召開會議

1. 會前準備

1.1. 確定需討論議題

1.1.1. 開始制作PPT

1.1.1.1. 完成供老細過目, 並請Choice 與SAFP聯絡制作葡文翻譯

1.2. 確定秘書長時間 / 確定召集人時間 / 確定形式(當面會議/ZOOM)

1.2.1. 確定小組召集人時間

1.2.1.1. 對委員發召會通知 (E-MAIL WHATSAPP) 統計出席意向過半數即召會成功

1.2.1.1.1. Email約實老細時間

1.2.1.1.2. 去pantry mark 會議日期

1.2.1.1.3. 出召集信(召集信+議程), 比老細簽文後出街 電子公函/公函

2. 會前數天/一天

2.1. 溫馨提示：發mail, whatsapp 提醒開會如為ZOOM發埋ZOOM link

2.1.1. 委員:發議程/PPT

2.1.2. 召集人: 議程(召集人秘書長版本)/ PPT

2.2. 文件準備

2.2.1. 出席名單比karen預留錢

2.2.2. 簽到表

2.2.3. 如為當面會議, 列印PPT,及議程 放入籃色file 夾

2.2.4. 錄音筆/手提電腦要充電

3. 會議當天

3.1. 印放樓下水牌

3.2. 場地佈置, 放好文件

3.2.1. 秘書長/召集人文件:出席名單/ 議程/PPT 委員:議程/PPT

4. 會後

4.1. 出席名單比行政（karen）

4.2. 制作會議紀錄

4.2.1. 完成後比秘書長及召集人查看睇下有冇意見

4.2.1.1. 無意見後比委員睇, 通知KAREN協作通知委員及完成後續工作