1. Cuando la protección no se puede mantener, realizar seguimiento periódicamente
2. ILUMINACIÓN
2.1. Suprimir luz directa sobre documentos y contenedores
2.2. Instalaciones eléctronicas fuera de lugar
2.3. Control sobre la instalación eléctronica
3. ILUMINACIÓN
3.1. CONDICIO ES AMBIENTALES ESPECIALES
3.1.1. Control de Temperatura y Humedad Relativa en los Depósitos de Archivo
3.2. Menor o igual a 100 lux
4. HUMEDADA Y TEMPERATURA
4.1. Material documental
4.1.1. Soporte en papel
4.1.2. Fotografía
4.1.3. Grabaciones
4.1.4. Microfilm
5. CONDICIONES FUNCIONALES
5.1. ESTANTERÍA
5.1.1. De acorde con la cantidad de unidades que contengan
5.1.2. Construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables
5.1.3. Espacio de 20cm 3ntre los muros y los estantes
5.2. MOBILIARIO
5.2.1. Material estables y de acuerdo con la producción
6. CONDICIONES AMBIENTALES GENERALES
6.1. VENTILACIÓN
6.1.1. Permitir la conversación del documento
6.1.2. Permitir una adecuada ventilación
6.2. DOCUMENTOS DE FORMATO ANÁLOGO
6.2.1. Potografias y negativos
6.2.2. Los microfilm
6.2.3. Los diskets y CD
6.2.4. Documentos de conservación permanente
7. ALINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACION DE ARCHIVO
7.1. Establecen las condiciones para los locales como cedes de archivo, estantería mobiliario contenedores y para la conservación preventiva de documentos
8. CONTENEDOR
8.1. Para la conservación de documentos no se recomienda la perforación ni estar en contacto con material metálico
8.2. El material y diseño de acuerdo el peso y tamaño
8.3. Utilizar contenedores o sistemas de embalaje
8.4. Tener cartón neutro
8.5. Carpetas:cartón Ph neutro
9. CONDICIONES DE SEGURIDAD
9.1. Seguridad física de documentación
9.2. Equipo para atención de desastres
9.3. Especificaciones técnicas de extintores
9.4. Evitar el polvo químico y el agua de depósito
9.5. Señalizado necesaria
9.6. Zonas de trabajo archivístico fuera de las de almacenamiento
10. PÁRRAFO
11. Soportar de 100kg/met lineal
12. LINIAMIENTOS PARA LA PRODUCION Y CONSERVACION DE ARCHIVOS ESPACIALES
12.1. La DC,GD ,CJ, BU,RH,DA,RA,son considerados archivos especiales por manejar documentos que tienen un valor administrativo, legal e histórico
13. Utilizar papel para documentos de archivo
13.1. REQUISITOS PARA PERMANCIA Y DURABILIDAD
13.1.1. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química
13.1.2. La tinta de escribir devén poseer un líquido uniforme
13.1.3. No utilizar micropuntas o esferas de tinta húmeda
14. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
14.1. Planes de aseo incluyendo fumigacion y la proliferación.
14.2. Limpieza en seco
15. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
15.1. DISPOSICIÓN DE ESPACIO
15.2. SU INCREMENTO
16. RESPONSABLE
16.1. Funcionario asignado para actividades de archivo
17. CONDICIONES FUNCIONALES ESPACIALES
17.1. ESTANTERÍA
17.1.1. Anclar al piso
17.1.2. Bala superior 180cm
17.1.3. Bala inferior 10cm del piso
17.1.4. Distancia entre conservación y bandeja mínimo 4cm
17.1.5. Cerramiento superior
17.1.6. Circulación mínimo 70 cm Y un corredor central mínimo 10cm
17.1.7. Sistema de identificación acorde con la asignatura topográfica
17.1.8. Separadores metálicos
17.2. MOBILIARIO
17.2.1. Para la documentación de imagen análoga sistemas de almacenamiento especiales