ステークホルダーマッピングとは？重要な関係者を見極めて可視化する方法

ステークホルダーマッピングとは?

ローンチまであと1週間というタイミングを想像してみてください。計画段階でほとんど話をしなかった上級管理職が介入し、プロジェクトをブロックします。あるいは、サポートチームが全社メールで大きな変更を知り、反発します。または、関心のない人のために何時間もかけて更新情報を書いていたのに、本当に関心のある人は蚊帳の外に置かれていたと感じています。

これらの瞬間に共通するものは何でしょうか?誰が重要で、どの程度重要で、いつ巻き込むべきかを把握していなかったのです。

ステークホルダーマッピングはこれを解決します。ステークホルダーとは、プロジェクトに影響を与えることができる、またはプロジェクトの影響を受ける人のことです。ステークホルダーマッピングとは、これらの人々をリストアップし、それぞれがどれだけの権力と関心を持っているかを明らかにし(この段階はステークホルダー分析と呼ばれることが多い)、誰をいつどのように巻き込むべきかがわかるように視覚的に図表化する実践です。

適切に行えば、ステークホルダーマッピングは次のことに役立ちます:

• サプライズを回避: 重要だと知らなかった人からの土壇場での反対がなくなります

• アプローチのタイミングを計る: 適切な人を適切なタイミングで巻き込み、早すぎたり遅すぎたりしません

• 努力を集中: 実際にプロジェクトを前進させる人々にコミュニケーション時間を費やします

• 早期にサポートを構築: 抵抗が形成される前に人々を味方につけます

ステークホルダーを特定する方法

では、誰がステークホルダーとしてカウントされるのでしょうか?簡単に言えば、プロジェクトに影響を与えることができる、またはプロジェクトの影響を受ける人です。より詳しく言えば、誰も見逃さないように人々をグループに分類することが必要です。特に、ステークホルダーマッピングの方法を初めて学ぶ場合はなおさらです。

まず、思いつくすべての人やグループを ブレインストーミング することから始めます。次に、そのリストを以下のカテゴリーに照らし合わせます。それぞれが見落としがちな名前を浮かび上がらせるのに役立ちます。

内部ステークホルダー vs. 外部ステークホルダー:

• 内部ステークホルダー: 組織内の人々、例えばチームメンバー、マネージャー、経営幹部、業務が重複する他の部門など

• 外部ステークホルダー: 組織外の人々、例えばクライアント、顧客、パートナー、サプライヤー、規制当局、コミュニティグループなど

主要ステークホルダー vs. 二次ステークホルダー:

• 主要ステークホルダー: プロジェクトに直接影響を受ける、または直接的な意思決定権を持つ人々、例えばスポンサー、プロジェクトチーム、エンドユーザーなど

• 二次ステークホルダー: 間接的に影響を受ける、または間接的な影響力を持つ人々、例えば隣接チーム、業界団体、メディアなど

隠れた、または見落とされがちなステークホルダー:

• 組織図には載っていないが非公式な影響力を持つ人々、例えば長期勤続従業員、専門家、意思決定者の信頼できるアドバイザーなど

• プロジェクトの影響を感じるが、計画時には部屋にいない人々、例えばエンドユーザー、最前線のスタッフ、顧客など

ドラフトリストができたら、チームに簡単な質問をしてください:誰を忘れていますか?各カテゴリーをもう一度確認します。誰かを特定して、密接な注意が必要ないと判断する方が、見逃して後でプロジェクトを脱線させるのを見るよりも良いでしょう。ここで集めた名前が、ステークホルダーマップの原材料となります。

パワー・インタレスト・グリッドでステークホルダーをマッピングする方法

リストが手元にあれば、次のステップは人々を図表にプロットすることです。最も一般的なフレームワークは、パワー・インタレスト・グリッド(ステークホルダーマトリックスとも呼ばれる)です。これは、ステークホルダーを2つの要素で分類します:プロジェクトに影響を与える権力の大きさと、その結果に対する関心の高さです。

これら2つの軸に人々をプロットすると4つの象限が作成され、各象限はそのグループをどのように管理するかを示します。最も重要な人々から始めて、優先順位の順に説明します。

ステークホルダーマッピンググリッドは、視覚的なマップとして次のように見えます。「ステークホルダーマップ」または「[プロジェクト名]ステークホルダー」というラベルの付いた中心ノードを作成します。ステークホルダーマトリックスの各象限に1つずつ、4つのメインブランチを追加します。各ブランチの下に、特定の名前や役割の子ノードを追加します。例えば:

• 高い権力、高い関心: CEO、プロダクトオーナー、主要クライアント

• 低い権力、高い関心: エンドユーザー、カスタマーサポートチーム

このようなステークホルダー図は、MindMeisterで空白のマップを開き、進めながらブランチを追加することで作成できます。分岐レイアウトにより、スプレッドシートの行をスキャンするよりも一目で全体像を把握しやすくなり、ワンクリックでチームと共有できます。

高い権力、高い関心

高い権力と高い関心を持つステークホルダーは、あなたの主要プレーヤーです。彼らはプロジェクトに大きな影響を与えることができ、結果を気にかけています。プロジェクトスポンサー、経営幹部の意思決定者、主要クライアント、チームが直接影響を受ける部門長などを考えてください。

このグループを密接に管理します。早期に巻き込み、最新情報を提供し、主要な決定について意見を求めます。彼らが聞かれていると感じ、懸念が早期に対処されれば、後でブロッカーになる可能性ははるかに低くなります。

高い権力、低い関心

この象限の人々はプロジェクトに影響を与えることができますが、詳細にはあまり関心がありません。これには、直接関与していない上級幹部、取締役会メンバー、規制機関などが含まれます。

目標は、受信トレイを溢れさせることなく、彼らを満足させることです。詳細なレポートの代わりに高レベルの要約を送信します。尋ねられたときにプロジェクトを支持できるだけの情報を知っていることを確認しますが、彼らが望まない情報で負担をかけないでください。

低い権力、高い関心

低い権力だが高い関心を持つ人々は、プロジェクトを深く気にかけていますが、単独ではあまり形作ることができません。例としては、エンドユーザー、最前線のスタッフ、カスタマーサポートチーム、専門家などがあります。

定期的な更新で彼らに情報を提供し、フィードバックを共有する明確な方法を提供します。この象限の人々は、含まれていると感じるとプロジェクトの支持者になることが多く、無視されていると感じると抵抗の源になります。

低い権力、低い関心

最後の象限の人々は、あまり影響力がなく、あまり関心もありません。周辺チーム、外部オブザーバー、または結果に実質的な利害関係のない業界団体などを考えてください。

最小限の努力で彼らに目を配ります。広範な更新や全社的なコミュニケーションに含めますが、このグループの管理に多くの時間を費やさないでください。

ステークホルダーマップの使い方

ステークホルダーマップは、実際に使用して初めて役立ちます。

図表を作成することはステップ1です。本当の価値は、それを計画に変え、最新の状態に保ち、作業自体に接続することから生まれます。

コミュニケーション戦略を計画する

ステークホルダーマップの各象限は、そのグループとどのようにコミュニケーションを取るかを示します。マップを使用して次のことを計画します:

• 詳細な更新を受け取る人 vs. 高レベルの要約を受け取る人

• 決定前に相談する人 vs. 決定後に通知する人

• どのくらいの頻度で連絡を取るか — 毎週、毎月、または主要なマイルストーンでのみ

以下の表は、ステークホルダーエンゲージメントマップの各象限へのアプローチ方法をまとめたものです。

マップ内で、各ステークホルダーまたはグループに具体的な計画を添付したメモを付けます — いつ連絡を取るか、どのチャネルを使用するか、実際に必要な情報は何か。メモは名前のすぐ隣にあるため、計画と人々がつながったままになります。

リアルタイムで共有・更新する

ステークホルダーマップは静的ではありません。プロジェクトが進むにつれて、人々は象限間を移動する可能性があります。低い関心を持つ人が、決定が自分のチームに影響を与えると高い関心を持つようになることがあります。高い権力を持つ人が作業を引き継いで後退することもあります。

クラウドベースの コラボレーション型マインドマッピングソフト は、これらの変化に対応します。チーム全体がプロジェクト全体を通じて閲覧、更新、参照できます。新しいステークホルダーが現れたら追加します。誰かの関心が変わったら、別のブランチに移動します。このようにステークホルダーマップを作成すると、ゼロから再構築することなく最新の状態を保つことができます。

キックオフ時に作成されたスプレッドシートと比較してください。通常、数週間以内に古くなり、2か月目には誰かのダウンロードフォルダーに埋もれてしまいます。

ライブステークホルダーマップでプロジェクトを軌道に乗せる

ステークホルダーマッピングは書類作業の演習ではありません。プロジェクトを軌道から外すサプライズ、反対、誤解を防ぐ実用的なツールです。誰が重要で、どの程度重要で、いつ巻き込むべきかがわかれば、作業を成功または失敗させる人々にエネルギーを集中できます。

視覚的でコラボレーティブなステークホルダーマップは、チーム全体が参照し、一緒に更新できるものを提供します。分岐レイアウトにより、全体像を一目で把握しやすく、プロジェクトスポンサーからプロジェクト途中で参加する新しいチームメンバーまで、必要な人と共有できます。