1. Gráfica o instrumento auxiliar de los administrados que muestra la estructura orgánica interna de la organización, se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran.
1.1. Importancia
1.1.1. Son útiles instrumentos de organización, nos revelan: "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; así como también las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa, en cada departamento o sección de la misma."
1.1.1.1. • La estructura de la organización. • Los aspectos más importantes de la organización. • Las funciones. • Las relaciones entre las unidades estructurales. • Los puestos de mayor y aún los de menor importancia. • Las comunicaciones y sus vías. • Las vías de supervisión. • Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
1.2. Características
1.2.1. 1. Representa las unidades que constituyen la compañía con sus niveles jerárquicos. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. 3. Muestra una representación de la división del trabajo, indicando: 1. Los cargos existentes en la compañía. 2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. 3. Como la autoridad se le asigna a los mismos.
1.3. Funciones
1.3.1. • Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. • Comunicar la estructura organizativa. • Reflejar los cambios organizativos
1.3.1.1. •Para la ciencia de la administración
1.3.1.1.1. Refleja la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones
1.3.1.2. •Para el área de organización y sistema
1.3.1.2.1. Reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización
1.3.1.3. •Para el área de administración de Talentos Humanos
1.3.1.3.1. Se requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
2. Reglas que Determinan el Diseño de un Organigrama
2.1. *Hacer una lista de funciones y sub funciones.
2.2. *Realizar una comparación de funciones con una lista de comparación.
2.3. *Preparar los cuadros o plantillas.
2.4. *Confeccionar el organigrama.
2.5. *Lista de comparación.
2.6. *Consiste en una serie de preguntas:
2.6.1. -¿Es necesaria la función para la organización? -¿Es necesario describir la función y sub funciones principales? -¿En qué nivel jerárquico debe ubicarse la función y subfunción? -¿Que funciones deberán informar?
2.7. Al elabora un organigrama se descubren aspectos como:
2.7.1. • Funciones importantes que se han descuidado. • Una función que se ha dividido entre dos o más. • Falta de lógica en la coordinación de funciones. • Personal capaz en puestos inferiores. • Especialistas a cargo de funciones que no son de su especialidad. • Una misma persona a cargo de varias funciones no relacionadas. • Ejecutivos que están cargados innecesariamente de trabajo
3. Elaboración de un Organigrama
3.1. 1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa, determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas. 2. Funciones o actividades que realizan cada una. 3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.
3.2. Técnicas
3.2.1. 1. Las casillas deben ser rectangulares. 2. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior. 3. Las líneas de nivel son siempre horizontales.
3.3. Se debe tener presente:
3.3.1. *Delimitar con precisión las Unidades o Dependencias.
3.3.2. *Señalar de forma más completa las relaciones existentes.
3.3.3. *Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias, en caso de utilizar abreviaturas indicarlo al pie del gráfico.
3.3.4. *Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:
3.3.4.1. -Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente. -Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal. -Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación
4. Ventajas Del Organigrama
4.1. • Obliga a sus autores aclarar sus ideas. • Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía • Muestra quién depende de quién. • Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público • Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen. • Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización
5. Desventajas Del Organigrama
5.1. • Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad, dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información. • No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles • Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, y no como es en realidad. • Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
6. Símbolos y referencias convencionales de mayor uso
6.1. -Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica
6.2. -Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre las horizontales, señalan especialización y correlación.
6.3. -Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro, indica mando.
6.4. -Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica, indica relación de apoyo
6.5. -Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.
6.6. -Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
7. Jerarquización
7.1. La jerarquía cuando se individualiza se define como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que se desempeña como gerente, goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma. Cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad, posee una mayor formalidad y es conocida como jerarquía estructural de la organización. Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella existen, sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posición
7.1.1. La jerarquía dada por el cargo
7.1.1.1. Constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.
7.1.2. La jerarquía del rango
7.1.2.1. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir.
7.1.3. La jerarquía dada por la capacidad
7.1.3.1. Las personas están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.
7.1.4. La jerarquía dada por la remuneración
7.1.4.1. Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de especialización que posea, pero su alta ubicación dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio
8. Clasificacion
8.1. Sub clasificación
8.1.1. *Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa de la organización social
8.1.2. *De Funciones. Indican, las principales funciones de sus departamentos
8.1.3. *Integración de puestos. Destaca los diferentes puestos establecidos
8.1.4. *Generales: Presentan toda la organización y sus interacciones
8.1.5. *Específicas: Representan la organización o departamento o sección de una empresa.
8.1.6. *Verticales: Presentan a las unidades ramificadas de arriba hacia abajo
8.1.7. *Horizontales: representa a las unidades ramificadas, izquierda derecha
8.1.8. *Mixtos: representan a la estructura utilizando combinaciones verticales y horizontales
8.1.9. *De Bloque: son una variante de los verticales y sirven para representar un mayor número de unidades en espacios
8.2. Según la forma como muestran la estructura
8.2.1. *Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
8.2.2. *Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.
8.2.3. *Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos
8.3. Según la forma y disposición geométrica
8.3.1. *Verticales: representa con toda facilidad una pirámide jerárquica
8.3.2. *Horizontales (De izquierda a derecha): En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas.
8.3.3. *Organigrama Escalar: No utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres.
8.3.4. *Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera.
8.4. DIFERENCIAS
8.4.1. Los organigramas se diferencian entre si por las características que presenta la organización. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores
8.4.1.1. *Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos
8.4.1.2. *Organigramas Suplementarios: Se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada
8.4.1.3. *Organigramas Analíticos: Son muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos
8.4.1.4. *Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia