1. 1. Vinculación del trabajador
1.1. 1.1 Información que debe recopilar la empresa del trabajador
1.1.1. Información personal
1.1.1.1. Nombres y apellidos completos
1.1.1.2. Tipo y número de documento
1.1.1.3. Fecha y lugar de expedición
1.1.1.4. Fecha y lugar de nacimiento
1.1.1.5. Nacionalidad
1.1.1.6. Estado civil
1.1.1.7. Dirección de residencia
1.1.1.8. Ciudad y departamento
1.1.1.9. Teléfono
1.1.1.10. Correo electrónico
1.1.1.11. Contacto de emergencia
1.1.2. Información de beneficiarios
1.1.3. Información laboral
1.1.3.1. Cargo
1.1.3.2. Área
1.1.3.3. Jefe inmediato
1.1.3.4. Fecha de ingreso
1.1.3.5. Tipo de contrato
1.1.3.6. Duración del contrato
1.1.3.7. Jornada laboral
1.1.3.8. Salario
1.1.3.9. Centro de costos
1.1.3.10. Lugar de trabajo
1.1.3.11. Modalidad (presencial, remoto, híbrido)
1.1.4. Información académica
1.1.4.1. Nivel educativo
1.1.4.2. Diplomas
1.1.4.3. Certificaciones
1.1.4.4. Tarjeta profesional (cuando aplique)
1.1.5. Experiencia laboral
1.1.5.1. Empresas anteriores
1.1.5.2. Certificaciones laborales
1.1.5.3. Referencias laborales
1.1.6. Información bancaria
1.1.6.1. Banco
1.1.6.2. Tipo de cuenta
1.1.6.3. Número de cuenta
1.1.6.4. Certificación bancaria
1.1.7. Información tributaria
1.1.7.1. RUT (cuando aplique)
1.1.7.2. Declaraciones requeridas para retención en la fuente
1.1.7.3. Información para dependientes tributarios
1.1.8. Documentos
1.1.8.1. Documento de identidad
1.1.8.2. Hoja de vida
1.1.8.3. Fotografías
1.1.8.4. Certificados laborales
1.1.8.5. Certificados académicos
1.1.8.6. Certificados de antecedentes (si la empresa los requiere)
1.1.8.7. Licencias o matrículas profesionales
1.2. 1.2 Información interna necesaria
1.2.1. Manual de contratación
1.2.2. Perfil del cargo
1.2.3. Escala salarial
1.2.4. Reglamento Interno de Trabajo
1.2.5. Política de tratamiento de datos personales
1.2.6. Manual de funciones
1.2.7. Matriz de cargos
1.2.8. Riesgo del cargo (ARL)
1.2.9. Centro de trabajo
1.2.10. Código del empleado
1.2.11. Estructura organizacional
1.2.12. Calendario laboral
1.3. 1.3 Evidencias y registros
1.3.1. Contrato firmado
1.3.2. Oferta laboral aceptada
1.3.3. Acta de entrega de equipos
1.3.4. Autorización de tratamiento de datos
1.3.5. Consentimiento para uso de información
1.3.6. Formato de hoja de vida
1.3.7. Lista de documentos entregados
1.3.8. Inducción realizada
1.3.9. Registro de capacitación inicial
1.3.10. Firma de recibido del Reglamento Interno
1.3.11. Firma de recibido de políticas corporativas
1.4. 1.4 Información para terceros
1.4.1. EPS
1.4.1.1. Documento
1.4.1.2. Fecha de ingreso
1.4.1.3. Salario
1.4.1.4. Tipo de cotizante
1.4.1.5. EPS seleccionada
1.4.2. Fondo de pensiones
1.4.2.1. Fondo elegido
1.4.2.2. Tipo de afiliación
1.4.2.3. IBC
1.4.2.4. Fecha de ingreso
1.4.3. ARL
1.4.3.1. Nivel de riesgo
1.4.3.2. Centro de trabajo
1.4.3.3. Cargo
1.4.3.4. Funciones
1.4.3.5. Fecha de ingreso
1.4.4. Caja de compensación
1.4.4.1. Información del trabajador
1.4.4.2. Beneficiarios
1.4.4.3. Hijos
1.4.4.4. Cónyuge
1.4.4.5. Documentos soporte
2. 2. Administración del personal
2.1. A. Prórroga de contrato
2.1.1. Información del trabajador
2.1.1.1. Contrato vigente
2.1.1.2. Fecha de vencimiento
2.1.1.3. Historial de prórrogas
2.1.1.4. Cargo
2.1.1.5. Desempeño
2.1.1.6. Salario actual
2.1.2. Información interna
2.1.2.1. Política de contratación
2.1.2.2. Restricciones legales
2.1.2.3. Presupuesto
2.1.2.4. Necesidad del cargo
2.1.3. Evidencias
2.1.3.1. Otrosí firmado
2.1.3.2. Carta de prórroga
2.1.3.3. Actualización en sistema
2.1.3.4. Aprobaciones internas
2.1.4. Información para terceros
2.2. B. Permisos laborales
2.2.1. Información del trabajador
2.2.1.1. Motivo
2.2.1.2. Fechas
2.2.1.3. Horario
2.2.1.4. Soportes
2.2.2. Información interna
2.2.2.1. Política de permisos
2.2.2.2. Tipos de permisos
2.2.2.3. Flujo de aprobación
2.2.3. Evidencias
2.2.3.1. Solicitud
2.2.3.2. Aprobación
2.2.3.3. Soportes
2.2.3.4. Registro en sistema
2.2.4. Información para terceros
2.3. C. Licencias
2.3.1. Información del trabajador
2.3.1.1. Tipo de licencia
2.3.1.2. Fechas
2.3.1.3. Certificados médicos
2.3.1.4. Registro civil (maternidad/paternidad)
2.3.1.5. Documentación soporte
2.3.2. Información interna
2.3.2.1. Política de licencias
2.3.2.2. Procedimiento
2.3.2.3. Responsable del seguimiento
2.3.3. Evidencias
2.3.3.1. Solicitud
2.3.3.2. Incapacidad
2.3.3.3. Resoluciones
2.3.3.4. Comunicaciones
2.3.3.5. Liquidaciones
2.3.4. Información para terceros
2.3.4.1. EPS
2.3.4.1.1. Incapacidad
2.3.4.1.2. Historia del evento
2.3.4.1.3. Certificados
2.3.4.2. ARL
2.3.4.2.1. Accidentes laborales
2.3.4.2.2. Enfermedades laborales
2.4. D. Novedades de nómina
2.4.1. Incluye
2.4.1.1. Horas extras
2.4.1.2. Recargos
2.4.1.3. Comisiones
2.4.1.4. Bonificaciones
2.4.1.5. Incapacidades
2.4.1.6. Licencias
2.4.1.7. Embargos
2.4.1.8. Ausencias
2.4.1.9. Suspensiones
2.4.1.10. Cambios salariales
2.4.2. Información del trabajador
2.4.2.1. Novedad
2.4.2.2. Fechas
2.4.2.3. Valor
2.4.2.4. Justificación
2.4.2.5. Soportes
2.4.3. Información interna
2.4.3.1. Calendario de nómina
2.4.3.2. Reglas de liquidación
2.4.3.3. Parámetros del sistema
2.4.4. Evidencias
2.4.4.1. Formatos
2.4.4.2. Aprobaciones
2.4.4.3. Reportes
2.4.4.4. Registros del sistema
2.4.5. Información para terceros
2.4.5.1. EPS
2.4.5.1.1. Incapacidades
2.4.5.2. AFP
2.4.5.2.1. Variaciones salariales
2.4.5.3. UGPP (cuando corresponda)
2.4.5.4. Información de aportes
3. 3. Compensación y acreencias laborales
3.1. A. Pago de nómina
3.1.1. Información del trabajador
3.1.1.1. Salario
3.1.1.2. Tipo de contrato
3.1.1.3. Cuenta bancaria
3.1.1.4. Novedades
3.1.1.5. Deducciones autorizadas
3.1.1.6. Beneficios
3.1.2. Información interna
3.1.2.1. Calendario de pago
3.1.2.2. Conceptos de nómina
3.1.2.3. Configuración de devengados
3.1.2.4. Configuración de deducciones
3.1.2.5. Tablas de retención
3.1.2.6. Parámetros de seguridad social
3.1.3. Evidencias
3.1.3.1. Comprobante de nómina
3.1.3.2. Archivo de dispersión bancaria
3.1.3.3. Reportes contables
3.1.3.4. Comprobantes de pago
3.1.3.5. Soportes de novedades
3.1.4. Información para terceros
3.1.4.1. PILA
3.1.4.2. EPS
3.1.4.3. AFP
3.1.4.4. ARL
3.1.4.5. Caja de Compensación
3.1.4.6. DIAN (cuando aplique)
3.2. B. Vacaciones
3.2.1. Información del trabajador
3.2.1.1. Fecha de ingreso
3.2.1.2. Vacaciones disfrutadas
3.2.1.3. Vacaciones pendientes
3.2.1.4. Solicitud
3.2.1.5. Fechas
3.2.2. Información interna
3.2.2.1. Política de vacaciones
3.2.2.2. Programación anual
3.2.2.3. Acumulados
3.2.2.4. Restricciones operativas
3.2.3. Evidencias
3.2.3.1. Solicitud
3.2.3.2. Aprobación
3.2.3.3. Liquidación
3.2.3.4. Registro en sistema