Herramientas de programación y SEGUIMIENTO DE PROYECTOSpor Serguei Putin
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2. El apoyo informático es imprescindible si se quiere gestionar adecuadamente un proyecto, ya que permite realizar con facilidad el tratamiento de una red PERT, el cálculo y control de costes, la estimación de la carga de trabajo, simulaciones, etc.
3. Aplicación de las técnicas PERT: • Determinar las actividades necesarias y cuando lo son. • Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto. • Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto. • Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecución supone un retraso del proyecto completo. • Identificar el camino crítico, que es aquel formado por la secuencia de actividades críticas del proyecto. • Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por ello. • Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que hay que forzar. • Nos da un proyecto de coste mínimo.
4. Work Breakdown Structure (WBS) Consiste en un documento que intenta reflejar, en un diagrama, aquellos paquetes de trabajos que deberán realizarse para la realización efectiva de un proyecto en particular. De este modo, se detallan las actividades individuales que cada uno de los que integran el proyecto debe realizar, con la inclusión de los paquetes de trabajo propios de la gestión del mismo. Como consecuencia de ello, será posible visualizar, de modo concreto, la planificación de los paquetes de trabajo que se encuentran involucrados en la realización de dicho proyecto. Características de la Work Breakdown Structure • Constituye el documento inicial para la realización de todas las acciones inherentes a la realización del proyecto que se gestiona. • Es la línea básica y el eje central para el seguimiento efectivo del proyecto. • Su realización es posterior a la definición, al establecimiento y a la fijación del alcance del proyecto. • Forma parte del desarrollo estratégico, de planificación y de seguimiento del mismo. • Se emplea como hoja de trabajo, ya que permite la creación de una lista de paquetes de trabajo centrales, determinados por la generación del cronograma, la planificación de los costes, de los recursos, de los riesgos y de las compras necesaria para el proyecto. • El tamaño de la WBS depende de la cantidad existente de paquetes de trabajo. Estos paquetes de trabajo son definidos de acuerdo al diccionario de WBS. Por medio de esta herramienta se establecen sus criterios de aceptación; las personas que intervienen en el desarrollo del mismo; y las horas implicadas; junto con las fechas a tener en cuenta. Elementos Creación del cronograma (técnicas para crear el cronograma) Planificación de costes (técnicas para planificar los costes) Planificación de recursos (técnicas para planificar los recursos) Planificación de riesgos (técnicas para gestionar los riesgos) Planificación de las compras (técnicas para definir el plan de compras) Este sistema tiene la ventaja de ser más preciso y simple que la estimación para el proyecto como un todo, a parte de permitir aprovechar partes de proyectos anteriores.
4.1. Ejemplo de Estructura WBS
5. Bibliografía KMKey. (2017). Gestión de proyectos software basado en la web. Tomado el 10/02/2017. Recuperado de: http://www.kmkey.com/en UMB. (2016). Módulo 2 programación del proyecto. Tomado el 10/02/2017. Recuperado de: http://virtualnet2.umb.edu.co/virtualnet/homec.php Universidad Benito Juarez. (2017). Qué implica la work breakdown structure (wbs). Tomado el 10/02/2017. Recuperado de: http://www.ubjonline.mx/implica-la-work-breakdown-structure-wbs/
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7. Otras aplicaciones que permiten gestionar proyectos son, OpenProj, KMKey Project, ProjectTrack Personal, SmartWorks Project Planner, MyOffice, GanttPV, GestProject Basic, Coneix, Leading Projects, Filemaker, etc. Todos ellos son programas que se pueden localizar en internet y que plantean la posibilidad de gestionar los proyectos de un modo sencillo y cómodo.
8. KMKey Project Es un software de gestión de proyectos que cualquier empresa puede controlar la información necesaria para desarrollar un negocio, desde la concepción y la oferta hasta la entrega del proyecto. Es el software adecuado para controlar cualquier red de proyectos: proyectos de ingeniería, proyectos de arquitectura de oficinas, proyectos de construcción de edificios, proyectos de tecnología de la información, proyectos de gestión de consultoría, proyectos ambientales. Estas son sólo algunas de las características actuales del proyecto KMKey. Proyecto KMKey se ofrece como una aplicación en línea, SaaS (Software como un Servicio), que se puede acceder a través de cualquier navegador de Internet. No se requiere instalación, solo se necesita solicitar una cuenta y se crea el primer usuario administrativo. Características Tiempo • Planificación de proyectos. WBS. Flujo de trabajo. Calendario. • Gráficos de Gantt. Plazos de ejecución progreso. Plan vs. real. Trabajos obsoletos. Alertas. • La integración con MS Project para generar flujos de trabajo. • Los patrones de trabajo para proyectos similares. Continuo mejora. Trabajo • Perfiles de trabajo: humana. Permisos. Recursos en espera .. Acceso restringido. Presupuesto y puestos de trabajo de valor. • Materiales: a l o s tareas, espacios. Control de disponibilidad. Información • Los documentos y archivos: una variedad de formatos para los informes: Open Office, MS Office, PDF. Documentos asociados de administración: versiones, autores, en las bodegas. • Agenda: contactos y datos de las empresas de base. Actividad programada. Envío. Notas y reuniones • Integración e-mail: Terceros notificaciones vía e-mail. La recepción automática de correo electrónico • Alertas SMS: Para móvil Usuarios Preparado para sistemas de gestión de calidad: (ISO 9001 y otros) Economía • Prever: citas, ets BUDG Proyecto dividido por puestos de trabajo y fases. Lo que representa conceptos configurables. • Real: facturación, facturas de proveedores, gastos de personal, los costos de tiempo, los gastos generales. • Comparación: reales vs. Prevén, informes, alarmas, porcentajes ... Elementos KMKey Colaboración: El proyecto KMKey tiene una amplia gama de funciones de colaboración. En tan sólo unos minutos se puede empezar a trabajar con esta aplicación. Se crea el primer usuario administrativo y puede crear perfiles y establecer privilegios de acceso al equipo de proyecto. Se puede configurar la dirección de correo electrónico de terceros que podrían ser notificados sobre las actualizaciones del proyecto, estos contactos de terceros podrían ser clientes y proveedores, también puede agregar números de teléfono móvil del equipo de proyecto para ser notificado por SMS. Administración de Recursos: La aplicación permite seguir el camino lógico en la vida de un proyecto de forma sencilla e intuitiva. Desde el punto de vista del proyecto en el sistema hasta que se encuentre en etapa de cierre, se disponen de las herramientas para realizar un control y seguimiento de la información relativa. Definición del Proyecto Equipo Planificación Gestión de la información Controlar Administración de Proyectos Para crear un nuevo proyecto, primero se entra en una definición, donde se establece el nombre y la descripción del proyecto, se incorpora también datos adicionales como el número de la cotización y el pedido, la fecha de inicio, los responsables, etc. A partir de ahí se inicia la asignación de recursos y la carga de nuevos recursos. Al especificar las tareas, se indica los correos de alertas para los avisos de las tareas para vencer o vencidas. Facilidad de uso Como cualquier aplicación de administración de proyectos, para KMKey Proyecto también es importante la curva de aprendizaje para el manejo de proyectos. Es importante familiarizarse con el entorno del sistema y entender cada uno de los módulos, por lo que es muy recomendable leer la documentación. Al mismo tiempo, el uso del sistema es muy sencillo e intuitivo, sin embargo es necesario conocer la terminología y acostumbrarse al sistema.
