1. 9.10.4 Yêu cầu về nội dung thư tín thương mại
1.1. Địa chỉ người nhận
1.1.1. Được viết dưới địa chỉ người gửi và được căn lề trái. Nếu người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ, ví dụ Mr.Nam Nguyen. Nếu không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),…Thậm chí người viết còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ti,ví dụ như Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing),… Trong trường hợp người gửi không biết gì về công ty, không biết người/ phòng ban cần gửi một cách chính xác, người viết chỉ cần viết tên của công ty. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ công ty, thứ tự của địa chỉ nên như sau: Tên của tòa nhà Số của tòa nhà, tên đường Tên thành phố và mã bưu chính Tên quốc gia
1.2. Địa chỉ người gửi
1.2.1. Địa chỉ người gửi thường đặt ở phía góc phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ người gửi ở góc trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng cách sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng).
1.3. Ngày tháng
1.3.1. Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ người gửi, cách một dòng. Trong trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số Ví dụ khi viết 01/02/2020, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày 1 tháng 2 năm 2020 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày-tháng-năm. Nhưng trong Anh – Mĩ lại hiểu là ngày 2 tháng Một năm 2020 trong Anh- Mĩ vì họ quy định thứ tự là tháng-năm-ngày Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Ví dụ 1st January có thể viết là 1 January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ 1 February hay February 1. Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt lá thư.
1.4. Dòng lưu ý
1.4.1. Được viết sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường tính bảo mật của lá thư hơn. Ví dụ: For the attention of the Sales Manager
1.5. Lời chào
1.6. Nội dung lá thư
1.6.1. Blocked style (Viết không thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng) được sử dụng phổ biến nhất
1.6.2. Nội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng, hỏi hàng, …)
1.7. Phần kết
1.7.1. Lá thư với người bạn thân thiết có thể kết với từ “Best wishes” Người Mĩ kết thư trang trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này lại không phổ biến trong thư tín của người Anh. Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không. Lời kết thường căn lề trái.
1.8. Chữ kí
1.8.1. Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư
2. 9.10.2. Vai trò của thư tín thương mại
2.1. Trong kinh doanh, thư tín thương mại là biểu mẫu đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi, truyền đạt thông tin, đàm phán, thảo luận, đề xuất vấn đề giữa công ty và khách hàng. ... Các loại thư tín thương mại phổ biến có thể kể đến như thư khiếu nại, thư đặt hàng, thư hòa giải,...
3. 9.10.1. Khái niệm thư tín thương mại Thư tín thương mại là gì?
3.1. Tài liệu chứa các vấn đề và thông tin liên quan đến kinh doanh, được viết bởi người kinh doanh hoặc người trao đổi thông tin với các công ty kinh doanh, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, ngân hàng,... và các vấn đề khác liên quan đến kinh doanh. Thư tín thương mại là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện.
4. 9.10.3. Phân loại thư tín thương mại:
4.1. Xét về các bước trong giao dịch, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:
4.1.1. Thuyết phục
4.1.2. Thông tin
4.1.3. Thiện chí
4.1.4. Thông tin xấu
5. 9.10.5 Kỹ thuật soạn thảo và trình bày thư tín thương mại
5.1. Thông điệp
5.1.1. Ngôn ngữ
5.1.2. Giọng điệu
5.1.3. Trình bày
5.1.4. Cấu trúc
5.2. Hình Thức
5.2.1. Tiều đề chuyên nghiệp
5.2.1.1. Đảm bảo logo và thương hiệu hiện hành
5.2.2. Xử lý văn bản
5.2.2.1. Canh lề, phong chữ và cỡ chữ phù hợp
5.2.3. Định dạng khối ( Block form
6. 9.10.5.3. Thư thăm hỏi
6.1. Khái niệm
6.1.1. Thư thăm hỏi hay còn gọi là thư từ là những bức thư với nội dung thông tin về tình hình cuộc sống, sức khỏe, công việc, tình cảm, ví dụ như thư của con cái đi làm, đi học hoặc ở phương xa gửi về cho bố mẹ,...
6.2. Cấu trúc
6.2.1. Phần đầu thư: a) Địa điểm và thời gian viết thư. (M: Hà Nội, ngày....tháng...năm...) b) Lời thưa gửi: (M: Ông bà kính thương)
6.2.2. Phần nội dung chính: -Nêu mục đích, lý do viết thư -Thăm hỏi tình hình của người nhận thư. - Thông báo tình hình của người viết thư. - Nêu ý kiến cần trao đổi (thăm hỏi, chúc mừng, chia buồn hoặc công việc cần liên hệ). - Tình cảm của người viết thư.
6.2.3. Phần cuối thư: - Lời chúc, lời cảm ơn, hứa hẹn, lời chào. - Chữ kí, tên hoặc họ và tên của người viết thư.
6.3. Yêu cầu
6.3.1. Ghi rõ người nhận, nội dung thăm hỏi
6.3.2. Tránh sai chính tả
6.4. Ví dụ
6.4.1. Thư hỏi thăm sức khỏe ông bà
7. 9.10.5.1. Thư cảm ơn
7.1. Khái niệm
7.1.1. thư cảm ơn là một văn bản dùng để thể hiện lòng biết ơn sâu sắc và lời cảm ơn chân thành đến với một cá nhân hay một tập thể nào đó. Thư cảm ơn được sử dụng khá rộng rãi. Tùy vào mục đích sử dụng mà sẽ thể hiện những nội dung khác nhau. Nhưng nhìn chung, thư cảm ơn là nơi giúp bạn bày tỏ tấm lòng mình
7.2. Cấu trúc
7.2.1. Viết phần mở đầu
7.2.2. Viết Nội dung bức thư
7.2.3. Viết Phần kết
7.3. Yêu cầu
7.3.1. Văn phong phù hợp
7.3.2. Xác định người đọc thư và thể hiện phong cách của mình
7.3.3. Xác định cấu trúc của thư cảm ơn
7.3.4. Tránh sai sót và tạo được ấn tượng tốt
7.4. Vai trò
7.4.1. Gửi thư cảm ơn thì bạn cũng thể hiện được sự tôn trọng, lịch sự và biết ơn chân thành đến với công ty tuyển dụng hay đối tác đang hợp tác với bạn
7.5. Ví dụ
7.5.1. Thư cảm ơn sau khi phỏng vấn
8. 9.10.5.2. Chúc mừng thư
8.1. Khái niệm
8.1.1. Thư chúc mừng là một loại văn bản dùng để bày tỏ sự chúc mừng đến bạn bè, đối tác, đồng nghiệp hay người thân khi họ thăng tiến trong công việc, thành công trong một lĩnh vực, đạt giải thưởng ...
8.2. Cấu trúc
8.2.1. Phần Mở đầu
8.2.2. Phần Nội Dung
8.2.3. Phần Kết
8.3. Yêu cầu
8.3.1. Xác định cơ quan, cá nhân..viết thư chúc mừng
8.3.2. Ghi rõ tên, nội dung chúc mừng
8.3.3. Xác định cơ quan, cá nhân nhận thư chúc mừng
8.3.4. Kí tên cơ quan, cá nhân gửi thư chúc mừng
8.4. Ví dụ:
8.4.1. Thư chúc mừng năm học mới của Chủ Tịch nước