10 Factores Claves de Exito para un proyecto exitoso

1. Convierta el esquema de seguimiento y control del proyecto en un Modelo de Gestión

1.1. Un proyecto tiene que tener formalizado un método para el control y seguimiento de sus actividades.

1.2. La agenda de las reuniones en cada nivel y la frecuencia de estas últimas, debe estar pautado de manera formal y previa

1.3. Este rigor en el control y seguimiento del proyecto permite que :

1.3.1. - El Comité de Dirección tome decisiones en forma oportuna -La Gerencia de Proyecto tenga el nivel requerido de profundidad en el conocimiento de los temas para poder operar y conducir -Los equipos de trabajos se desempeñen coordinadamente y tengan respuestas rápidas a los problemas que afectan su Plan de Trabajo

2. Antes de empezar busque experiencias

2.1. donde encontrar esa experiencia :

2.1.1. en algunas empresas existen bases de datos que guardan la documentación de sus proyectos para ser reutilizados por otros proyectos

2.2. En segundo término, el gerente de proyecto puede recurrir a su network (red de colegas que trabajan en otras empresas u organizaciones) que hayan tenido que llevar adelante proyectos similares

2.2.1. En tercer término, si el proyecto requerirá integrar soluciones desarrolladas por potenciales proveedores la interacción preliminar con ellos puede arrojar claridad sobre aspectos de interés para la formulación del proyecto.

3. Que nunca le falte el ROI en un proyecto

3.1. El Management o las políticas corporativas siempre se encuentran más cómodos con la “existencia” de un Business Case que fundamente el proyecto.

3.2. Existen casos en que la posibilidad de desarrollar un Business Case se complica por la dificultad de establecer criterios que permitan mostrar el flujo de ingresos que generará un Proyecto. En estos casos hay que agudizar el ingenio.

4. Tenga siempre claro y desde el principio que significa que un Proyecto es exitoso y cuales son las principales causas de problemas

4.1. Los factores que determinan el éxito de un proyecto.. La percepción del nivel de cumplimiento de:

4.1.1. - los objetivos del proyecto - el plazo y, - el presupuesto

4.2. Las causas frecuentes para tener problemas en un proyecto...

4.2.1. - No integrar en el proyecto a todos los actores - Falta de adecuada especificación del alcance - Inadecuada asignación de recursos al proyecto - Falta de anticipación de la Gerencia de Proyecto - Planificación y Control deficientes

5. Entienda el Mapa Político Corporativo en el Diseño del Organigrama de Proyecto y en la integración de los Sponsors

5.1. Entender como lo hicieron otros es un gran comienzo.

5.1.1. pero el gerente debe Entender el mapa político del proyecto

5.1.2. La política es el proceso natural de negociación entre las áreas a través del cual se llega a la mejor solución para la empresa en su conjunto.

5.1.3. El gerente de proyecto tiene que tener la capacidad de lograr que en el “teatro” (como escenario del proyecto se lleve a cabo de manera continua y que se cumpla con los requerimientos

5.1.4. Los roles señalados tienen una gran diferencia en el compromiso que adoptan con el proyecto

6. Siempre defina una etapa previa de Definición del Proyecto para la aprobación del Management

6.1. En el arranque de un proyecto se debe trabajar en su primer producto: la Definición de Proyecto ( Project Definition).

6.1.1. Muchas veces y dada la complejidad del proyecto de Construcción e Implantación de la solución, la Definición de Projecto es un proyecto previo en si mismo.

6.1.2. porqué es tan importante una Definición de Proyecto?…Porque es el documento que da respuesta a preguntas tales como:

6.1.2.1. . qué objetivos estamos persiguiendo con el proyecto ?, . que alcance tendrá el proyecto ?, . cómo se va a realizar ?, . cuál es el cronograma de ejecución ?, . cual es el Business Case (justificación económica) del Proyecto ?,

6.1.3. la aprobación de los sponsors y si es necesario del máximo nivel de management de la compañía

7. Ud. es el CEO del Proyecto. Actúe como un CEO

7.1. El ejercicio del liderazgo debe ser hecho en una medida adecuada. El proyecto tiene sponsors. No se deben cubrir espacios que deben ser cubiertos por éstos.

7.2. Más allá de éste punto de atención, el gerente de proyecto debe actuar y comportarse como un CEO. Esto es,

7.2.1. Más allá de éste punto de atención, el gerente de proyecto debe actuar y comportarse como un CEO. Esto es, motivando y alentando permanentemente a su equipo, - predicando con el ejemplo, - identificando lo principal y lo accesorio para focalizar su esfuerzo y su tiempo

8. Sea consciente de las diferencias entre el trabajo en la línea y el trabajo en un Proyecto

8.1. Un gerente de línea que no ha tenido previamente una experiencia como gerente de proyecto puede tener dificultad en ésta función,

8.2. Objetivos, foco, organización, recursos, roles/tareas, tiempo,nivel de exposición y origen de la autoridad, son los principales factores que determinan las diferencias. Lo podemos visualizar en el siguiente recorrido rápido:

9. No se olvide de Change Management

9.1. Muchos loproclaman pero pocos lo aplican(aunque cada vez son más) - Quienes más lo valoran son los que lo aplicaron en un proyecto o aquellos que no lo aplicaron y que lo han capitalizado como lesson learned

9.2. Los instrumentos fundamentales de Change Management en un proyecto son el Plan de Comunicación y el Plan de Desempeño de la Gente. El primero está orientado a contribuir a crear una percepción positiva y de valor del proyecto para los distintos stakeholders.

9.3. El Plan de Desempeño de la Gente, por su parte, tiene como objetivo asegurar el readiness (alistamiento) de la organización para implementar el cambio.

10. Recuerde la palabra clave del Manager de Proyectos: ANTICIPACION

10.1. Todo gerente de proyecto experimentado sabe que anticiparse a los hechos,

10.2. En primer término una actitud de anticipación contribuye a la productividad del proyecto en general

10.3. En segundo término una actitud de anticipación contribuye a reducir conflictos organizacionales que pueden impactar al proyecto.