1. ¿Que es la archivonomia?
1.1. Definición y Conceptos básicos de archivonomia:
1.1.1. ARCHIVONOMÍA: Parte de la archivística que estudia los archivos en los que atañe a su origen e incrementos, y a la clasificación, acondicionamiento, catalogación y utilización de los Documentos que los integran.
1.1.1.1. Archivo: conjunto de documentos debidamente clasificados y registrados para su fácil consulta. Archivero: Persona encargada de clasificar, registrar y guardar los documentos. Archivar: Es el acto de clasificar, registrar, guardar y conservar ordenadamente los archivos. Archivista: Para distinguir a la persona que lleva a cabo labores del archivo,o a quien, como técnico del mismo se responsabiliza de dichas labores. Documentos: Son las piezas o escritos que sirven para comprobar un echo de carácter personal. Documentación: Conjunto de documentos, generalmente relacionados entre si. Clasificar: Hacer grupos iguales o semejantes de material, de artículos, de documentos, etc. Registrar: Anotar en hojas o en tarjetas, los datos que precisa conservar para facilitar la consulta en los archivos. Expediente: Conjunto de documentos que se refieren a un mismo asunto, guardados cronológicamente.
1.2. factores que intervienen para determinar la forma en que los documentos deberán ser archivados:
1.2.1. Depende del tipo de documento que sea.
1.2.2. POR EJEMPLO:
1.2.3. Documentos escolares.
1.2.4. Documentos medicos.
1.2.5. Documentos del trabajo.
1.2.6. Documentos personales.
2. Archivos.
2.1. Elementos de los archivos:
2.1.1. ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO Archivadores de Anillas Carpetas Colgantes SUBCARPETAS GUIAS PARA ARCHIVO TARJETAS CARPETAS Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentan la información necesaria. Se usa para resguardar los documentos y correspondencia, pueden ser de tamaño carta u oficio. Son de cartulina. Se utilizan dentro de las carpetas de archivo. Los archivadores nos permiten guardar documentos de forma vertical. Vienen en carton o plastificados.
2.2. Clasificación de los archivos:
2.2.1. CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS: es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo. ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior,cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTIÓN. En este archivo se conserva el 100% de la información, ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituídopor documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales,fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menorfrecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizarevaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservaciónpermanente o eliminación. ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además,información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa.Recibe información del archivo semiativo o directamente del activo.
2.3. Finalidad de los archivos:
2.3.1. °El archivo que se utiliza en las oficinas tiene diferentes funciones, una de ellas es la de preservar información física de la empresa que lo posee.
2.3.2. °Otra característica es que la mayoría de los archivos tiene subdivisiones para organizar el papeleo, nos permite ahorrar tiempo ya que al estar organizada la información es mas fácil y rápido encontrarla, esto se presenta en los archivos con pestañas identificadas con el abecedario.
3. Sistemas de archivos
3.1. ¿Que es?
3.1.1. °Un sistema de archivos son los métodos y estructuras de datos que un sistema operativo utiliza para seguir la pista de los archivos de un disco o partición ;es decir ,es la manera en la que se organizan los archivos en el disco.
3.1.2. °El termino también es utilizado para referirse a una partición o disco que se esta utilizando para almacenamiento,o el tipo del sistema de archivos que utiliza .Así uno puede decir ¨tengo dos sistemas de archivo¨ refiriéndose a que tiene dos particiones en las que puede almacenar archivos.