Por Que Usar Mapas Mentais para Gestão de Reuniões?
Mapas mentais são representações visuais de informações. Em vez do formato de texto linear que você conhece dos documentos do Word, os mapas mentais organizam sua pauta e atas de reunião em uma estrutura bidimensional que é fácil de entender e permite que você veja todas as anotações importantes de relance. Os mapas mentais de reuniões visualizam conexões entre ideias, destacam prioridades e mantêm um registro completo da sua discussão em uma única página.
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Com o MindMeister sendo completamente baseado na web, todos os participantes da reunião também podem contribuir para o mapa simultaneamente. Eles podem adicionar notas aos tópicos, votar em ideias, anexar mídias visuais, criar tarefas e atribuir prioridades.
Também poderíamos usar o Google Documentos para nossas atas de reunião, mas usar mapas mentais é mais visualmente atraente e mais fácil de entender, pois pautas, decisões, opiniões, tudo está conectado em um único mapa.
Sr. Horie, Gerente de Marketing, ChatWork
Usando Mapas Mentais para Realizar Reuniões Eficazes
1. Preparando a pauta da reunião
Com sua estrutura visual, os mapas mentais permitem que os participantes obtenham uma visão geral instantânea de toda a pauta da reunião e mergulhem direto na discussão. Ao preparar um mapa mental de reunião, você pode começar com um mapa em branco ou usar um dos modelos de reunião do MindMeister, que estão todos disponíveis na biblioteca de modelos.
O tópico da sua reunião sempre vai no centro do mapa, mas o restante da estrutura do mapa depende do tipo de reunião que você está conduzindo. Aqui está um exemplo de um mapa mental de reunião simples, mas eficaz, baseado em um dos nossos modelos:
Como você pode ver, este mapa registra quem está participando da reunião. Ele oferece espaço para todos os documentos relevantes da reunião e tem ramificações para anúncios importantes, notas de discussão e itens de ação resultantes da discussão. Esta pode ser uma estrutura útil para reuniões que são um pouco mais formais e exigem um registro exato ao qual você pode se referir posteriormente.
Dica: Crie um sistema de códigos de cores e ícones para destacar elementos individuais e sinalizar rapidamente informações às pessoas. Depois de desenvolver um sistema que funciona bem para suas necessidades, você pode reutilizá-lo para todos os seus futuros mapas de reunião.
Aqui está um exemplo de um mapa de reunião de status semelhante ao que usamos no MindMeister para conduzir nossas reuniões de status semanais. A estrutura Próximo – Em Andamento – Concluído no mapa reflete o sistema Kanban que usamos em nossos quadros de projetos do MeisterTask.
Para economizar tempo, não criamos um novo mapa mental do zero toda semana. Em vez disso, simplesmente duplicamos o mapa que usamos na semana anterior e compartilhamos a cópia com os chefes de departamento um dia antes da reunião. Dessa forma, eles podem simplesmente arrastar e soltar itens que estavam anteriormente em 'Próximo' para 'Em Andamento' e mover itens concluídos de 'Em Andamento' para 'Concluído'.
Dica: Usando a barra lateral no editor de mapas mentais, você pode adicionar links para sites externos, Google Docs ou outros mapas mentais. Você também pode anexar arquivos relacionados, como planos de projeto ou relatórios, e fazer upload de gráficos, diagramas, vídeos e muito mais.
2. Criando Apresentações Envolventes para Sua Próxima Reunião
Seja apresentando uma ideia para sua equipe ou fazendo um pitch para executivos ocupados, um mapa mental é um ótimo formato que vai envolver seu público e ajudá-lo a seguir seu processo de pensamento. Criar apresentações com mapas mentais também é simples e rápido — uma apresentação dinâmica pode ser montada em menos de três minutos! Confira este vídeo para ver isso acontecer em tempo real:
A melhor parte de uma apresentação com mapa mental é que você — e qualquer outra pessoa que esteja convidada para o mapa — pode fazer anotações e comentar sobre ideias diretamente no mapa, seja durante sua apresentação ou durante a discussão que a segue.
Dica: Para reuniões presenciais, você pode simplesmente conectar seu dispositivo a um projetor e ter a apresentação projetada em uma tela enquanto faz seu pitch. Se seu público não estiver na mesma sala que você, pode convidá-los para o mapa mental antecipadamente e usar o MindMeister para transmitir a apresentação para eles em tempo real.
Graças ao MindMeister, nossos tempos de reunião foram reduzidos drasticamente. As reuniões são curtas e diretas, porque temos todas as informações importantes preparadas antes de entrarmos.
Liam Hughes, Biggerplate
3. Fazendo Atas de Reunião Eficientes
Mesmo que você não tenha preparado a pauta da reunião antecipadamente, sempre pode abrir rapidamente um mapa em branco e começar a fazer anotações durante as reuniões. Os mapas mentais são um formato fantástico para qualquer tipo de anotação. Aqui estão algumas razões:
Em vez de transcrever sem pensar o que você ouve palavra por palavra, os mapas mentais incentivam você a fazer menos anotações, porém mais significativas.
Você pode facilmente adicionar informações em qualquer lugar do mapa, o que é especialmente útil se a discussão pular de um lado para o outro entre vários tópicos.
Você pode usar atalhos de teclado para adicionar novos tópicos e, assim, fazer anotações com velocidade incrível. Isso é particularmente importante durante sessões criativas de brainstorming, onde muitas ideias valiosas são geradas em muito pouco tempo.
Você pode criar tópicos para palavras-chave importantes e adicionar informações mais detalhadas na seção de notas de cada tópico. Isso ajudará a manter seu mapa limpo e garantir que ele não fique muito confuso ou grande.
Quando se trata de gerar ideias e trabalhar em tarefas criativas, os mapas mentais são 30% mais eficientes do que documentos lineares.
Daniel Attallah, CEO, Pixum
4. Criando e Atribuindo Tarefas
Não podemos enfatizar isso o suficiente: Uma reunião eficaz nunca termina antes que tarefas claras e acionáveis tenham sido definidas e atribuídas às pessoas responsáveis. Se você sair da sala antes de anotar exatamente o que precisa ser feito, corre o risco de que suas melhores ideias nunca sejam implementadas.
Com o MindMeister, você pode criar tarefas diretamente dentro do mapa mental que usou para fazer anotações. O editor de mapas mentais oferece recursos essenciais de gerenciamento de tarefas, como definir prazos, atribuir tarefas aos colaboradores do mapa, marcar conclusão e muito mais. Basta selecionar um tópico no seu mapa e usar o widget na barra lateral para transformar o tópico em uma tarefa.
Dica: O MindMeister se integra perfeitamente com a ferramenta de gerenciamento de tarefas online MeisterTask. Você pode fazer login no MeisterTask com sua conta existente do MindMeister e exportar tarefas do seu mapa diretamente para quadros de projetos ágeis. Dê uma olhada no vídeo curto abaixo para ver esse fluxo de trabalho em ação:
Então é assim que os mapas mentais podem ajudá-lo a realizar reuniões eficazes e garantir que todos os participantes da reunião estejam sempre na mesma página. Se você experimentar esse fluxo de trabalho, nos conte como foi nos comentários abaixo!
Reuniões mais produtivas com mapas mentais.
