1.1. Es un usuario designado en cada Unidad Policial, quien se encarga de administrar el sistema DocPOL, capacitar y brindar el soporte a los usuarios de su Unidad policial. Deberá trabajar en conjunto con la dirección de Documentación y Archivo, Dirección de Recursos Humanos y Dirección de Sistemas.
2. Funcionario
2.1. Es un usuario perteneciente a alguna de las unidades Policiales registrados en el Sistema
3. Ciudadano
3.1. Es el usuario externo a la institución y que no está asociado a ningún Unidad Policial registrado en el sistema.
4. Bandeja de Entrada
4.1. Se refiere a la recepción de documentación externa que se va a registrar en el sistema
5. 1.1. Introducción al Sistema de Gestión Documental
5.1. es una herramienta informática desarrollada para servir en apoyo a la gestión documental de la Policía Nacional
6. Súper Administrador
6.1. Es el usuario que brinda capacitación y soporte a los subadministradores DocPOL de cada Unidad Policial, usuarios locales y ciudadanos que utilizan el sistema
7. Documentación del Sistema
7.1. Son los documentos que se generan en el sistema: oficios, memorandos, informes.
8. Bandeja de Salida
8.1. Se refiere a la generación y emisión de documentación hacia otras unidades Policiales o ciudadanos, funcionarios de la propia unidad policial