CONCEPTOS ARCHIVISTICOS

1. Redacción provisoria de un escrito, en la cual se hacen las correcciones necesarias para la redacción definitiva.

2. Documento

3. Radicación de comunicaciones

4. Copia

5. Minuta

6. Acceso a documentos de archivo

7. Original

8. Borrador

9. Documentos de archivo

10. Derechos y deberes

11. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley

12. Reproducción exacta de un documento

13. : Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

14. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

15. Borrador que se hace de un escrito, especialmente de un contrato, antes de redactarlo definitivamente.

16. Es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

17. Documento de archivo

18. Correspondencia

19. Comunicaciones oficiales

20. Tramite de documentos

21. Registro de comunicaciones

22. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

23. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

24. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

25. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

26. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

27. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado