Management de Proyectos: 10 Factores Claves de Exito

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Management de Proyectos: 10 Factores Claves de Exito por Mind Map: Management de Proyectos: 10 Factores Claves de Exito

1. 1) Antes de empezar busque experiencias

1.1. Ello implica iniciar un recorrido que permita obtener experiencias de cómo lo hicieron otros y cuales fueron para ellos las lessons learned (lecciones aprendidas).

1.2. a)El camino en la búsqueda de experiencias

1.3. b)El gerente de proyecto puede recurrir a su network (red de colegas que trabajan en otras empresas u organizaciones)

1.4. c)Si el proyecto requerirá integrar soluciones desarrolladas por potenciales proveedores.

1.5. d)siempre tiene la posibilidad de reunirse con algún consultor conocido, que frente a la posibilidad potencial de poder colaborar en el proyecto

2. 2)Entienda el Mapa Político Corporativo en el Diseño del Organigrama de Proyecto y en la integración de los Sponsors

2.1. Política

2.1.1. Es el proceso natural de negociación entre las áreas a través del cual se llega a la mejor solución para la empresa en su conjunto

2.2. Gerente de proyecto

2.2.1. Debe:

2.2.1.1. Tener la capacidad de lograr que en el “teatro” (como escenario del proyecto) los distintos sectores no estén en el “público”

2.2.1.2. Presente cuando define el organigrama de proyecto, cuando opina sobre la conformación del Comité de Dirección del Proyecto

2.2.1.3. Cuando indentifique los distintos stakeholders

3. 3) Siempre defina una etapa previa de Definición del Proyecto para la aprobación del Management

3.1. Definición de Projecto

3.1.1. Es un proyecto previo en si mismo.

3.1.2. Importancia

3.1.2.1. Da respuesta alas siguientes preguntas:

3.1.2.1.1. Qué objetivos estamos persiguiendo con el proyecto ?

3.1.2.1.2. Que alcance tendrá el proyecto ?

3.1.2.1.3. Cómo se va a realizar ?

3.1.2.1.4. Cuál es el cronograma de ejecución ?

3.1.2.1.5. Cual es el Business Case (justificación económica) del Proyecto ?

3.2. Gerente del proyecto

3.2.1. No debe:

3.2.1.1. Esperar que le pidan la Definición de Proyecto. Proactivamente debe proponerlo e impulsar en consecuencia el proceso de toma de decisiones

4. 4) Que nunca le falte el ROI en un proyecto

4.1. Business Case

4.1.1. Brinda información económica del proyecto

4.2. Proyecto

4.2.1. Implica

4.2.1.1. Para una compañía una inversión. Toda inversión tiene que tener un retorno o beneficio.

4.3. ROI (Return on Investment)

5. 5) Convierta el esquema de seguimiento y control del proyecto en un Modelo de Gestión

5.1. Un proyecto tiene que tener formalizado un método para el control y seguimiento de sus actividades

5.2. Tres niveles que integran la organización de un proyecto:

5.2.1. Comité de Dirección

5.2.1.1. Integrado:

5.2.1.1.1. Sponsor

5.2.1.2. Tomadecisiones en forma oportuna

5.2.2. La Gerencia de Proyecto

5.2.2.1. Debe tener el nivel requerido de profundidad en el conocimiento de los temas para poder operar y conducir

5.2.3. Los Equipos de Trabajo

5.2.3.1. Desempeñan coordinadamente y tiene respuestas rápidas a los problemas que afectan su Plan de Trabajo

6. 6) Recuerde la palabra clave del Manager de Proyectos: ANTICIPACION

6.1. Todo gerente de proyecto experimentado sabe que anticiparse a los hechos.

6.1.1. Implica:

6.1.1.1. Desarrollar propuestas previamente meditadas para influenciar ante los distintos actores y lograr que las decisiones marchen en la dirección deseada.

6.2. Como se manifiesta esta actitud de anticipación y que consecuencias tiene ?

6.2.1. Una actitud de anticipación contribuye a la productividad del proyecto en general

6.2.2. Una actitud de anticipación contribuye a reducir conflictos organizacionales que pueden impactar al proyecto

7. 7) No se olvide de Change Management

7.1. Los instrumentos fundamentales de Change Management:

7.1.1. Plan de Comunicación

7.1.1.1. Orientado:

7.1.1.1.1. Contribuir a crear una percepción positiva y de valor del proyecto para los distintos stakeholders

7.1.1.2. Su diseño y ejecución permite dar respuestas a los siguientes interrogantes:

7.1.1.2.1. como evitar que la gente rechace y se resista al cambio ?

7.1.1.2.2. Como lograr que la gente apoye y se comprometa con el cambio ?,

7.1.1.2.3. Como lograr que las distintas poblaciones impactadas por el cambio evolucionen positivamente respecto de su opinión y postura frente al cambio ?

7.1.2. El Plan de Desempeño de la Gente

7.1.2.1. Objetivo:

7.1.2.1.1. Asegurar el readiness (alistamiento) de la organización para implementar el cambio

8. 8) Sea consciente de las diferencias entre el trabajo en la línea y el trabajo en un Proyecto

8.1. Factores que determinan la diferencia

8.1.1. Trabajo en la linea

8.1.1.1. Objetivos

8.1.1.1.1. Planes corporativos, del área y de presupuesto

8.1.1.2. Organización

8.1.1.2.1. Funcional

8.1.1.3. Recursos

8.1.1.3.1. Pirámide línea de mando de la Compañía

8.1.1.4. Roles y Tareas

8.1.1.4.1. Habituales

8.1.1.5. Tiempo

8.1.1.5.1. Continuo

8.1.1.6. Exposición

8.1.1.6.1. Jefe Funcional/Jefe de Area

8.1.1.7. Origen de la Autoridad

8.1.1.7.1. Estructura Organizacional

8.1.2. Trabajo en un proyecto

8.1.2.1. Objetivos

8.1.2.1.1. Nuevo modelo, Plazos y Costos

8.1.2.2. Organización

8.1.2.2.1. Interdisciplinaria y adaptativa

8.1.2.3. Recursos

8.1.2.3.1. Distintas áreas y participación de terceros

8.1.2.4. Roles y Tareas

8.1.2.4.1. Metodología del Proyecto

8.1.2.5. Tiempo

8.1.2.5.1. fechas rigurosas de finalización

8.1.2.6. Exposición

8.1.2.6.1. Management de la Compañía

8.1.2.7. Origen de la Autoridad

8.1.2.7.1. Sponsor del Comité de Dirección

9. 9) Tenga siempre claro y desde el principio que significa que un Proyecto es exitoso y cuales son las principales causas de problemas

9.1. Los factores que determinan el éxito de un proyecto

9.1.1. Los objetivos del proyecto

9.1.2. El plazo

9.1.3. El presupuesto

9.2. Las causas frecuentes para tener problemas en un proyecto

9.2.1. No integrar en el proyecto a todos los actores

9.2.2. Falta de adecuada especificación del alcance

9.2.3. Inadecuada asignación de recursos al proyecto

9.2.4. Falta de anticipación de la Gerencia de Proyecto

9.2.5. Planificación y Control deficientes

10. 10) Ud. es el CEO del Proyecto. Actue como un CEO

10.1. Liderazgo

10.1.1. Debe ser hecho en una medida adecuada

10.2. Gerente de Proyecto tiene que estar limitado No se deben cubrir espacios que deben ser cubiertos por otros.

10.3. Debe actuar:

10.3.1. Transmitiendo la visión del proyecto, el sentido de urgencia, la propuesta de valor

10.3.2. Motivando y alentando permanentemente a su equipo

10.3.3. Identificando lo principal y lo accesorio para focalizar su esfuerzo y su tiempo

10.3.4. Operando sobre todos los aspectos relevantes y críticos del proyecto,

10.3.5. Adoptando en forma oportuna las decisiones que le corresponden

10.3.6. Requiriendo la participación de los sponsors para los temas adecuados y en el momento adecuado

10.3.7. Evitando el conflicto.

11. Jessica Xiomara Garcia Villatoro smis000114