo administrativo interno, deberán mantenerse permanentemente actualizados. Los manuales de organización general deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación.”
4. Cambio en organizaciones gubernamentales
4.1. Cambio, innovación y transformación son tres procesos diferenciados. El cambio hace referencia a la transición que ocurre una situación o cosa determinada a otra. El cambio hace referencia a una misma cosa pero convertida en diferentes momentos en algo diferente, lo más claro de identificar es el cambio que surge el agua de un estado a otro: solido, líquido y gaseoso, de tal manera que es un mismo sujeto, pero en diferentes estados.
5. Los límites al cambio organizacional
5.1. Dice David Arellano (2000: 267) que la ambigüedad administrativa puede explicar el porqué del control limitado sobre los procesos de cambio. Esta ambigüedad resulta de la compleja red de interacciones que se establecen en la acción organizada, de las continuas negociaciones políticas que se desarrollan en el marco del proceso de cambio y de las propias modificaciones que pueden inducir las distintas fuerzas contextuales.
6. El proceso de modernización administrativa
6.1. El proceso de modernización cambió en parte la estructura gubernamental en México, así como la vida interna de las instituciones. En algunos años se empezaron a crear áreas específicas orientadas a la “modernización administrativa” al interior de las organizaciones públicas. Esta área tenía como objetivo hacer más eficiente y eficaz el funcionamiento de la organización.
7. Estructuras y procesos en la organización gubernamental
7.1. Entorno de la organización
7.1.1. La concepción de los denominados teóricos macro-abiertos hicieron importantes contribuciones al análisis organizacional relacionados con el entorno, entre las que destacan: la existencia de entornos dinámicos que exigían una serie de cambios y ajustes al interior a fin de adaptarse; el reconocimiento de que parte del entorno hace posible las tareas de la organización; la existencia del poder y recursos como algo que reside también en el entorno y la importancia de considerar la tecnología en el análisis organizacional.
7.2. Comportamiento en la organización
7.2.1. Un punto importante en el análisis organizacional es el comportamiento de los miembros. Este comportamiento hace referencia a un entorno más bien interno de la institución, aunque también se puede analizar el comportamiento externo en nivel meso y macro de la organización. El comportamiento entonces se encuentra vinculado tanto con las tareas (denominado rol organizacional) con la dirección o con la ética dentro de la organización.
7.3. Los actores de la organización
7.3.1. La organización se encuentra conformada por un conjunto de miembros que poseen actividades determinadas, los cuales permiten alcanzar los objetivos de la misma, estos se denominan actores. Sin embargo, existen algunas posturas en las que incluyen también “el análisis de las formas de acción y organización de los trabajadores, sus representantes y sindicatos, así como los modos de acción y organización de los empresarios y sus estilos de gerencia laboral” (Martín Artiles, 2002).
7.4. La capacidad de organizar
7.4.1. El alcance de los objetivos planteados dentro de una organización depende, en gran medida, de la capacidad organizativa adecuada que le permita alcanzarlos, ésta se centra en las áreas directivas de la organización, lo que significa que en gran medida el éxito o fracaso de la misión depende de la coordinación adecuada.
7.5. Profesionalización
7.5.1. Como parte de las reformas administrativas que ha habido en México desde mediados de la década de los noventa del siglo pasado, se ha incluido el termino de profesionalización administrativa, quizá para un conocedor de la teoría de la administración weberiana este objetivo carecería de fundamento, lo cierto es que en nuestro país, los servidores públicos se habían elegido tradicionalmente por compadrazgo, lo que generó numerosos fracasos en las administraciones, ya que cada sexenio el personal de las dependencias era renovado, de acuerdo con las necesidades del gobierno en turno, sin que éste cumpliera en muchas ocasiones con el perfil profesional adecuado.