Gestión de la Comunicación

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Gestión de la Comunicación por Mind Map: Gestión de la Comunicación

1. Infraestructura de Comunicaciones Electrónicas de los Proyectos

1.1. INFORMACION

1.1.1. Proveer de información básica con función de publicitar, venta y estudio de comportamientos

1.2. Diseño Pagina WEB

1.2.1. -Verificar necesidades de usuario -Respaldo de base de datos -Navegación Intuitiva

1.2.2. B2B Fuente de información donde se publican datos de productos a ofrecer

1.3. Medios Interactivos

1.3.1. INTERNET TELEFONO PAGINAS WEB MODULOS PERSONALIZADOS DE ATENCION ENTREVISTAS

1.4. COMUNICACION DE MARKETING POR INTERNET

1.4.1. Comunicación a Stakeholders: audiencia, objetivos, proveedores y distribuidores

1.4.2. Promociones

1.4.3. INTRANET

1.4.3.1. Sistema de comunicación interna

1.4.4. EXTRANET

1.4.4.1. Sistema de comunicación entre la empresa y sus provedores

2. Planeación de las Comunicaciones

2.1. Funciones

2.1.1. Mejorar sus mensajes: Precisión, Claridad, Selección correcta del emisor.

2.1.2. Mejora de comprensión: Ser entendido y saber entender

2.2. Roles

2.2.1. Seguimiento: Cuidado en la interpretación Regular Flujo de información: Eliminar Sobrecarga de información Uso de la Retroalimentación: Dar Seguimiento para lograr resultados deseados Empatía: Orientación al Receptor Repetición: Redundancia en la comunicación Alentar confianza mutua: Generar una atmosfera de confianza mutua y seguridad. Coordinación eficaz del tiempo: publicación apropiada de anuncios importantes Lenguaje de Simplificación: Evitar lenguaje Complejo, únicamente aceptable lenguaje significativo para el receptor Escucha Eficaz: Escucha por parte del administrador con comprensión

2.3. Documentos

2.3.1. 1-Compromiso con la comunicación de dos vías: transmisiones interactivas/Publicaciones/Buzones Teléfono E-mail/ Charla al azar 2-Responsabilidad Compartida: informar a niveles inferiores de los cambios planeados. 3-Manejo de malas noticias: Información objetiva y creíble. 4-Moderar mensaje para receptores

3. Políticas de Comunicación

3.1. La Comunicación determina el éxito o fracaso de todo proyecto

3.2. Dentro de una organización con grandes proporciones, sus directivos están obligados a mantener una comunicación efectiva, con el fin de facilitar la toma de deciciones

3.2.1. Se puede apoyar de medios de comunicación como lo son: Correos, Chats, Social Media, Webinars

3.2.1.1. Mantener como responsable de la comunicación será tarea del Project Manager.

3.3. PROCESOS

3.3.1. -Planificación -Recopilación -Creación -Distribución -Almacenamiento -Recuperación -Gestión -Control -Monitoreo Y Disposición final de la información de un proyecto

4. Mensajes a Enviar y Recibir

4.1. Dimensiones Potenciales

4.1.1. Interna: Dentro del Proyecto Externa: Clientes Proveedores, Publico y Competencia

4.1.2. Formal: Actas, instrucciones Informal: Correos, Chats, Redes Sociales

4.1.3. Vertical: comunicación hacia arriba o abajo dentro de la organización Horizontal: Comunicación a la par.

4.1.4. Oficial: boletines e informes anuales No Oficial: Comunicados Extra Oficiales

4.1.5. Escrita, Oral, Verbal

4.1.6. No Verbal: Lenguaje Corporal

4.2. Comunicación en la Dirección de Proyectos

4.2.1. Escucha Activa y Eficaz

4.2.2. Investigación de Hechos Confirmación de la Información

4.2.3. Motivación Estimulo de Confianza

4.2.4. Solución de conflictos Reducción de impacto negativo Monitoreo Continuo

5. Distribución de Información

5.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones

5.1.1. Entradas: Plan para la dirección del proyecto Herramientas/Técnicas: Tecnología, Modelos y métodos de Comunicación Salidas: Plan de gestión de las comunicaciones

5.2. Gestionar las Comunicaciones

5.2.1. Entradas: Plan de gestión de las comunicaciones Herramientas/Técnicas: Sistemas de gestión de la información Salidas: Comunicaciones del Proyecto.

5.3. Controlar las Comunicaciones

5.3.1. Entradas: Comunicaciones del proyecto Herramientas/Técnicas: Juicio de Expertos, Reuniones. Salidas: Solicitud de cambios, informe de desempeño.

6. Reporte Desempeño

6.1. Es de gran importancia la documentación de los métodos de almacenamiento del proyecto

6.1.1. QUIEN? requiere la información y puede acceder a ella.

6.1.2. DONDE? se debe almacenar la información

6.1.3. COMO? se puede recuperar la información

6.1.4. CUANDO? se va a necesitar la información

6.1.5. En que formato debe ser almacenada la información.

6.1.6. Considerar Zona horaria, idiomas

7. Gestion de los Interesados

7.1. Requisitos de comunicación Stakeholders

7.1.1. -Persona responsable de autorizar difundir la informacion

7.1.1.1. Recursos asignados: TIEMPO y PRESUPUESTO

7.1.2. Contemplar; IDIOMA FORMATO CONTENIDO NIVEL de DETALLE

7.1.2.1. Personas que reciben la Información

7.1.2.1.1. Esto determina el proceso de escalamiento y resolución de incidencias.

7.1.3. Frecuencia para distribuir la información requerida

7.1.3.1. MEDIOS Y PROTOCOLOS para transmitir la información

7.1.3.1.1. Restricciones, Políticas y Normas