Pourquoi utiliser les cartes mentales pour la gestion de réunions ?
Les cartes mentales sont des représentations visuelles de l'information. Au lieu du format de texte linéaire que vous connaissez dans les documents Word, les cartes mentales organisent votre ordre du jour et vos comptes-rendus de réunion dans une structure bidimensionnelle facile à comprendre et qui vous permet de voir toutes les notes importantes d'un coup d'œil. Les cartes mentales de réunion visualisent les connexions entre les idées, mettent en évidence les priorités et conservent un enregistrement complet de votre discussion sur une seule page.
Votre navigateur n'est pas en mesure d'afficher des cadres. Veuillez visiter <a href="https://www.mindmeister.com/fr/525819068/weekly-strategy-meeting" target="_blank" rel="noopener">Réunion stratégique hebdomadaire</a> sur MindMeister.
MindMeister étant entièrement basé sur le web, tous les participants à la réunion peuvent également contribuer à la carte simultanément. Ils peuvent ajouter des notes aux sujets, voter sur des idées, joindre des médias visuels, créer des tâches et attribuer des priorités.
Nous pourrions également utiliser Google Documents pour nos comptes-rendus de réunion, mais l'utilisation de cartes mentales est plus attrayante visuellement et plus facile à comprendre, car les ordres du jour, les décisions, les opinions, tout est connecté dans une seule carte.
M. Horie, Responsable Marketing, ChatWork
Utiliser les cartes mentales pour mener des réunions efficaces
1. Préparer l'ordre du jour de la réunion
Avec leur structure visuelle, les cartes mentales permettent aux participants d'obtenir un aperçu instantané de l'ensemble de l'ordre du jour de la réunion et de se lancer directement dans la discussion. Lors de la préparation d'une carte mentale de réunion, vous pouvez commencer avec une carte vierge ou utiliser l'un des modèles de réunion de MindMeister, tous disponibles dans la bibliothèque de modèles.
Le sujet de votre réunion va toujours au centre de la carte, mais le reste de la structure de la carte dépend du type de réunion que vous menez. Voici un exemple de carte mentale de réunion simple mais efficace basée sur l'un de nos modèles :
Comme vous pouvez le voir, cette carte enregistre qui assiste à la réunion. Elle offre de l'espace pour tous les documents pertinents pour la réunion et comporte des branches pour les annonces importantes, les notes de discussion et les éléments d'action résultant de la discussion. Cela peut être une structure utile pour les réunions un peu plus formelles et nécessitant un enregistrement exact auquel vous pourrez vous référer ultérieurement.
Astuce : Créez un système de codes couleur et d'icônes pour mettre en évidence des éléments individuels et signaler rapidement des informations aux personnes. Une fois que vous avez développé un système qui fonctionne bien pour vos besoins, vous pouvez le réutiliser pour toutes vos futures cartes de réunion.
Voici un exemple de carte de réunion de statut similaire à celle que nous utilisons chez MindMeister pour mener nos réunions de statut hebdomadaires. La structure À venir – En cours – Terminé dans la carte reflète le système Kanban que nous utilisons dans nos tableaux de projet MeisterTask.
Pour gagner du temps, nous ne créons pas une nouvelle carte mentale à partir de zéro chaque semaine. Au lieu de cela, nous dupliquons simplement la carte que nous avons utilisée la semaine précédente et partageons le clone avec les chefs de département un jour avant la réunion. De cette façon, ils peuvent simplement glisser-déposer les éléments qui étaient précédemment dans « À venir » vers « En cours » et déplacer les éléments terminés de « En cours » vers « Terminé ».
Astuce : En utilisant la barre latérale dans l'éditeur de carte mentale, vous pouvez ajouter des liens vers des sites web externes, des Google Docs ou d'autres cartes mentales. Vous pouvez également joindre des fichiers connexes tels que des plans de projet ou des rapports et télécharger des graphiques, des diagrammes, des vidéos, et plus encore.
2. Créer des présentations engageantes pour votre prochaine réunion
Que vous présentiez une idée à votre équipe ou que vous fassiez une présentation à des cadres occupés, une carte mentale est un excellent format qui engagera votre public et l'aidera à suivre votre processus de réflexion. Créer des présentations de cartes mentales est également simple et rapide — un diaporama dynamique peut être assemblé en moins de trois minutes ! Regardez cette vidéo pour le voir en temps réel :
Le meilleur aspect d'une présentation de carte mentale est que vous — et toute autre personne invitée à la carte — pouvez prendre des notes et commenter des idées directement dans la carte, que ce soit pendant votre présentation ou pendant la discussion qui suit.
Astuce : Pour les réunions en personne, vous pouvez simplement connecter votre appareil à un projecteur et faire projeter la présentation sur un écran pendant que vous faites votre présentation. Si votre public n'est pas dans la même pièce que vous, vous pouvez l'inviter à la carte mentale au préalable et utiliser MindMeister pour diffuser la présentation en temps réel.
Grâce à MindMeister, nos temps de réunion ont considérablement diminué. Les réunions sont courtes et précises, car nous avons toutes les informations importantes préparées avant d'y entrer.
Liam Hughes, Biggerplate
3. Prendre des comptes-rendus de réunion efficaces
Même si vous n'avez pas préparé l'ordre du jour à l'avance, vous pouvez toujours ouvrir rapidement une carte vierge et commencer à prendre des notes pendant les réunions. Les cartes mentales sont un format fantastique pour tout type de prise de notes. Voici quelques raisons pour lesquelles :
Au lieu de transcrire machinalement ce que vous entendez mot pour mot, les cartes mentales vous encouragent à prendre moins de notes mais plus significatives.
Vous pouvez facilement ajouter des informations n'importe où sur la carte, ce qui est particulièrement utile si la discussion saute d'avant en arrière entre plusieurs sujets.
Vous pouvez utiliser des raccourcis clavier pour ajouter de nouveaux sujets et ainsi prendre des notes avec une vitesse incroyable. Ceci est particulièrement important lors de sessions de brainstorming créatif où beaucoup d'idées précieuses sont générées en très peu de temps.
Vous pouvez créer des sujets pour des mots-clés importants et ajouter des informations plus détaillées dans la section notes de chaque sujet. Cela aidera à garder votre carte propre et à vous assurer qu'elle ne devienne pas trop encombrée ou grande.
Lorsqu'il s'agit de générer des idées et de travailler sur des tâches créatives, les cartes mentales sont 30 % plus efficaces que les documents linéaires.
Daniel Attallah, PDG, Pixum
4. Créer et attribuer des tâches
Nous ne pouvons vraiment pas assez insister sur ce point : Une réunion efficace ne se termine jamais avant que des tâches claires et réalisables aient été définies et attribuées aux personnes responsables. Si vous quittez la salle avant d'avoir noté exactement ce qui doit être fait, vous risquez que vos meilleures idées ne soient jamais mises en œuvre.
Avec MindMeister, vous pouvez créer des tâches directement dans la carte mentale que vous avez utilisée pour prendre des notes. L'éditeur de carte mentale offre des capacités essentielles de gestion des tâches comme définir des dates d'échéance, attribuer des tâches aux collaborateurs de la carte, marquer l'achèvement et plus encore. Sélectionnez simplement un sujet dans votre carte et utilisez le widget dans la barre latérale pour transformer le sujet en tâche.
Astuce : MindMeister s'intègre parfaitement avec l'outil de gestion des tâches en ligne MeisterTask. Vous pouvez vous connecter à MeisterTask avec votre compte MindMeister existant et exporter des tâches de votre carte directement dans des tableaux de projet agiles. Jetez un œil à la courte vidéo ci-dessous pour voir ce flux de travail en action :
Voilà comment les cartes mentales peuvent vous aider à mener des réunions efficaces et à vous assurer que tous les participants à la réunion sont toujours sur la même longueur d'onde. Si vous essayez ce flux de travail, faites-nous savoir comment cela se passe dans les commentaires ci-dessous !
Des réunions plus efficaces avec des mind maps.
