Cartographie des parties prenantes : identifier les acteurs clés et les visualiser

Qu'est-ce que la cartographie des parties prenantes ?

Imaginez que vous êtes à une semaine du lancement. Un cadre supérieur avec qui vous avez à peine parlé pendant la planification intervient et bloque le projet. Ou l'équipe de support découvre un changement important par un e-mail à l'échelle de l'entreprise et s'y oppose. Ou vous avez passé des heures à rédiger des mises à jour pour quelqu'un qui s'en fiche, tandis que la personne qui s'en soucie se sent exclue.

Qu'ont en commun ces moments ? Vous ne saviez pas qui comptait, dans quelle mesure, ni quand les impliquer.

La cartographie des parties prenantes résout ce problème. Une partie prenante est toute personne qui peut influencer votre projet ou qui est affectée par celui-ci. La cartographie des parties prenantes est la pratique consistant à lister ces personnes, à déterminer le pouvoir et l'intérêt de chacune — une étape souvent appelée analyse des parties prenantes — et à les représenter visuellement afin de savoir qui impliquer, quand et comment.

Bien faite, la cartographie des parties prenantes vous aide à :

• Éviter les surprises : plus d'objections de dernière minute de personnes dont vous ignoriez l'importance

• Planifier votre communication : impliquer les bonnes personnes au bon moment, ni trop tôt ni trop tard

• Concentrer vos efforts : consacrer votre temps de communication aux personnes qui font réellement avancer le projet

• Construire un soutien précoce : gagner les gens à votre cause avant que la résistance n'ait le temps de se former

Comment identifier vos parties prenantes

Alors qui compte comme partie prenante ? La réponse courte est toute personne qui peut influencer le projet ou qui est affectée par celui-ci. La réponse plus longue implique de classer les personnes en groupes afin de ne manquer personne — surtout lorsque vous apprenez comment faire la cartographie des parties prenantes pour la première fois.

Commencez par faire un brainstorming de chaque personne ou groupe qui vous vient à l'esprit. Ensuite, passez cette liste en revue à travers les catégories ci-dessous. Chacune aide à faire ressortir des noms que vous pourriez négliger.

Parties prenantes internes vs. externes :

• Parties prenantes internes : personnes au sein de votre organisation, comme les membres de l'équipe, les managers, les cadres et les autres départements dont le travail chevauche le vôtre

• Parties prenantes externes : personnes en dehors de votre organisation, comme les clients, les partenaires, les fournisseurs, les régulateurs et les groupes communautaires

Parties prenantes primaires vs. secondaires :

• Parties prenantes primaires : personnes directement affectées par le projet ou qui détiennent un pouvoir de décision direct, comme les sponsors, l'équipe de projet et les utilisateurs finaux

• Parties prenantes secondaires : personnes indirectement affectées ou ayant une influence indirecte, comme les équipes adjacentes, les groupes industriels et les médias

Parties prenantes cachées ou négligées :

• Personnes qui n'apparaissent pas sur l'organigramme mais qui ont une influence informelle, comme les employés de longue date, les experts en la matière ou les conseillers de confiance des décideurs

• Personnes qui ressentiront l'impact du projet mais ne sont pas dans la salle lorsqu'il est planifié, comme les utilisateurs finaux, le personnel de première ligne et les clients

Une fois que vous avez une liste provisoire, posez une question simple à votre équipe : qui oublions-nous ? Parcourez chaque catégorie une fois de plus. Il vaut mieux identifier quelqu'un et décider qu'il n'a pas besoin d'une attention particulière que de le manquer et de le voir faire dérailler le projet plus tard. Les noms que vous rassemblez ici deviennent la matière première de votre carte des parties prenantes.

Comment cartographier les parties prenantes avec la grille pouvoir-intérêt

Avec votre liste en main, l'étape suivante consiste à placer les personnes sur un graphique. Le cadre le plus courant est la grille pouvoir-intérêt, également appelée matrice des parties prenantes. Elle classe les parties prenantes selon deux critères : le pouvoir qu'elles ont pour influencer le projet, et l'intérêt qu'elles portent à son résultat.

Placer les personnes sur ces deux axes crée quatre quadrants, et chaque quadrant vous indique comment gérer ce groupe. Nous les couvrirons par ordre de priorité, en commençant par les personnes qui ont le plus de poids.

Voici à quoi ressemble une grille de cartographie des parties prenantes sous forme de carte visuelle. Créez un nœud central intitulé « Carte des parties prenantes » ou « Parties prenantes [Nom du projet] ». Ajoutez quatre branches principales, une pour chaque quadrant de la matrice des parties prenantes. Sous chaque branche, ajoutez des nœuds enfants pour des noms ou rôles spécifiques. Par exemple :

• Pouvoir élevé, intérêt élevé : PDG, propriétaire du produit, client clé

• Pouvoir faible, intérêt élevé : utilisateurs finaux, équipe de support client

Vous pouvez construire un diagramme de parties prenantes comme celui-ci en ouvrant une carte vierge dans MindMeister et en ajoutant des branches au fur et à mesure. La disposition en branches facilite la visualisation de l'ensemble d'un coup d'œil par rapport au balayage de lignes dans une feuille de calcul — et vous pouvez la partager avec votre équipe en un clic.

Pouvoir élevé, intérêt élevé

Les parties prenantes avec un pouvoir élevé et un intérêt élevé sont vos acteurs clés. Elles peuvent influencer le projet de manière importante, et elles se soucient du résultat. Pensez aux sponsors de projet, aux décideurs exécutifs, aux clients clés et aux chefs de département dont les équipes sont directement affectées.

Gérez ce groupe de près. Impliquez-les tôt, tenez-les informées et demandez leur avis sur les décisions importantes. Lorsqu'elles se sentent entendues et que leurs préoccupations sont traitées tôt, elles sont beaucoup moins susceptibles de devenir des obstacles plus tard.

Pouvoir élevé, intérêt faible

Les personnes de ce quadrant peuvent influencer le projet mais ne se soucient pas beaucoup des détails. Cela inclut les cadres supérieurs qui ne sont pas directement impliqués, les membres du conseil d'administration et les organismes de réglementation.

Votre objectif est de les garder satisfaites sans inonder leur boîte de réception. Envoyez des résumés de haut niveau au lieu de rapports détaillés. Assurez-vous qu'elles en savent assez pour soutenir le projet si on leur demande, mais ne les surchargez pas d'informations qu'elles ne veulent pas.

Pouvoir faible, intérêt élevé

Les personnes avec un pouvoir faible mais un intérêt élevé se soucient profondément du projet mais ne peuvent pas le façonner beaucoup par elles-mêmes. Les exemples incluent les utilisateurs finaux, le personnel de première ligne, les équipes de support client et les experts en la matière.

Tenez-les informées avec des mises à jour régulières, et donnez-leur un moyen clair de partager leurs retours. Les personnes de ce quadrant deviennent souvent des défenseurs du projet lorsqu'elles se sentent incluses — ou des sources de résistance lorsqu'elles se sentent ignorées.

Pouvoir faible, intérêt faible

Les personnes du dernier quadrant n'ont pas beaucoup d'influence et ne se soucient pas beaucoup non plus. Pensez aux équipes périphériques, aux observateurs externes ou aux groupes industriels sans réel enjeu dans le résultat.

Gardez un œil sur elles avec un effort minimal. Incluez-les dans les mises à jour générales ou les communications à l'échelle de l'entreprise, mais ne passez pas beaucoup de temps à gérer ce groupe.

Comment utiliser votre carte des parties prenantes

Une carte des parties prenantes n'est utile que si vous l'utilisez réellement.

Construire le graphique est la première étape. La vraie valeur vient de sa transformation en plan, de son maintien à jour et de sa connexion au travail lui-même.

Planifier les stratégies de communication

Chaque quadrant de votre carte des parties prenantes vous indique comment communiquer avec ce groupe. Utilisez la carte pour planifier :

• Qui reçoit des mises à jour détaillées vs. des résumés de haut niveau

• Qui vous consultez avant les décisions vs. qui vous informez après

• À quelle fréquence vous contactez — hebdomadaire, mensuelle ou seulement aux jalons majeurs

Le tableau ci-dessous résume comment aborder chaque quadrant de votre carte d'engagement des parties prenantes.

Dans votre carte, attachez des notes à chaque partie prenante ou groupe avec un plan spécifique — quand contacter, quel canal utiliser et quelles informations elles ont réellement besoin. Les notes se trouvent juste à côté des noms, donc le plan et les personnes restent connectés.

Partager et mettre à jour en temps réel

Les cartes des parties prenantes ne sont pas statiques. Les personnes peuvent passer d'un quadrant à l'autre au fur et à mesure que le projet avance. Quelqu'un avec un faible intérêt peut devenir très intéressé une fois qu'une décision affecte son équipe. Quelqu'un avec un pouvoir élevé peut déléguer le travail et se retirer.

Un logiciel de cartographie mentale collaborative basé sur le cloud suit ces changements. Toute votre équipe peut le consulter, le mettre à jour et s'y référer tout au long du projet. Si une nouvelle partie prenante apparaît, ajoutez-la. Si l'intérêt de quelqu'un change, déplacez-le vers une branche différente. Créer une carte des parties prenantes de cette manière signifie qu'elle reste à jour sans reconstruction à partir de zéro.

Comparez cela à une feuille de calcul établie au lancement. Elle devient généralement obsolète en quelques semaines et se retrouve enfouie dans le dossier de téléchargements de quelqu'un au bout de deux mois.

Passer de la carte à l'action dans MindMeister

Une carte des parties prenantes est plus utile lorsqu'elle se connecte à l'action réelle. Dans MindMeister, vous pouvez attacher des notes aux nœuds de parties prenantes avec des plans de communication, créer des liens vers des documents pertinents ou transformer n'importe quel nœud en tâche dans MeisterTask — par exemple, une tâche pour planifier un point de contrôle avec une partie prenante à pouvoir élevé avant la prochaine révision.

La carte devient une référence vivante que votre équipe peut utiliser pour rester alignée sur qui compte, qui a besoin de quoi et quand contacter.

Gardez les projets sur la bonne voie avec une carte des parties prenantes vivante

La cartographie des parties prenantes n'est pas un exercice administratif. C'est un outil pratique qui prévient les surprises, les objections et les erreurs de communication qui font dérailler les projets. Lorsque vous savez qui compte, dans quelle mesure et quand les impliquer, vous pouvez concentrer votre énergie sur les personnes qui feront ou défairont le travail.

Une carte des parties prenantes visuelle et collaborative donne à toute votre équipe quelque chose qu'elle peut consulter et mettre à jour ensemble. La disposition en branches facilite la visualisation de l'ensemble d'un coup d'œil et le partage avec quiconque en a besoin, du sponsor du projet à un nouveau membre de l'équipe rejoignant le projet en cours de route.