Sesión 8 Estructuras y funciones de las organizaciones gubernamentales

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Sesión 8 Estructuras y funciones de las organizaciones gubernamentales por Mind Map: Sesión 8 Estructuras y funciones de las organizaciones gubernamentales

1. El proceso de modernización administrativa

1.1. Surgió como parte de la innovación administrativa que se tratada be implementar para lograr mayor eficiencia y eficacia en el funcionamiento organizacional público

1.2. Esta innovación administrativa venía inspirada en la ola modernizadora que significó el establecimiento del public management, la cual adpto el termino español de Gestión Pública.

1.3. Este método de gestión permitiría disminuir el gasto público

1.4. Efectos de la Nueva Gerencia Pública

1.4.1. 1. La disponibilidad de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas del desempeño de sus unidades administrativas; 2. El incremento en la medición de resultados; 3. La mejoría en la asignación de responsabilidades; y 4. La sensibilización de los funcionarios en el manejo de recursos para incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones.

1.5. En el caso de México las diferentes reformas impulsadas por los gobiernos

1.5.1. Ernesto Zedillo

1.5.1.1. Programa de Modernización Administrativa (Promap)

1.5.2. Vicente Fox

1.5.2.1. La Agenda de Buen Gobierno

1.5.2.1.1. Todos estos programas sin duda afectaron la vida interna y el comportamiento organizacional, creando nuevas reglas y estructuras

1.5.3. Felipe Calderón

1.5.3.1. Programa de Mejora de Gestión impulsado por la administración

1.6. Resultados de ésta modernización

1.6.1. El empleo de indicadores para medir el desempeño de agencias, en el tema de la profesionalización se adoptan los contratos temporales, además de un sistema integral de desarrollo de los recursos humanos del sector público, el cual se transformó más tarde en el servicio profesional de carrera.

1.6.2. Asimismo es importante destacar el esfuerzo que ha realizado el gobierno para establecer un mecanismo de rendición de cuentas que permita erradicar la corrupción en el país, objetivo con el que se crean nuevas estructuras del gobierno como la Auditoria Superior del a Federación, la Secretaría de la Función Pública, así como el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) entre otras.

2. Estructuras y procesos en la organización gubernamental

2.1. Entorno de la organización

2.1.1. Sistema abierto

2.1.1.1. Trata de un medio caótico que se modifica constantemente

2.1.2. Sistema cerrado

2.1.2.1. Se puede concebir como un ente aislado en el que se podían establecer principios universalistas.

2.1.3. La concepcion de los denominados teóricos macro-abiertos hicieron importantes contribuciones al análisis organizacional relacionados con el entorno

2.1.3.1. La existencia de entornos dinámicos que exigían una serie de cambios y ajustes al interior a fin de adaptarse

2.1.3.2. El reconocimiento de que parte del entorno hace posible las tareas de la organización

2.1.3.3. La existencia del poder y recursos como algo que reside también en el entorno y la importancia de considerar la tecnología en el análisis organizacional.

2.2. Comportamiento en la organización

2.2.1. Hace referencia a un entorno más bien interno de la institución, aunque también se puede analizar el comportamiento externo en nivel meso y macro de la organización

2.2.2. Vinculado tanto con las tareas (denominado rol organizacional) con la dirección o con la ética dentro de la organización

2.2.3. La modificación de las reglas formales no determina el cambio inmediato dentro de la organización, ya que el conjunto de normas se debe internalizar para adoptarlas como propias.

2.2.3.1. existe una interrelación entre los valores del individuo y los de la organización y viceversa

2.2.4. Por medio de la cultura organizacional o a partir del conjunto de normas implícitas, que se construyen al interior, las cuales influyen y controlan la manera en sus integrantes observan y reaccionan ante un evento determinado

2.3. Los actores de la organización

2.3.1. Conjunto de miembros que poseen actividades determinadas, los cuales permiten alcanzar los objetivos de la misma

2.3.1.1. existen algunas posturas en las que incluyen también

2.3.1.1.1. El análisis de las formas de acción y organización de los trabajadores, sus representantes y sindicatos, así como los modos de acción y organización de los empresarios y sus estilos de gerencia laboral

2.3.2. El Estado el cual tiene un triple papel

2.3.2.1. se desempeña como legitimador del orden social

2.3.2.1.1. Es el encargado de dotar integración y cohesión social

2.3.2.1.2. Ser mediador de las partes de un conflicto

2.4. La capacidad de organizar

2.4.1. Esta se centra en las áreas directivas de la organización, lo que significa que en gran medida el éxito o fracaso de la misión depende de la coordinación adecuada.

2.4.2. Permite a la organización mantenerse y crecer en un entorno cambiante y por ende incierto

2.4.3. Al momento de tomar decisiones se deberá considerar en la ecuación la capacidad que el organismo posee de coordinarse en torno a la consecución de un fin determinado.

2.5. Profesionalización

2.5.1. existen dos perspectivas marcadas en torno al modelo de profesionalización

2.5.1.1. Nueva Gestión Pública, específicamente de la Gestión Estratégica de Recursos Humanos, en el caso mexicano se ha visto materializada a partir de la puesta en marcha de programas que pretenden combatir la corrupción e incrementar la transparencia del sector público

2.5.1.2. Se refiere a la necesidad de establecer un servicio civil de carrera al estilo weberiano

3. Manuales de organización

3.1. Son un instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional, debido a que los manuales por lo regular deben contener la información con respecto a la estructura de la organización, así como sus atribuciones, objetivos, funciones, redes, mandos, entre otras cosas que están dentro de sistema organizacional y/o unidad administrativa

3.2. Objetivos, función y utilidad del manual.

3.2.1. objetivos

3.2.1.1. -Brindar información sobre antecedentes históricos. - Contiene las disposiciones jurídicas de la organización. - Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos. - Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios. - Ayuda en el proceso de comunicación administrativa. - Facilita funciones administrativas y operativas.

3.2.2. funciones

3.2.2.1. -Instrumento de consulta. - Instrumento de coordinación. - Elimina la duplicidad de esfuerzo. - Evita la confusión e incertidumbre. -Orienta en las funciones asignadas para cada uno de los puestos y cargos de trabajo

3.2.3. Utilidad

3.2.3.1. Con la ayuda de un organigrama se muestra  a detalle para que todos sepan que hacer y cuál es su tarea y objetivo dentro de cada órgano administrativo y en general dentro de la unidad administrativa.

3.2.3.2. Presenta una visión de conjunto

3.2.3.3. Detecta omisiones y deslinda responsabilidades

3.2.3.4. Proporciona uniformidad y ejecuciones correctas

3.2.3.5. Tiende al ahorro de tiempo y esfuerzos

3.2.3.6. Indirectamente es útil a la planeación y actualización o modernización de sus partes

3.2.3.7. Sirve como medio de integración para nuevo personal

3.2.3.8. Orientar con información del trabajo que le corresponde a cada quien, delimita el marco de responsabilidades y es el margen de acción.

3.3. Metodología para su diseño y desarrollo

3.3.1. Conjunto de pasos sistematizados

3.3.2. Realizar una especie de diagnóstico donde se describe y analiza la situación actual e histórica de la institución así como de su evolución orgánica

3.3.3. Nos ayuda a realizar un análisis que nos sirvan saber nuestra posición en relación a la estructura orgánica, funcional y jurídica

3.3.4. Se utiliza el método científico,

3.3.4.1. Definición de la problemática

3.3.4.1.1. información interna o externa

3.3.4.2. Planeación y programación del estudio

3.3.4.2.1. se realiza una investigación preliminar, en donde los lineamientos que orientan la investigación pueden ser, primero, identificar las necesidades específicas, jerarquizar las prioridades, describir a detalle ubicación, naturaleza y extensión; especificar habilidades necesarios y cálculo de tiempo y recursos.

3.3.4.3. Levantamiento de información

3.3.4.3.1. requisitos

3.3.4.4. Análisis y diagnóstico administrativo

3.3.4.4.1. datos recopilados y registrados

3.3.4.4.2. debe contener

3.3.4.5. Diseño conceptual

3.3.4.5.1. recreación del problema después del análisis y diagnóstico, para posteriormente generar estrategias de solución a los problemas organizacionales.

3.3.4.6. Recomendaciones y propuestas de solución

3.3.4.6.1. estrategias específicas de acción a modo de recomendaciones.

3.3.4.7. Implantación.

3.3.4.7.1. se debe considerar la preparación del programa, la integración de recursos y la ejecución del programa.

3.3.4.8. Mantenimiento organizacional.

3.3.4.8.1. se da seguimiento y dirección a los objetivos del cambio, así como la implementación de una evaluación para la retroalimentación de las actividades

3.4. Principales partes del manual

3.4.1. Elementos de identificación

3.4.1.1. contiene el nombre de la unidad administrativa, entidad; logotipo, fecha de elaboración y/o actualización

3.4.2. Elementos de contenido

3.4.2.1. Introducción

3.4.2.2. Antecedentes históricos

3.4.2.3. Marco jurídico-administrativo

3.4.2.4. Atribuciones

3.4.2.5. Estructura orgánica

3.4.2.6. Organigramas

3.4.2.7. Objetivos

3.4.2.8. Funciones

3.4.2.9. Bibliografía

4. Manuales de procedimientos

4.1. Es un medio escrito que sirve para registrar y dar información clara respecto a un actividad específica en una organización; coordina de forma ordenada las actividades a seguir para lograr los objetivos específicos, mostrando claramente los lineamientos e instrucciones necesarios para la mejora del desempeño

4.2. Objetivos, función y utilidad del manual

4.2.1. El objetivo principal del manual de procedimiento es transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional

4.2.2. La función esencial es optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos

4.2.3. Y la utilidad es que sirve como una herramienta para lograr los objetivos organizacionales por ejemplo: evitar los errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta, facilitar el entrenamiento del personal.

4.3. Metodología para su diseño y desarrollo

4.3.1. pasos básicos para su diseño y desarrollo

4.3.1.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización

4.3.1.1.1. se pueden identificar los elementos que componen a la organización y así empezar a definir primero las funciones, luego las partes que hacen esas funciones y así establecer relaciones que permitan identificar los diferentes pasos que integran las actividades que se realizan por parte de la organización.

4.3.1.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos

4.3.1.2.1. Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones

4.3.1.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento

4.3.1.3.1. se elige el formato que se puede utilizar: los diagramas de flujo, la técnica narrativa o la narrativa con imágenes (este formato se caracteriza por combinar la narración con una imagen).

4.3.1.4. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos

4.3.1.4.1. producto final

5. Normatividad aplicable

5.1. La normatividad que regula tener un manual en las organizaciones recae en: Ordenamiento. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal

5.2. orden jurídico-administrativo

5.2.1. a) Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos b) Tratados c) Leyes d) Códigos e) Reglamentos f) Decretos g) Acuerdos h) Convenios i) Circulares y/u oficios j) Documentos normativos-administrativos k) Otras disposiciones (documentos que por su naturaleza no puedan ser incluidos en la clasificación anterior).

5.3. son el insumo normativo de la organización propiamente dicha

5.4. pueden permitirnos en cierta medida conocer con mayor profundidad nuestra organización y esto a su vez decidir qué, cómo y para qué queremos diseñar o rediseñar de una organización

6. Cambio en organizaciones gubernamentales

6.1. El cambio

6.1.1. hace referencia a la transición que ocurre una situación o cosa determinada a otra

6.1.2. hace referencia a una misma cosa pero convertida en diferentes momentos en algo diferente, lo más claro de identificar es el cambio que surge el agua de un estado a otro: solido, líquido y gaseoso, de tal manera que es un mismo sujeto, pero en diferentes estados.

6.1.3. Es una innovación

6.1.3.1. don de se introducen novedades

6.1.4. Es una transformación

6.1.4.1. aqui se modifica, se altera o cambia pero manteniendo su identidad y para diferenciarlo de la innovación

6.2. Estos cambios, innovaciones y transformaciones también se presentan en las organizaciones públicas.

6.2.1. Se pueden presentar en su estructura, en la toma de decisiones, en su personal, en sus funciones, normas, reglas, comportamientos y en su interacción con otras organizaciones

7. Los límites al cambio organizacional

7.1. La ambigüedad administrativa puede explicar el porqué del control limitado sobre los procesos de cambio.

7.2. Lo que sucede ante el cambio son un conjunto de trabajas que pueden surgir de las propias normas formales e informales, de la dinámica interna, del personal, de los intereses particulares de los empleados, de las disputas de poder interno o externo, del contexto e incluso del presupuesto

7.3. Pero sin duda el mayor de los límites es el miedo y la incertidumbre