Maak een Begin. Het is Gratis
of registreren met je e-mailadres
Rocket clouds
Muidermist Door Mind Map: Muidermist

1. Stap 1: Het concept uitwerken.

1.1. Doelgroep

1.1.1. 4 - 99 jaar

1.2. Doelstellingen

1.2.1. Meer binnenlands toerisme aantrekken om de stad te laten opbloeien.

1.2.1.1. Tenminste 5000 bezoekers.

1.2.1.2. Een uniek concept aanbieden aan een groot publiek.

1.3. Uitgangspunten

1.3.1. Openbaar evenement.

1.3.2. Doelgroep: 4 – 99 jaar. (Ook ingericht op kinderen en mindervaliden)

1.3.2.1. Toegang tegen betaling d.m.v. een festivalticket.

2. Stap 2: Haalbaarheid meten.

2.1. Locatie

2.1.1. Vergunningen tijdig aanvragen bij de Gemeente; rekening houden met controles door de politie en brandweer.

2.1.1.1. Evenementenontheffing, tapvergunning, veiligheidsplan, milieuvergunning en etc. aanvragen/opstellen.

2.1.2. Bereikbaarheid meten , het regelen van speciaal festivalvervoer.

2.1.2.1. Risico's: verzekeren tegen risico's, risico matrix opstellen, veiligheidsplan en veiligheidsprotocol opstellen, EHBO.

2.2. Marktonderzoek

2.2.1. Wie is de concurrentie?

2.2.2. Is er voldoende belangstelling?

2.3. Financieel

2.3.1. Wat is het budget? Hoeveel wordt er opzij gezet voor onvoorziene kosten?

2.3.2. Belastingsdienst

2.3.2.1. Inkomsten & Uitgaves --> Begroting en Offerte opstellen.

2.3.2.1.1. Hoe gaat het personeel betaald worden? Wat wordt het salaris per functie en hoeveel personeel kunnen we veroorloven?

3. Stap 5: Uitvoering Muidermist.

3.1. Programma

3.1.1. Wanneer is het personeel aanwezig en hoelaat mag het personeel naar huis?

3.1.2. Wanneer gaat het evenement open en wanneer sluit het evenement?

3.2. Opbouwen

3.2.1. Zijn alle stages aanwezig? Voldoen de stages nog steeds aan de veiligheidseisen?

3.2.2. Zijn alle artiesten optijd aanwezig?

3.3. Locatie

3.3.1. Voldoet de locatie nog steeds aan alle veiligheidseisen? Is de plattegrond, parkeerplan en vervoersplan nog steeds up-to-date?

3.3.2. Controleren dat er geen versperringen zijn voor de nooduitgangen, in de gaten houden dat er geen verdrukking plaatsvind.

3.3.2.1. In de gaten houden van wachtrijen, stages afzetten bij teveel bezoekers.

3.3.3. EHBO en BHV'ers

3.3.3.1. Is de EHBO goed te vinden? Staan er eventueel andere hulpdiensten klaar?

3.3.3.2. Zijn de BHV'ers goed herkenbaar? Zijn er voldoende hulpmiddelen nog steeds aanwezig?

3.3.3.3. Weersomstandigen

3.3.3.3.1. Zijn er nog steeds voldoende hulpmiddelen bij extreme weersomstandigheden?

3.3.3.3.2. Blijft het evenement goed overdekt tijdens harde regen? Zijn de stages nog steeds goed overdekt en waterdicht tijdens de optredens?

3.3.3.3.3. Sanitair.

4. Stap 3: Artiesten boeken.

4.1. Wat is de line-up van het evenement?

4.1.1. Artiesten die bekend zijn bij het grote publiek.

4.1.1.1. Hoeveel kosten deze artiesten? Kan er een speciale deal worden gemaakt?

4.1.2. Lokale artiesten?

4.2. Kaartverkoop

4.2.1. Online kaarten verkopen en in winkels zoals Primera en etc.

4.2.2. Hoeveel gaat een kaartje kosten? Klopt dit met de begroting van het evenement?

5. Stap 4: Productie.

5.1. Personeel werven

5.1.1. Vrijwilligers inzetten of alleen gediplomeerd/getraind personeel?

5.1.2. Vereisten en sollicitatieprocedures.

5.1.2.1. Personeel werven in bezit van sociale Hygiëne en EHBO diploma's of zelf trainen?

5.2. Planning en programmering maken.

5.2.1. Draaiboek schrijven.

5.2.2. Plattegrond locatie, leverancier lijst, planning team, line-up artiesten, technisch draaiboek, vervoersplan, parkeerplan, evacuatieplan, nooduitgangen markeren, BHV'ers veiligheidsplan, veiligheidsprotocool opstellen.

5.3. Marketing en Sales plan opstellen

5.3.1. Website en app maken voor het evenement.

5.3.2. Sponsoren werven: sponsorpakketten maken.

5.3.2.1. Promotieplan opstellen.

5.3.2.1.1. Gebruik promotiemiddelen: mailinglists, gebruik Social Media platforms, persbericht publiceren, winacties, commericals op Social Media en advertorials in tijdschriften publiceren.

5.4. Programmaboekje deelnemers

5.4.1. Uploaden op website en app.

5.4.2. Publiceren ruim van te voren; steeds 1 artiest bekend maken.

5.4.2.1. Vervoersplan, route, en contactgegevens delen.

5.4.3. Inrichting locatie

5.4.3.1. Stages plaatsen.

5.4.3.2. Routes markeren en plattegrond maken.

5.4.3.2.1. Ingang en uitgang van het evenement bepalen.

5.4.3.3. Catering

5.4.3.3.1. Veiligheidseisen voor het verkopen van eten & drinken: HACCP, vergunning voor het verkopen van alcohol en etc.

5.4.3.3.2. Zijn er voldoende afvalbakken aanwezig? Wordt er gebruik gemaakt van recycling? Door wie wordt het afval na afloop van het evenement opgehaald?

6. Stap 6: Evaluatie.

6.1. Promotie

6.1.1. Aftermovie online plaatsen, bedank bericht sturen naar de bezoekers, foto's en video's van het evenement plaatsen op Social Media.

6.1.2. Employee

6.2. Nacalculatie

6.2.1. Facturen opstellen, inkomsten en uitgaven opnieuw berekenen, personeel en leveranciers betalen, winst bepalen.

6.2.1.1. Onvoorziene kosten bepalen.

6.2.2. ROI/ROE/ROO-meting plannen

6.2.2.1. Belasting bepalen.

6.3. Evaluatie

6.3.1. Enquêteren onder bezoekers

6.3.2. Enquêteren onder personeel

6.3.2.1. Zwakke en sterke punten bepalen.