ARCHIVÍSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO... NECESIDAD DE CLARIFICAR LOS CONCEPTOS.

1. 2. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO.

1.1. Concepto General de Documento

1.1.1. Tipos de Documentos

1.1.1.1. División del Documento de Archivo

1.1.1.1.1. Relación del Documento de Archivo con la Entidad Productora

1.1.1.1.2. Circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos Finalidad y medio por el cual ha llegado al archivo Parte del conjunto documental

1.1.1.2. Naturaleza exclusivamente jurídica

1.1.1.2.1. Naturaleza exclusivamente jurídica

1.1.1.3. Naturaleza administrativa

1.1.1.3.1. No tienen naturaleza jurídica Documentos testimoniales, auténticos, objetivos, verídicos o fehacientes

1.1.2. Fuentes narrativas, artísticas, informativas y científicas

1.1.2.1. Producto de la imaginación, la creación y la investigación Material de bibliotecas, museos y centros de documentación

1.1.3. Fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad

1.1.3.1. Testimonio e instrumento fehaciente que da fe de un hecho Prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa

1.1.3.2. Documento de archivo

1.1.3.2.1. Identificados con documentos administrativos Referidos a la vida administrativa de una persona (ej. carné de identidad, permiso de conducir)

1.2. Objeto corporal producto de la actividad humana Fuente de conocimiento Testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable

2. 2.1. Definición de documento de archivo.

2.1. Definición de Documento de Archivo

2.1.1. Nuestra Definición de Documento de Archivo

2.1.2. Caracteres Externos:

2.1.2.1. Expresión testimonial en cualquier lenguaje, forma o soporte. Oral o escrita, textual o gráfica. Manuscrita o impresa. Lenguaje natural o codificado. Soporte documental, gráfico, sonoro, imagen o electrónica. Generalmente ejemplar único, puede ser multicopiado o difundido en imprenta.

2.1.3. Caracteres Internos:

2.1.3.1. Carácter auténtico, objetivo e imparcial. Esencialmente administrativo y/o jurídico. Generado en cualquier fecha. Conservado íntegro en forma original. Indivisible, seriado o unido a otros de su especie. Interdependiente o interrelacionado. Parte de un fondo o conjunto orgánico.

2.1.4. Relación con la Entidad Productora:

2.1.4.1. Producido, recibido y acumulado como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada. Cumplimiento de funciones o fines jurídicos y/o administrativos. Conservado como prueba, información y continuidad de gestión.

2.2. Diccionario de Terminología Archivística (1993):

2.2.1. Testimonio material de un hecho o acto realizado por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Características de tipo material y formal.

3. 2.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pública. Contenido jurídico.

3.1. Calificación como Testimonio

3.1.1. Teoría de Lodolini

3.1.1.1. Testimonio Jurídico-Administrativo en el Mundo Clásico

3.1.1.1.1. Caída del Imperio Romano

3.1.1.1.2. Decadencia del documento escrito Desaparición de la noción democrática de archivo público Concepto patrimonial de la documentación Poder, fuerza e intereses de la Monarquía, señores e Iglesia Documentos como defensa del patrimonio Custodia de documentos como verdaderos tesoros

3.1.1.2. Creación y conservación de documentos por el Gobierno Motivo principal: el poder Mundo greco-romano: concepto de documento público y archivo público Acceso general y común a la documentación Acreditación de derechos y obligaciones de los ciudadanos Condición de fe pública según el Derecho Romano Custodia permanente en archivos públicos Garantía frente a falsificaciones Certificación administrativa de documentos privados

3.1.2. Finalidad práctica y administrativa de los primeros escritos humanos Documento testimonial (documento de archivo) tan antiguo como la escritura

3.2. Primera y fundamental característica Frente a los demás productos intelectuales de la mente humana

4. 2.3. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial.

4.1. Valor Testimonial Científico/Informativo

4.1.1. Evolución de la Doctrina Archivística y Jurídica

4.1.1.1. Valor Testimonial Científico vs. Valor Informativo

4.1.1.1.1. Elevación del Papel del Archivo

4.1.1.1.2. Fuente de información más allá de la acumulación de documentos jurídicos y administrativos Primordial valoración científica, principalmente histórica

4.1.1.2. Todos los documentos informan sobre algo

4.1.1.3. Documento de archivo:

4.1.1.3.1. Fehaciente, auténtico e imparcial Garantía de verdad Testimonio científico

4.1.2. Hasta finales de la Edad Moderna: Valor jurídico y probatorio Finales de la Edad Moderna: Consideración de valores testimoniales adicionales (función científica, ciencias históricas)

4.2. Fehaciente Auténtico Imparcial

5. 2.4. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho.

5.1. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho

5.1.1. Utilización de Archivos para Fines Científicos e Históricos

5.1.1.1. Acceso Final a la Documentación

5.1.1.1.1. Valor Testimonial de los Documentos

5.1.1.1.2. Espejo de la vida pública Testimonio de la vida política, social, económica y administrativa

5.1.1.2. Seguridad del acceso a la documentación Espera de plazos temporales que limitan el acceso

5.1.2. Documento de archivo como testimonio fidedigno de la actuación del Estado Garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública

5.2. Revolución Francesa y advenimiento del Estado de Derecho y soberanía nacional Valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos

6. 2.5. Objetividad, autenticidad, originalidad.

6.1. Objetividad:

6.1.1. Autenticidad:

6.1.1.1. Originalidad:

6.1.1.2. Documento único e irrepetible. Peligro de pérdida. Producción natural en la vida administrativa. Emisión en folios o piezas sueltas, mayormente manuscritas. Rara emisión por medios impresos en originales múltiples. Complicaciones con documentos electrónicos. Dilema del documento original (en disco duro vs. impreso y validado).

6.1.2. Característica fundamental. Prueba científica necesaria. Aplicación de principios de Archivística, Diplomática y ciencias auxiliares. Problemas en la autenticidad de nuevos soportes documentales (impresos, mecanografiados, sonoros, fotográficos, audiovisuales, electrónicos). Algunos nuevos soportes sin valor probatorio reconocido.

6.2. Reflejo de funciones y actividades del hombre. Reproducción de hechos sin crítica, subjetividad o valoración. Posible deformación de información en documentos administrativos con vicios.

7. 2.6. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico.

7.1. Carácter Seriado: Parte de un Conjunto Orgánico

7.1.1. Valor Testimonial del Documento de Archivo

7.1.1.1. Relación entre Documentos

7.1.1.1.1. Producción y Valor Científico

7.1.1.1.2. Producción individual de documentos. Carácter seriado adquirido con el tiempo. Integración en un fondo para tener valor científico.

7.1.1.2. Relación con los documentos precedentes y subsiguientes. Eslabón de una cadena.

7.1.2. Conservación y mantenimiento de caracteres internos. Carácter seriado: Unido a otros documentos por un vínculo originario y necesario. Parte de un fondo o conjunto orgánico.

7.2. Doctrina Archivística:

7.2.1. Premisas fundamentales para la configuración de la Archivística como ciencia.

7.3. Noción de Conjunto Orgánico:

7.3.1. Miguel Velasco Santos (1875): Conjunto armónico de piezas. Si se altera el "orden natural", resulta en caos y desnaturalización.

7.4. Concepto de Relación:

7.4.1. Cencetti (siglo XX): Valor de los documentos en conjunto. Jenkinson: Interdependencia como característica fundamental del documento de archivo.

8. 2.7. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora.

8.1. Origen Funcional: Relación Necesaria con la Entidad Productora

8.1.1. Producción y Desarrollo de Documentos

8.1.1.1. Relación con la Entidad Productora

8.1.1.1.1. Autenticidad de Documentos de Archivo

8.1.1.1.2. Documentos auténticos:

8.1.1.1.3. Documentos falsos:

8.1.1.2. Resultado del proceso natural de actividad o gestión. Realización con atribuciones debidas.

8.1.2. Instituciones documentales (archivos) guardan y organizan documentos. Archivos originados de la institución u organismo generador de actividades. Crecimiento y desarrollo en cumplimiento de funciones jurídicas y/o administrativas.

8.2. Entidad Productora:

8.2.1. Activa: Persona o entidad que produce el documento. Pasiva: Destinatario que recibe, acumula y conserva el documento.

8.3. Razón de Producción:

8.3.1. Obligación jurídica o administrativa. Finalidad práctica.

9. 3. EL CONCEPTO DE ARCHIVO.

9.1. Concepto de Archivo

9.1.1. Definiciones del Diccionario de Terminología Archivística

9.1.1.1. Elementos del Concepto de Archivo

9.1.1.1.1. Requisitos para un Archivo

9.1.1.1.2. Contenido: Conjunto orgánico de documentos producidos por una institución. Continente: Depósitos documentales. Personal: Profesionales capacitados científica y técnicamente. Gestión archivística: Recogida, organización, conservación. Servicio documental: Utilización.

9.1.1.2. Institucionales:

9.1.1.2.1. Archivo como institución administrativa, jurídica y científica. Entidades productoras de documentos.

9.1.1.3. Documentales:

9.1.1.3.1. Conjuntos orgánicos de documentos. Procedentes de una o varias entidades productoras.

9.1.1.4. Estructurales:

9.1.1.4.1. Depósitos archivísticos. Instalaciones.

9.1.1.5. Personales:

9.1.1.5.1. Profesionales archiveros y colaboradores técnicos. Especialistas en conservación y difusión documental.

9.1.1.6. Científicos y técnicos:

9.1.1.6.1. Gestión archivística y servicio documental. Recogida, organización, conservación y utilización de fondos.

9.1.2. Archivo:

9.1.2.1. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos. Institución cultural que reúne, conserva, ordena y difunde documentos. Local donde se conservan y consultan documentos.

9.2. Tres acepciones:

9.2.1. Contenido documental. Institución. Continente o lugar de conservación.

10. 3.1. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo.

10.1. Evolución Histórica de los Elementos del Concepto de Archivo

10.1.1. Archivo como Contenido Documental

10.1.1.1. Consolidación del Principio de Procedencia (siglo XIX)

10.1.1.1.1. Constancia en el siglo XX

10.1.1.1.2. Concepción organicista del archivo. Importancia para textos legislativos sobre archivos en diferentes países.

10.1.1.2. Consideración de la Archivística como ciencia. Concepto de organicidad de los conjuntos documentales. Producto natural del desarrollo de las entidades.

10.1.2. Evolución lenta desde la colección al conjunto documental. Totalidad, globalidad, universitas.

10.2. Mundo Antiguo y Medieval:

10.2.1. Concepto de archivo como lugar de conservación de documentos. Derecho Romano. Condición sine qua non: lugar de custodia y calidad del archivero.

11. 3.2. El archivo como institución administrativa y no “cultural”.

11.1. Archivo como Institución Administrativa y no Cultural

11.1.1. Siglo XVIII y XIX:

11.1.1.1. Persistencia del Sistema Decimonónico:

11.1.1.1.1. Definición de Robert-Henri Bautier:

11.1.1.1.2. "Depósito de archivo: establecimiento científico encargado de funciones administrativas". Doble aspecto: científico y administrativo. Primacía de la función administrativa sobre la cultural-educativa.

11.1.1.2. Sistema negativo tiñe de un excesivo color cultural. Ley del Patrimonio Histórico Español (1985): Definición de institución cultural. Adscripción al Ministerio de Cultura en lugar de Administración Pública. Divorcio entre Administración y Archivos.

11.1.2. Finales del siglo XVIII:

11.1.2.1. Consideración de la función científica en relación con las ciencias históricas.

11.1.3. Siglo XIX:

11.1.3.1. Apertura de Archivos Nacionales para la investigación. Distinción entre archivos históricos y administrativos. Nuevo perfil científico de archivero con preparación histórica, paleográfica y diplomática. Declive de la función jurídico-administrativa.

11.2. Antigüedad y Edad Media:

11.2.1. Concepción clásica y medieval del Derecho Romano. Institución jurídico-administrativa. Garantizar la vida jurídica y derechos patrimoniales. Servicio administrativo para agilizar la burocracia.

12. 3.3. La entidad productora, el local y la gestión archivística profesional.

12.1. La Entidad Productora, el Local y la Gestión Archivística Profesional

12.1.1. Gestión Archivística:

12.1.1.1. Conservación de Documentos:

12.1.1.1.1. Importancia del Personal Adecuado:

12.1.1.1.2. Profesionales capacitados para el contenido y el continente. Personal suficiente y variado para distintas tareas. Especialización en técnicas científicas de documentación archivística. Conocimiento en conservación, seguridad y utilización de centros y servicios técnicos.

12.1.1.2. Depósito adecuado: elemento imprescindible. Adaptación y renovación a exigencias técnicas modernas. Conservación, tratamiento científico y utilización.

12.1.2. Elementos Estructurales:

12.1.2.1. Depósito archivístico.

12.1.3. Elementos Personales:

12.1.3.1. Archiveros y personal de apoyo.

12.1.4. Elementos Científicos y Técnicos:

12.1.4.1. Organización científica. Conservación documental.

12.1.5. Elementos Utilitarios:

12.1.5.1. Servicio documental.

12.2. Entidad Productora:

12.2.1. Actividad documental. Origen funcional de los documentos. Cumplimiento de funciones o fines jurídicos y/o administrativos. Conservación documental: razón práctica y utilitaria. Fines jurídicos, administrativos/burocráticos, informativos/investigativos.

13. 3.4. El servicio documental.

13.1. El Servicio Documental

13.1.1. Misión Principal del Servicio Documental:

13.1.1.1. Acceso a los Archivos:

13.1.1.1.1. Capacidades del Archivero Moderno:

13.1.1.1.2. Desempeñar labores profesionales activas. Informar sobre los fondos documentales de su centro. Redacción de medios de descripción documental. Ayuda directa a los investigadores.

13.1.1.2. Gran conquista democrática del tiempo actual. Uso cotidiano por cualquier ciudadano interesado. Derecho universal a la libre información.

13.1.2. Comunicación de la información contenida en los fondos. Fundamental en bibliotecas, museos, centros de documentación y archivos. Acceso a la documentación reservado al principio, pero accesible con el tiempo.

13.2. Fin Último y Primordial del Archivo:

13.2.1. Servicio de documentación e información. Prestado primero a la entidad productora y luego al público en general.

14. 4. CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA ARCHIVÍSTICA.

14.1. Concepto y Objetivos de la Archivística

14.2. Consideración de la Archivística como Ciencia:

14.2.1. Estudio y aplicación de métodos científicos. Principios y técnicas de conservación documental.

14.3. Existencia de una Archivística Total:

14.3.1. Sin distinción entre vocación administrativa e histórica. Aplicación integral de la archivística en todos los ámbitos.

15. 4.1. La archivística como ciencia. El principio de procedencia.

15.1. La Archivística como Ciencia

15.1.1. Primeros Autores en España (1828-1835)

15.1.1.1. Consolidación de la Archivística como Ciencia en España (siglo XIX)

15.1.1.1.1. Literatura Científica Posterior

15.1.1.1.2. Manual de clasificación y descripción de Archivos:

15.1.1.1.3. Consolidación universal del principio de procedencia. Clasificación de fondos según la estructura orgánica de la entidad de procedencia. Maduración de la teoría en países como Francia, Italia, Alemania y Holanda.

15.1.1.2. Autores relevantes:

15.1.1.2.1. José Morón y Limiana (1846 y 1879). Miguel Velasco Santos (1875). José de Güemes y Willame (1876). Luis Rodríguez Miguel (1877).

15.1.1.3. Elevación de la Archivística emergente a un campo científico y filosófico.

15.1.2. Froilán Troche y Zúñiga y Facundo Porras Huidobro:

15.1.2.1. Concepto de la Archivística como ciencia. Primera elaboración teórica del principio de procedencia. Archivística como "Instrucción de Archiveros", "Arte de Archiveros" y "Arte de los Archivos". Reglas inalterables para la clasificación de documentos. No mezclar diferentes archivos (o fondos) provenientes de organismos diferentes. "Arte de los archivos" considerada como una de las principales ciencias.

15.2. Surge a principios del siglo XIX:

15.2.1. Ligada al desarrollo teórico del principio de procedencia. Reflexión en profundidad sobre el conocimiento de los archivos. Elaboración de teorías y principios de clasificación de documentos.

15.3. Debate teórico sobre si es una ciencia, disciplina o técnica. Se considera superado desde los inicios históricos de la Archivística.

16. 4.2. Archivística total: sin distinción entre la vocación administrativa e histórica.

16.1. Archivística Total: Sin Distinción entre Vocación Administrativa e Histórica

16.1.1. Finalidad de los Documentos Archivísticos:

16.1.1.1. Valores Secundarios de los Documentos de Archivo:

16.1.1.2. Informativos o científicos. Emergen en la última etapa del ciclo vital de los documentos. Archivos permanentes o históricos.

16.1.2. Eminentemente práctica, jurídica y administrativa. Servicio a administraciones y empresas, y posteriormente al resto de la sociedad. No literaria o científica inicialmente.

16.2. Concepción Total de los Archivos:

16.2.1. Distinción entre archivos administrativos e históricos es arbitraria y antiarchivística. Concepto de archivo como institución jurídico-administrativa más que cultural.

16.3. Valor del Documento como Testimonio:

16.3.1. Primacía del valor testimonial sobre otros. Archivos como unidades organizativas de administraciones públicas y empresas privadas. Necesidad jurídica y administrativa.

17. 4.3. Definición de la Archivística.

17.1. Definición de la Archivística

17.1.1. Definición Extensiva de Archivística:

17.1.2. Archivística como Ciencia:

17.1.2.1. Se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos. Establece principios inalterables. Estudia técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos.

17.1.3. Funciones de la Archivística:

17.1.3.1. Función jurídica. Función administrativa. Función científica.

17.1.4. Relación con Entidades Productoras:

17.1.4.1. Conjuntos orgánicos de documentos.

17.1.5. Objetivos de la Archivística:

17.1.5.1. Manejar y hacer accesible la información de los fondos documentales.

17.2. Diccionario de Terminología Archivística (1993):

17.2.1. "Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos".

18. 4.4. Objetivo y campo de acción de la Archivística.

18.1. Objetivo y Campo de Acción de la Archivística

18.1.1. Aspectos Teóricos:

18.1.1.1. Aspectos Prácticos:

18.1.1.1.1. Principios Inalterables:

18.1.1.1.2. Respeto al origen y orden natural, procedencia de los fondos.

18.1.1.1.3. Principios Derivados:

18.1.1.1.4. Normativa aplicable a toda clase de archivos. Organización y descripción en todas las etapas del ciclo vital de los documentos. Terminología o vocabulario internacional sobre archivos. Homologación de la formación profesional de archiveros.

18.1.1.2. Derecho de los archivos. Formación profesional de archiveros. Administración y gestión de servicios de archivos. Tratamiento documental, mantenimiento, conservación y organización de archivos. Recuperación de la información documental. Comunicación y difusión de la información. Aplicación de tecnologías de la información. Reprografía y duplicación documental.

18.1.2. Doctrina archivística pura o general. Conceptos fundamentales, esencia, naturaleza y funciones de los archivos. Historia de la Archivística, archivos e instituciones productoras. Origen orgánico y clasificación de los archivos. Evolución de la práctica archivística. Principios archivísticos, metodología, terminología, fuentes de información y bibliografía archivística.

18.2. Ciencia que se Ocupa de los Archivos:

18.2.1. Conjuntos orgánicos de documentos. Establecer doctrina científica de formación, organización, conservación y utilización de archivos. Archivero interviene activamente desde el inicio del documento hasta el depósito definitivo. Apoyo en una política archivística eficaz.