1. Что такое делегирование?
1.1. Делегирование (от лат. delegare, переводится как передача, перекладывание)
1.2. Делегирование полномочий — это процесс передачи части функций руководителя другим сотрудникам
1.2.1. Т.е. это получение результата руками других людей
1.3. Вы не можете делать все и за всех
1.3.1. Ваши ресурсы не безграничны
1.3.1.1. Время
1.3.1.2. Энергия
1.3.1.3. Знания
1.3.1.4. Навыки
1.3.2. Умные люди делают все сами, мудрые - делегируют
1.4. Суть делегирования состоит в том, чтобы высвободить время руководителя, избавить его от рутинных задач и сконцентрироваться на том, что приносит прибыль
1.4.1. Все что можно делегировать, нужно делегировать
1.5. Делегировать - значит развиваться
2. Что можно делегировать?
2.1. Делегируйте то, что не умеете/не нравится/тормозит развитие/занимает много времени и приходится делать часто
2.1.1. Поиск тендеров по заданным критериям
2.1.1.1. С дополнительной проработкой ТЗ
2.1.2. Создание карточки закупки
2.1.3. Сбор исходной информации и подготовка сводных отчетов
2.1.4. Подготовка и подача запросов на разъяснение
2.1.5. Поиск/подбор товара под требования ТЗ
2.1.6. Отслеживание изменений и разъяснений на площадках
2.1.7. Мониторинг результатов участия в закупках
2.1.8. Запрос коммерческих предложений у производителей и дистрибьюторов
2.1.9. Подготовка предложения
2.1.9.1. С согласованием поставляемых товаров/материалов
2.1.10. Подготовка и подача жалобы в ФАС
2.1.11. Представление интересов в ФАС и суде
2.1.12. Регистрация в ЕИС и аккредитация на электронных площадках
2.1.13. Настройка рабочего места для участия в электронных закупках
2.1.14. Участие в электронной процедуре
2.1.14.1. Подача ценовых предложений до заранее определенной стоп-линии
2.1.15. Доставка/передача товара Закачику
2.1.16. Решение рабочих вопросов с производителями (поставщиками, дистрибьюторами) и Заказчиками, связанных с исполнением контрактов
3. Ошибки делегирования
3.1. Ошибка #1
3.1.1. Полное отсутствие представления о работе тендерного специалиста у руководителя
3.1.1.1. Что должен уметь делать специалист?
3.1.1.2. Сколько времени это занимает?
3.1.1.3. Что нужно контролировать?
3.1.1.4. Какие цели ставить перед специалистом?
3.2. Ошибка #2
3.2.1. Нет денег на сотрудника
3.2.1.1. Сотрудник стоит дорого
3.2.1.2. Пока не вырасту в доходах, буду делать сам
3.3. Ошибка #3
3.3.1. Все делать самостоятельно
3.3.1.1. Хочешь сделать хорошо - сделай сам
3.3.1.2. Падение качества при делегировании - это нормально
3.3.1.3. Правило делегирования Брайана Трейси: «Если другой может выполнить задачу на 70% так же успешно, как ты, передай ее этому сотруднику
3.4. Ошибка #4
3.4.1. Недоверие к людям
3.4.1.1. Один неудачный опыт делегирования отбивает все желание кому-то что-то делегировать
3.5. Ошибка #5
3.5.1. Передача функций тендерного специалиста сотрудникам организации (дополнительная нагрузка)
3.5.1.1. Бухгалтер
3.5.1.2. Юрист
3.5.1.3. Секретарь
3.5.1.4. Главный инженер
3.5.1.5. и т.д.
3.6. Ошибка #6
3.6.1. Нежелание тратить время на четкую постановку задачи и подготовку инструкций
3.6.1.1. Часто постановка задачи и подготовка инструкции по ее выполнению занимает больше времени, чем самостоятельное выполнение задачи
3.6.1.2. Как правило, время затраченное на подготовку инструкции, окупается не сразу, а через 3-6 месяцев
3.7. Ошибка #7
3.7.1. Самостоятельно исправлять ошибки сотрудника, а не указывать на них
3.7.1.1. Обратное делегирование
4. Как правильно делегировать?
4.1. Правила делегирования
4.1.1. Делегируй на сильную сторону
4.1.1.1. Человек должен быть компетентен в вопросе больше, чем ты
4.1.2. Не принимай человека на работу без испытательного срока
4.1.3. Регламенты и процедуры
4.1.3.1. Все выполняемые действия сотрудника должны быть четко прописаны (база знаний / инструкции / регламенты)
4.1.3.2. Кто и за что отвечает?
4.1.4. Не принимай отмазок
4.1.4.1. Задача либо выполнена, либо нет
4.1.4.2. Задача выполненная на 93% = невыполненная задача
4.2. Что дать сотруднику?
4.2.1. Структура компании (структура взаимодействия сотрудников)
4.2.2. Контакты ключевых сотрудников для связи
4.2.3. Должностные обязанности сотрудника
4.2.3.1. Какого результата ты ожидаешь от сотрудника?
4.2.3.2. Человек должен понимать конечный результат
4.3. Последовательность действий при делегировании
4.3.1. Шаг 1
4.3.1.1. Выстрой структуру работы и взаимодействия
4.3.2. Шаг 2
4.3.2.1. Пропиши задачи и функции, которые должны выполняться сотрудником
4.3.2.1.1. База знаний / инструкции / регламенты
4.3.2.1.2. Ежедневные, еженедельные и ежемесячные задачи
4.3.2.1.3. Сотрудник должен понимать что и как нужно делать, а также какой результат должен быть
4.3.3. Шаг 3
4.3.3.1. Найди сотрудника
4.3.4. Шаг 4
4.3.4.1. Проведи собеседование
4.3.5. Шаг 5
4.3.5.1. Спроси у сотрудника, как он будет выполнять эти функции
4.3.5.1.1. В чем заключается результат вашей работы?
4.3.5.1.2. В чем заключается результат работы вашего отдела?
4.3.6. Шаг 6
4.3.6.1. Дай пробное (тестовое) задание или установи испытательный срок
4.3.7. Шаг 7
4.3.7.1. Контролируй выполнение
4.3.8. Шаг 8
4.3.8.1. Корректируй результат
4.3.9. Шаг 9
4.3.9.1. Доверяй и отпускай
5. Что нельзя делегировать?
5.1. Контроль
5.1.1. Подготовку предложения без согласования поставляемых товаров/материалов
5.1.2. Принятие окончательного решения об участии в тендере
5.1.3. Заключение/исполнение контрактов
5.2. Руководство
5.2.1. Управление финансами
5.3. Организация
5.3.1. Личное знакомство и переговоры с Заказчиками
5.3.2. Отношения с ключевыми клиентами и партнерами
5.3.3. Поиск и привлечение субподрядчиков (исполнителей)
5.3.4. Привлечение инвестиций
5.4. Планирование
5.4.1. Стратегическое планирование и анализ
5.4.2. Воронка тендерных продаж