sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos y los SGDEA y SGDE

1. El SGDEA debe permitir la definición y parametrización de formatos de captura y el mantenimiento de los mismos, teniendo en cuenta las necesidades del negocio, los estándares, formatos abiertos y formatos recomendados por el AGN

2. El SGDEA debe permitir la creación, importación, parametrización, automatización, administración y versionamiento de las Tablas de Retención Documental – TRD, a partir de plantillas predefinidas, asistentes de configuración, cargue de archivos planos o a través de la incorporación de otros mecanismos que faciliten la administración y la gestión de la TRD.

3. La gran mayoría de las organizaciones han iniciado a gestionar grandes volúmenes de registros corporativos que incorporan, mensajes de correo electrónico, documentos adjuntos a estos mensajes, documentos

4. proceso de creación, de guardado y uso de los documentos digitales, que comprende la selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación, reproducción y diseminación, con dispositivos electrónicos

5. Gestión Documental Digital

6. La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, la Ley 594 de 2000 informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas