Como Tornar suas Reuniões Muito Mais Produtivas | Producast S03E81

1. Quem deve participar?

1.1. chame as pessoas CERTAS e que devem participar

1.2. muita gente numa reunião não é legal

2. Estrutura de uma boa reunião

2.1. Organizador

2.1.1. O organizador: é a pessoa que convoca a reunião. Geralmente, é ele que tem o problema ou a questão e é o responsável pelo resultado. Costuma ser o líder do grupo

2.2. Facilitador

2.2.1. O facilitador: serve como líder do processo, ajudando os participantes a manterem o foco da conversa e a chegarem a uma conclusão

2.3. Controlador

2.3.1. O controlador do tempo: auxilia o facilitador e o grupo, lembrando o início, o fim da reunião e o momentos das intervenções individuais

2.4. Pessoal de Apoio

2.4.1. O pessoal de apoio: responsável por providenciar os recursos técnicos para a realização da reunião.

2.5. Participantes

2.5.1. Os participantes: são os principais personagens. Compartilham informações e contribuições, apresentam ideias, analisam questões, tomam decisões e contribuem para atingir o objetivo da reunião.

3. Informe o assunto anteriormente aos participantes

3.1. Peça para eles estudarem a pauta e prepararem algo

3.2. Pode usar Slack, email, Telegram, drive, onedrive, evernote

4. Escolha o local adequado

4.1. Mesmo online procure um local tranquilo sem possibilidade de interrupções

4.2. Leve em conta o tamanho, a localização, a mobília, a iluminação, a ventilação, o acesso e o nível de ruído do ambiente. Dependendo da finalidade da reunião, a fórmula adequada será diferente.

5. Faça acordos prévios com os participantes sobre uso de celular, notebook

6. Caso tenha mais de um assunto, comece e foque no mais importante

6.1. dedique menos tempo e energia para os menos importantes

7. Controle o tempo - Não descuide disso

7.1. Você pode usar o relógio

7.2. Você pode utilizar o Tmetric para essa tarefa

8. Organize as tarefas

8.1. Pode usar drive, onedrive, evernote

9. Monte um plano de ação

9.1. Reuniões que não produzem uma lista de tarefas a serem executadas nem deveriam acontecer, pois não passam de um bate papo

10. Aplicativos para ajudar a tornar sua reunião mais produtiva

10.1. Google Agenda

10.2. Evernote

10.3. Zoom ou Google Meet

10.4. Todoist ou qualquer outra lista de tarefas

11. Precisa mesmo de reunião?

11.1. Tenha um motivo - um objetivo muito forte, real e claro

12. Dê preferência a encontros virtuais

12.1. zoom, google meet, skype, microsoft teams, whats, telegram

13. Tenha Um Líder

13.1. Determine quem faz o que

14. Escolha o horário certo

14.1. Reuniões pela manhã costumam ser mais produtivas

15. Utilize elementos e ferramentas visuais

15.1. vídeos

15.2. fluxos

15.3. tabelas

15.4. gráficos

16. Crie uma pauta

16.1. Atenha-se APENAS a pauta

16.2. Pode usar google drive, onedrive, evernote

17. Fique de olho nos participantes

18. Ao final, resuma a reunião com os principais tópicos, informações e principalmente DECISÕES

19. Se for reunião de rotina, seja muito breve

19.1. Foque somente no que é importante e evite ser repetitivo

19.2. Tenha um histórico de fácil acesso

19.3. Você pode usar o drive, onedrive, evernote

20. modelos de atas

20.1. Modelo Ata Reunião Eduardo Producast

20.2. https://www.evernote.com/l/AA2MdTHRFvRD_JxyEzuUa7HUS5F5FI0JPYw

20.3. https://drive.google.com/open?id=148FgIfw_YQCfgr2usLBJWikZR7Ce1aWh