Prestação de Contas

1. Fatores que interferem negativamente na celeridade do processo de aprovação das contas de contas

1.1. Demora por parte dos proponentes nas respostas às exigências elaboradas pelo Setor de Prestação de Contas.

1.2. Respostas incompletas.

1.3. Justificativas que não "justificam" a exigência elaborada.

1.4. Todas os itens anteriores geram o famoso "bate e volta". Para cada retorno incorreto gastam-se preciosos tempos de análise.

2. Equipe

2.1. Composta por 03 pessoas: 01 Gerente e 02 Assistentes Técnicos

3. Estoque alto de processos para análise

3.1. Tal situação tem origem no fato de que a empresa não possuía em sua estrutura um setor de prestação de contas. A análise era feita por apenas 01 pessoa. Em 2012 passou para 02 pessoas e em 2013 para 04, mas apenas em 2016 o setor foi criado oficialmente. Em 2017 o setor perdeu 01 pessoa. ioioi

3.2. A metodologia de liberação do aporte era dividida em duas parcelas: 90% do valor na primeira parcela e após a aprovação da primeira, os 10% restantes eram liberados. Hoje o estoque tem uma média de 147 processos de segunda parcela para análise, que não são tratados como prioridade. A partir de 2016 a RIOFILME vem realizando os aportes em Parcela Única.

4. Objetivos

4.1. Verificar se a utilização dos recursos aportados pela RIOFILME foi realizada de acordo com a legislação vigente.

5. Penalidades Previstas na Legislação

5.1. Notificação - Alertando o não cumprimento da exigência, dando prazo e alertando para as próximas possíveis penalidades;

5.2. Advertência - Art. 34 da Portaria

5.3. Multa - Art. 34 da Portaria

5.4. Suspensão temporária do direito de licitar e impedimento de contratar com a administração, pelo prazo de até 2 (dois) anos;

5.5. Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública

6. Principais problemas encontrados na análise

6.1. Forma incorreta de realizar reembolsos;

6.2. Gastos efetuados para uma cidade do Rio de Janeiro, sem cláusula contratual que o permita;

6.3. Ausência total e parcial de extratos bancários;

6.4. Gastos com cartão de crédito;

6.5. Notas Fiscais preenchidas com o tipo de serviço diferente do orçamento aprovado;

6.6. Notas Fiscais sem informação de que o recurso é oriundo da RIOFILME e sem nome do Projeto;

6.7. Cálculo incorreto de tarifas bancárias;

6.8. Cálculo incorreto de rendimentos financeiros;

6.9. Falta de aplicação financeira dos recursos recebidos;

6.10. Mudança de gastos sem o devido pedido de readequação orçamentária ao Setor de Investimentos da RIOFILME;

7. Legislação

7.1. Portaria RF/PRE nº 059/2007 para análise de contratos assinados até 2011.

7.2. Portaria RF/PRE nº 002/2012 para análise de contratos assinados em 2012.

7.3. Portaria RF/PRE nº 031/2013 para análise de contratos assinados a partir de 2013.

8. Tempo de Análise

8.1. Relação direta com a organização dos documentos apresentados pelo proponente: Quanto mais organizada a documentação, mais rápida a análise é efetuada.

8.2. Quanto mais conhecimento da legislação (Portaria RIOFILME), mais corretos os gastos efetuados e menor o tempo de análise.

8.3. Relaciona-se também com a quantidade de documentos fiscais apresentados. Quanto mais fragmentado o gasto, maior o número de documentos comprobatórios e maior tempo de análise.