1. Siempre ha existido en la mente de la humanidad la idea de “presupuestar”
1.1. Sin embargo, fue hasta el siglo XVIII cuando el presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la Administración Pública, al someter el Ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento
1.1.1. Después de la Primera Guerra Mundial en toda la Industria se aprecia la conveniencia del control de los gastos por medio del Presupuesto.
2. Nociones de presupuestos.
2.1. La palabra “Presupuesto” se compone de dos raíces latinas: PRE = antes de, o delante de, y SUPUESTO = hecho, formado.
2.1.1. “la estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado”.
3. Importancia
3.1. Es una herramienta moderna para la planeación y control de actividades que reflejan el comportamiento de indicadores económicos como las fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y tasas de interés
3.1.1. Los presupuestos ayudan a determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la empresa. El Control presupuestal genera la coordinación interna de esfuerzos.
4. Ubicación del presupuesto en el tiempo
4.1. El presupuesto implica materializar los planes empresariales en información cuantitativa y monetaria y son a su vez, el cimiento de los estados financieros proyectados y representa la base de la toma de decisiones.
5. El Presupuesto y el proceso de dirección
5.1. El Presupuesto se encuentra en todas las etapas del Proceso Administrativo:
5.1.1. - De Previsión. (Preconocer lo necesario). - De Planeación. (¿Qué y cómo se va a hacer?). - De Organización. (¿Quién lo hará?). - De Coordinación o Integración. (Que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general). - De Dirección. (Guiar para que se haga). - De Control. (Ver que se realice).
6. Ventajas y limitaciones.
6.1. Ventajas.
6.1.1. • Permite determinar si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y se procura la consecución de los mismos • Permite escoger aquellas decisiones que aporten mayores beneficios a la entidad. • Da una base para la toma de decisiones y fijación de políticas a seguir (financiamiento, compras, inversiones, producción, ventas, etc.), las cuales pueden ser replanteadas si después de evaluarlas no son las adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. • Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción. • Procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos, • Ayuda a optimizar recursos. • Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. • Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable, que pudiera traer consecuencias negativas. • Conduce la fuerza de trabajo en forma más productiva. • Con base en la medición, se hace la evaluación de lo efectuado contra lo presupuestado, mediante análisis, revisión, e interpretación, para la formación de un juicio, así como proceder a lo conducente, lo que servirá en las decisiones futuras, eficiencia, eficacia y desde luego en un costo óptimo.
6.2. Limitaciones.
6.2.1. •Estar basado en estimaciones o pronósticos, que son susceptibles de errores, y a imprevistos como: disposiciones fiscales, tendencia del mercado, actuación de la competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la moneda, etc. • La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes los determinaron. • Es sólo una herramienta de la administración, un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante. • Cuando se ha tenido por algún tiempo en ejercicio del control presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo. • Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto los resultados pueden no ser inmediatos.
7. Clasificación de los presupuestos.
7.1. Por el tipo de empresa.
7.1.1. Públicos. Los que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc. para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
7.1.2. Privados. Los que utilizan las Empresas Particulares, como instrumento de su Administración.
7.2. Por su contenido.
7.2.1. Principales. Son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares de un presupuesto de la entidad.
7.2.2. Auxiliares. Son los que muestran en forma analítica, las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la Compañía.
7.3. Por su forma.
7.3.1. Flexibles. Estos consideran anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.
7.3.2. Fijos. Son los que permanecen invariables, durante la vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Institución a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.
7.4. Por su duración.
7.4.1. Cortos. Los que abarcan un año o menos.
7.4.2. Largos. Los que se formulan para más de un año.
7.5. Por la técnica de valuación.
7.5.1. Estimados. Son los que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan una probabilidad más o menos razonable de que suceda lo que se ha planeado.
7.5.2. Estándar. Son aquellos que por ser hechos sobre bases científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras representan los resultados que se deben obtener.
7.6. Por su reflejo en los estados financieros.
7.6.1. De Posición financiera. Muestra la posición estática que tendría la Empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada.
7.6.2. De resultados. Muestran las posibles utilidades o pérdidas a obtener en un periodo futuro.
7.6.3. De costos. Se preparan tomando como base, los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por Costo Total o cualquiera de sus partes.
7.7. Por las finalidades que pretende.
7.7.1. De promoción. Se presenta en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y los egresos que hayan de efectuarse en el periodo presupuestal.
7.7.2. De aplicación. Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que se cuenta, o habrá de contar la Empresa, según lo proyectado.
7.7.3. De fusión. Se emplean para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades o compañías filiales.
7.7.4. Por áreas o niveles de responsabilidad. Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas o niveles de responsabilidad, en que se divide una organización.
7.7.5. Por programas. Este tipo de presupuestos es preparado normalmente, por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones,
7.7.6. Base cero. Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.
7.7.7. Tradicional. Es el clásico y normal que generalmente se utiliza, especialmente en la “Iniciativa Privada”.