業務全体像

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業務全体像 により Mind Map: 業務全体像

1. カジュアルインフォメーション

1.1. オンライングループ

1.1.1. Facebookグループ

1.1.2. Slack

2. One note

2.1. マニュアルでの運用

2.2. 変更時に正しく更新されているのか懸念

3. 教育(小川)

4. イベント

4.1. 集客

4.2. 企画(佐藤)

4.3. 保守

4.4. 告知

4.5. 広報

4.6. 課題と提案

4.6.1. コロナ下における、イベント利用ニーズが難しいので、他の利用機会を見いだせないか?

4.6.1.1. パーテーションで区切り、会議室や、半個室で会議ができるようにするなど

4.6.1.1.1. 半個室でも密室みたいになり、コロナウイルスがそこに滞留しないか?清潔にするにはどうするべきか?が気になります。

4.6.1.2. 物の展示

4.6.2. コロナウイルスの影響で、イベントスペースの稼働率が低くなる可能性がある。

4.6.2.1. 事前に対策をうち、値引き、〇〇限定利用(地方行政利用)で大幅割引などの施策をして、集客をする。

4.6.3. 定期的に顔を合わせるイベントが無いため、所属意識が薄れやすくなる。

4.6.3.1. 定期的にスタッフや入居者、外部の人が気軽に参加できるイベントを企画運営する。

4.6.4. CM側にある一定の権限を持たす。具体的には、イベントの部分では、銀行を通さなくても、決済をiBankで完結できるようにし、スピーディーな意思決定が出来るようにする。

5. 受付業務

5.1. 受付シート(小川)

5.2. 挨拶

5.3. 業務態度

5.4. 初回利用説明

5.5. 貸し出し品

5.6. 電話対応

5.6.1. 内部

5.6.1.1. 入居者

5.6.1.2. 関連会社

5.6.1.2.1. 転送マニュアルの作成

5.6.1.2.2. 対応時のルール、ガイドライン

5.6.2. 外部

5.6.2.1. 初回利用

5.6.2.2. 月額検討

5.6.2.2.1. 一問一答集など、誰が受電しても対応できうようにする。

5.6.2.3. イベント利用検討

5.6.3. クラウドBPXの検討

5.6.3.1. クラウドでの受電が可能になるので、誰も居なくても対応することが出来る。

6. 清掃業務

6.1. 床

6.2. 机

6.3. ホワイトボード

6.4. ゴミ箱

6.5. 電球

7. 情報管理(杉浦)

7.1. Google Drive

7.1.1. ファイル・フォルダが煩雑

7.2. 銀行サーバーファイル

7.2.1. ファイル・フォルダが煩雑

7.3. 課題

7.3.1. 情報管理の棲み分けや、注意点などの把握が難しい。公式上は銀行サーバーしか使ってはいけないというルールなはずなので、難しいです。

7.3.2. GoogleDriveと銀行PCのデータをどのように、棲み分けをするのか。統一をしないと、ダブル管理になるので、重複や、古い新しいの違いなどが発生して、手間になる。

8. スタッフ管理

8.1. シフト

8.2. 入居者とのコラボ

8.2.1. 入居者情報の取得・整理

8.2.2. どこまでやってよくて、やってはいけないのかの、言語化

8.3. イベント企画

8.4. 清掃

8.5. 顧客対応

8.6. スタッフルール

8.7. マニュアル作成

8.8. 採用

8.8.1. 面接

8.8.1.1. 書類選考

8.9. オペーレーション(杉浦)

8.10. CMの役割分担をどのようにするのか

8.10.1. 責任範囲と役割をどうするのか。 現状の得意不得意、優先度に応じて割り振る。

9. 売上管理

9.1. 売上伝票作成

9.2. 利用カテゴリー

9.2.1. 月額入居者

9.2.2. ドロップイン

9.2.3. オフィスパス

9.2.4. イベント利用

9.2.5. 会議室利用

9.3. 情報発信

9.3.1. 事務連絡

9.3.2. 各種SNS

9.3.2.1. 利用の分け方、運用ルール

9.3.2.2. Twitter

9.3.2.2.1. 速報系、気軽にツイート

9.3.2.3. 利用SNS

9.3.2.3.1. Facebook

9.3.2.3.2. Instagram

9.3.2.3.3. LINEビジネス

9.3.3. HP

9.3.3.1. ブログ、記事発信

9.3.3.1.1. 働きやすさ

9.3.3.1.2. 入居者情報

9.3.3.2. イベント報告

9.3.3.3. NEWS

9.3.3.4. スタッフプロフィール

9.3.4. 課題と対策

9.3.4.1. 各SNSでの運用ルールが策定されていないので、放置しがちになっている。SNSはフォローワー数や、PV数などを長期的に得ることが出来るので、大事なメディア資産にすることができる。

9.3.4.1.1. SNS毎の優先順位をつけて、強化施策を検討し、実行していく。例えば、週に一回は投稿する、〇〇について投稿するなど。

10. コミュニティ形成・活性化(中村)

10.1. オンライン

10.1.1. Facebookグループ

10.1.1.1. 入居をしている人のみのグループとして、近い距離でもコミュニティとして活用

10.1.2. Slackグループ

10.1.2.1. 入居者、過去のスタッフ・入居者、スポット利用者など、誰でも入れるコミュニティ。特に地方の人に対して、宣伝や頼みが出来るグループなどはニーズがありそう。

10.2. オフライン

10.3. 中村さんからヒアリングしたいですね。

10.4. 課題と対策

10.4.1. オンラインとオフラインでマーケティング・ミックスを活用し、接点を増やす。運用ルールなどは、調べれば、出てくるのでまずは始めることが大事だと考えています。

11. オンラインコミュニティ施策

11.1. 事務連絡

11.1.1. 掲示

11.1.2. HP

11.1.3. メール

11.1.4. 電話番号

11.1.5. Facebookグループ

11.1.6. Facebookページ

11.1.7. 課題

11.1.7.1. 連絡方法が散漫しているので、連絡方法を1箇所に集約したい。やるのではれば、メール、LINEなど、既読が分かるものにする。

11.2. 施設内コミュニケーション施策

11.2.1. 目的

11.2.1.1. DIAGONAL RUN TOKYOのコミュニティをより有効的に活用するために、まずは話しやすくする。そのために、親近感や、機会を小さく設ける。

11.2.2. 施策

11.2.2.1. 今日のひとこと

11.2.2.1.1. スタッフが一言ボードに書く。文字数に制限は無く、文字ではなく絵でもOK。一日に何回変えても良い。

11.2.2.2. コミュニケーションボード

11.2.2.2.1. お題を決めて、それについて入居者やスタッフが書いてシェアをする。

11.2.2.3. アンケート

11.2.2.3.1. 2択で気軽に、常時参加できるアンケート。

11.2.2.4. あなたの出身地を教えて

12. コロナウイルス対策(衛生)

12.1. アルコール洗浄設置

12.1.1. 在庫は確保できているのか?

12.1.2. 何箇所?

12.2. アルコール清掃

12.2.1. どれぐらいの頻度

12.2.2. どこを清掃するのか?

12.2.3. 人が触れるところはどこか?

12.2.3.1. 椅子

12.2.3.2. 机

12.2.3.3. ドアノブ

12.2.3.4. コーヒーサーバー

12.2.3.5. コピー機

12.2.3.6. 飲み物周辺

12.2.3.6.1. コップ

12.3. マスク着用

12.3.1. スタッフ向けに在庫は十分なのか?

12.3.2. 入居者に対してつけていない人がいたらどうすのか?

12.4. 換気

12.4.1. 寒い日や暑い日はどうすのか?

12.4.2. どの程度開けるのか?

12.5. 不特定多数の利用を避ける

12.5.1. 利用制限

12.5.2. 時間帯による制限

12.6. 混まないようにする

12.6.1. 人数制限の検討

12.7. 感染者が出たらすぐに共有

12.7.1. 入居者からも分かるようにする

12.8. 検温

12.8.1. スタッフ向け

12.8.1.1. 記録

12.8.1.2. 体温計の用意

12.8.1.2.1. 消毒

12.8.2. その他

12.8.2.1. 自己申告制か実施必須にするのか?

12.9. ソーシャルディスタンス

12.9.1. 受付付近の床に線を引く

12.9.2. 椅子を間引きする

12.10. 感染予防対策チラシの作成

12.10.1. 手洗い

12.10.2. うがい

12.10.3. マスクの着用

12.10.3.1. パーテーションの設置

12.10.3.1.1. いつまでに設置ができるのか?

12.10.4. 栄養バランスの取れた食事

12.10.5. ソーシャルディスタンス

12.10.6. 検温

12.10.7. 換気

12.10.8. 運動など

12.10.9. 引用しても大丈夫な情報が有ったら、引用元を明記してそのまま使用する。

12.11. 会議室の利用ルール

12.11.1. 締め切っているので空気が悪い

12.11.1.1. 特にMTG1は狭いので空気が悪すぎる。

12.11.1.1.1. 開放しっぱなしにんするか?ただ、プライバシーが守られづらくなる。

13. 入居者情報管理

13.1. 連絡先

13.2. 名前

13.3. 企業

13.4. 料金プラン

13.5. アカウント数

13.6. 事業内容

13.7. 課題

13.7.1. マスターデータを作成する。入居者、過去の入居者、アルバイトスタッフ、イベント利用者など、一覧性、網羅性の高い情報を取得できるようにする。

13.8. データ書類形式

13.8.1. akerun

13.8.1.1. 登録すること自体もそうだが、これが唯一誰が使用できるのかが分かる。

13.8.1.2. たまに、後から追加された人とか、マルチプランの人が漏れていることがある。企業毎の入居時のチェックリストとは別で、企業に対する、追加入居者向けのチェックリストを作成、運用する。

13.8.1.3. 取得できているデータ

13.8.1.3.1. 電話番号

13.8.1.3.2. 名前

13.8.2. パワポ(小川)

13.8.2.1. 井上さんが整理、情報の加工をしている。

13.8.3. エクセル

13.8.4. Facebookグループ

13.8.5. 各企業のHP

14. ルール、規約の改定、更新(銀行

14.1. タイミング

14.1.1. 入居時

14.1.1.1. 対応チェックリストの作成と遵守

14.1.2. 退去

14.1.2.1. 対応チェックリストの作成と遵守

14.2. 課題と対策

14.2.1. 入退去のアナウンスをどうやって、誰がやるのか?

14.2.1.1. 銀行側がやる。一番タイムリーに状況を把握しているため。

14.2.1.2. フォーマットを決めて、共有する。

14.2.2. チェックリストを元に、遂行すれば抜け漏れがなくなる。誰が担当するかも含めて、リストに落とし込む。

14.3. その他契約書類

15. 顧客満足度

15.1. スタッフ対応

15.2. イベント対応

15.3. その他

15.4. アメニティ類

15.5. 会議室ルール

15.6. 清潔感

15.7. 付加価値

15.8. 料金

15.9. 課題と対策

15.9.1. 情報更新のルールが明確でないため、抜け漏れが発生しやすい。入居時のチェックリストとして追加をする。

15.9.2. DIAGONAL RUN TOKYOの利用者がどれだけ満足しているのかを定期的に調査をする。接点を作ることもできるし、関係性を深めることが出来る。未然に満足しない状態で、解約されるのを防げる。

15.9.3. 満足をしていただいている場合に、友人を紹介してもらうなど、新しい顧客を得られる仕組みを作る。知り合いの入居だと、スムーズに仲良くなることができるので、コミュニティが活性化されます。

16. 在庫管理

16.1. 発注

16.1.1. アスクル

16.1.2. コーヒー豆(UCC)

16.2. 補充

16.2.1. コーヒー豆

16.2.2. 水

16.2.2.1. ペットボトル

16.2.2.2. 定期配送便

16.2.2.2.1. 使用せずに貯まることが有る。

16.2.2.2.2. というかそもそも、サーバー自体の小さすぎて頻度が多くないか?

16.2.3. お茶

16.2.4. 紅茶

16.2.5. コピー機

16.2.6. 消耗品

16.2.6.1. リストのようなものがないので、たまに抜け漏れがある。

16.3. 棚卸しを毎月、四半期、2ヶ月に一回ぐらいなどに行う

16.3.1. 意図としては在庫がごちゃごちゃになり、いつから置いてあるのかわからないものがあるため。発注を過剰にしたりしてしまうこともあるため。

16.3.2. 不用品は捨てたり、入居者に配ったり、銀行の他部署で利用する。

17. コンセプト、目標指針など

17.1. 年間、期ごと、月ごとで目標や、○○強化月間などの文言を用いて、DIAGONAL RUN TOKYO側で新しい取り組みや、施策、課題に対して、対策を行う。皆が共通して、持てる意識を持たないと、統率は難しい。4月は売上明細、ミス0期間、5月はイベント企画期間など。

17.2. 定期的に①CM×iBank ②CM×入居者③CM×スタッフ、iBankでミーティングをし、意思疎通を深める。いまなら、リモートで実施も出来ると思うので、実施する。

18. 業務管理

18.1. 課題と対策

18.1.1. 業務の棚卸しをして、現状の把握を行う。それを踏まえて、必要なのか不要なのかを判断。また、定形化、マニュアル化をして、スタッフレベルでも落とし込めないか、検討する。

18.1.1.1. 意図としては、守りの業務である、一般雑務を減らし、攻めのクリエイティブのなる業務をするために、管理側の手を空ける必要があるため。