Diferencias entre el SGDEA y SGDE

1. Diferencias entre el SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos) y SGDE (Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos)

2. El SGDEA lleva integradas las políticas de conservación de información SGDE, tiene un sistema independiente y no tiene política claras

3. El SGDEA debe proveer obligatoriamente funcionalidades de consulta y búsqueda de información En el sistemas SGDE es opcional que los proveedores inserten estas funciones de búsqueda

4. SGDEA debe soportar obligatoriamente formatos de conservación a largo plazo (como PDF/A o firmas longevas) Lo contrario sucede en el SGDE ya que permite la eliminación y la modificación de los documentos

5. SGDE

5.1. Es un sistema informático orientado al control, almacenamiento y gestión de los archivos de oficina que permite

5.1.1. Modificar los documentos para tener varias versiones

5.1.2. Permite Interactúar con otros aplicativos informáticos que usan las empresas

5.1.3. Permite estampar la firma digital

5.1.4. Permite borrar aquellos documentos que no son importantes

6. Diferencias

7. SGDEA realiza descripciones de la información por medio de metadatos de E-MGDE que escoja cada organización En el SGDE permite la búsqueda con metadatos simples y no compuestos como lo requiere SGDEA

8. Un SGDEA debe ser capaz de gestionar fondos donde se puedan conservar la documentación a largo plazo El SGDE garantizara la conservación de los documentos solo en el archivo de gestión (oficinas)

9. SGDEA

9.1. Es un sistema informático que garantiza un repositorio :

9.1.1. seguro

9.2. El cual garantiza beneficios como lo son

9.2.1. Conservación a largo tiempo

9.2.2. Minimiza costos.

9.2.3. Permite acceder a documentos más rápidamente

9.2.4. No se acumulan documentos en las unidades administrativas

9.2.5. Mejora los tiempos de respuesta

9.2.6. Protege la información vulnerable y relevante