1. IMPORTANCIA: 1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. 2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. 4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
2. ETAPAS DE ORGANIZACIÓN: 1. División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo es fuerzo, esta fase tiene etapas como: Jerarquización:es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Departamentalización: se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades, esta tiene una secuencia como son: 1. Listar todas las funciones de la empresa. 2. Clasificarlas. 3. Agruparlas según un orden jerárquico. 4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos. 5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entrelas funciones y los puestos. 6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos. 7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas. sus tipos puede ser: FUNCIONAL: en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello, una mayor eficiencia del persona. POR PRODUCTO: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. GEOGRÁFICA: cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente. CLIENTES: crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. POR PROCESO O EQUUIPO: abricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales,sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc. SECUENCIA: una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos
3. TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN: Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social, como son:
3.1. Organigramas:gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los ni veles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Se puede presentar de manera vertical, horizontal, circular o mixto.
4. Diseño de puesto:técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña. Los objetivos primordiales de esta técnica son: a) Mejorar los sistemas de trabajo. b) Delimitar funciones y responsabilidades. c) Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
5. Autoridad Y Poder:Las necesidades de supervivencia, obligaron a los hombres a establecer unas reglas de juego que les permitiera poder afrontar los peligros y contratiempos de un medio hostil como son los demás hombres y la naturaleza. TIPOS DE AUTORIDAD - Autoridad de línea:la que detecta un mando para dirigir el trabajo de un subordinado. - Autoridad de personal:Es cuando la autoridad es delegada progresivamente en terceros, ya sea por laespecialización de los mismos o por los recursos con que cuentan. -Autoridad funcional:Es la autoridad que tendría en administrador del supermercado sobre todos losempleados del mismo.
6. AUTORIDAD CONTRA PODER:La autoridad es un derecho cuya legitimidad se basa en la posición de la figura de autoridad en la organización. El poder, por otra parte, se refiere a la capacidad de un individuo para influenciar decisiones FUENTES DE PODER: Poder coercitivo, Poder de recompensa, * Poder legítimo,Poder de experto, Poder referente
7. PRINCIPIOS:Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son: Del objetivo:Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Especialización:afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograrles planes. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesariopara cumplir dicha responsabilidad. Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe. Difusión. Para maximizar las ven tajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse,por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
8. Manuales de organización Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen: Finalidad de cada elemento de la organización. Declaración de funciones. Glosario de términos utilizados.
9. Manuales interdepartamentales Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información:' Comprenden a todos los departamentos de la organización. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.
10. Carta de distribución del trabajo o de actividades: A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas. Formulación Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los siguientes pasos: a) Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. 6) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección
11. MAPA CONCEPTUAL PRESENTADO POR: DIEGO TANGARIFE, JHOAN GALLEGO Y MATEO CASTRILLÓN
12. Es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos ¿cómo se va a hacer?. • Propósito: Establecer una relación entre el trabajo, incluyendo sus herramientas y localización y el personal que lo debe ejecutar. Se generan otros conceptos por expertos entre ellos: Agustín Reyes Ponce,Eugenio Sisto Velasco.
13. ELEMENTOS DEL CONCEPTO :1. Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. 2. Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. 3. Agrupación y asignación de Actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. 4. Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. 5. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
14. Descripción defunciones, actividades y obligaciones: Es importante definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo. COORDINACIÓN: nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN: Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social, tales como: 1. Organización lineal o militar: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones. 2. Organización funcional o de Taylor: observó que la organización lineal no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo. Organización lineo-funcional: En ésta se combinan los dos tipos de organización estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de organización lineo-funcional, ya que se conserva: a) De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial. (Cadena de mando.) b) De la funcional, la especialización de cada actividad en una función. Organización estaf: surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea. Organización por comités: consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan. Organización matricial: Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones. De esta manera, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobreposición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto
15. Diagramas de procedimiento o de flujo representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten: a) Una mayor simplificación del trabajo. b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física. c) Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso. d) Eliminar demoras. e) Una mejor distribución de la planta. Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento. · Gráfica de flujo de operaciones. · Gráficas esquemáticas de flujo. · Gráfica de ubicación de equipo. · Gráfica de flujo de formas.
16. Manuales departamentales Contienen: a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas. b) Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. c) Carta de organización general y departamental. d) Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. e) Análisis de puestos. /) Gráficas de proceso, y de flujo.
17. conclusiones practicas:Manuales Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: a) De políticas, b) Departamentales, c) De bienvenida, d) De organización, e) De procedimientos, f) De contenido múltiple, g) De técnicas y h)De puesto
18. Formato e índice de los manuales El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas: índice. Objetivos y antecedentes del manual. Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. Redacción clara, concisa y ordenada. Complementarse con gráficas.
19. ¿QUE ES DELEGACIÓN?: es asignar autoridad a una persona para llevar a cabo actividades específicas. Si no existiese la delegación, una sola persona tendría que hacer todo. Toda organización que se precie tiene perfectamente establecidas las condiciones de delegación necesarias para poder llevar adelante los objetivos propuestos.Los pasos a seguir son: Asignación de deberes Delegación de autoridad Asignación de responsabilidad Creación de confianza. FACTORES DE CONTINGENCIA EN LA DELEGACIÓN: Grandes problemas se presentan cuando nos hacemos las siguientes preguntas: ¿Cuanta autoridad debo delegar? ¿Debo mantener la autoridad centralizada, delegando el menor número de deberes? ¿Qué factores debo considerar para determinar el grado de autoridad a ser delegada? . Preguntas que tienen respuestas en los siguientes puntos:Tamaño de la organización,Importancia del deber o decisión, Complejidad de la tarea, Cultura Organizacional, Cualidades de los subordinados y las Conclusiones. OBSTÁCULOS PARA LA DELEGACIÓN EFECTIVA:Cierto subordinados tienen temor a asumir responsabilidades. En algunos casos ese temor es totalmente fundado. Carecen de la información precisa y de los recursos para cumplir a cabalidad las funciones delegadas. SUPERACIÓN DE LOS OBSTÁCULOS Algunas sugerencias que estimamos son de gran importancia en la superación de obstáculos son: Cultura Organizacional Positiva,Claridad de la Comunicación,Igualdad de autoridad y la responsabilidad.
