1. Nhiệm vụ của văn phòng:
1.1. • Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác
1.2. • Thu thập xử lý ,cung cấp ,quản lý thông tin
1.3. • Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo ,theo dõi việc triển khai thực hiện
1.4. • Thực hiện công tác văn thư ,lưu trử hồ sơ tài liệu.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận
1.5. • Chủ trì hoặc phối hợp với các đợn vị tổ chức cuộc họp,ghi chép biên bản cuộc họp
1.6. • Tư vấn về văn bản cho các thủ trưởng ,kỉ thuật soạn thảo văn bản
1.7. • Phối hợp với các đợn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo
1.8. • Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của các cơ quan như kinh phí hoạt động ,trang thiết bị phương tiện
1.9. • Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.10. • Tổ chức công tác tiếp đón khách,đối nội đối ngoại
2. Vị trí của văn phòng trong đơn vị cơ quan:
2.1. • Là bộ phận cấu thành cùng các bộ phận khác tạo thành bộ máy tổ chức.
2.2. • Là tai mắt của lãnh đạo.
2.3. • Là nơi giao tiếp đầu tiên với cơ quan khác, với bộ phận và công dân.
2.4. • Văn phòng giúp thấy được tính chất trang nghiêm của công sở.
3. Mối quan hệ của văn phòng với cơ quan đơn vị
3.1. • Tồn tại ở tất cả các cơ quan đơn vị
3.2. • Trong mỗi cơ quan đơn vị, lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp mọi mặt công tác của văn phòng.
4. Văn phòng là gì?
4.1. Theo nghĩa hẹp
4.1.1. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp những công việc giấy tờ, hành chính.
4.2. Theo nghĩa rộng
4.2.1. Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể, là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp, là nơi làm việc giấy tờ, làm công việc hành chính, nơi giao dịch giấy tờ.
4.3. Ngoài ra, trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng như sau
4.3.1. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
4.3.2. Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tầm cỡ).VD: văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước...
4.3.3. ..........
5. Chức năng của văn phòng
5.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp:
5.1.1. • Đây một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lí quán xuyến và kết nối được các hoạt động một cách nhịp nhàng, khoa học.
5.1.2. • Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý. Nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu.
5.2. Chức năng trợ giúp, điều hành:
5.2.1. • Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
5.2.2. • Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản...
5.3. Chức năng hậu cần:
5.3.1. • Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
5.3.2. • Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng