1. Idee
1.1. Beknopt houden en beleggen bij beleidsafdeling, idee uitwerken in een startbrief voor het DT
1.2. Ideeën komen uit diverse hoeken
1.2.1. Vanuit lijnmanagement
1.2.2. Vanuit beleid
1.2.3. Vanuit ontwikkelaar
1.2.4. Vanuit politiek
1.3. VGB heeft portefeuillemanagers die betrokken zijn bij het idee.
2. Verkenning
2.1. De projectmanager voert uit:
2.1.1. Budgetaanvraag
2.1.2. Planning op hoofdlijnen
2.1.2.1. Projectorganisatie inc. projectteam
2.1.3. SWOT
2.1.4. Stakeholderanalyse
2.1.5. Integrale check: past het bij de organisatie?
2.2. In deze fase is een projectstartup mogelijk interessant waarin alle vakspecialisten en stakeholders uit de lijn aanwezig zijn om mee te denken aan de projectopdracht.
3. Start initiatieffase
3.1. Toewijzing projectmanager
3.2. Toekenning budget voor initiatieffase
3.3. (Toewijzing AOG)
3.4. Projectenbureau start nadat DT akkoord geeft op de startbrief
3.5. Projectmanagers vragen om de startbrief aan beleidsafdelingen voor zij mee gaan denken met een project in de initiatieffase. Dit helpt andere onderdelen van de organisatie mee te nemen.
4. Startbrief
4.1. De startbrief moet niet gaan dubbelen met de initiatieffase. Het is bedoeld om in een vroegstadium goedkeuring te krijgen van het DT om met het idee aan de slag te gaan.
4.2. De samenloop met de Rode Loper moet verder worden onderzocht
4.2.1. Mogelijke doelstellingen:
4.2.1.1. Advies opmaken voor DT
4.2.1.2. Ruimte bieden aan inbreng van vakspecialisten over de opdracht
4.2.1.3. Voorselecteren voor het DT
4.3. Invullen
4.4. Behandeling van startbrief in DT
4.4.1. Is het passend? heeft het prioriteit? Moet het nu? ten opzichte van andere doelstellingen.
4.4.2. Is er capaciteit voor de initiatieffase (volgens projectenbureau en teammanagers van vakspecialisten)?
4.4.3. Is het een project?
4.5. Vgb start een project nu pas na de haalbaarheidsfase. Om projecten wel eerder in beeld te hebben is het mogelijk om al een startbrief op te stellen en onder de aandacht van het DT te brengen.
5. Projectopdracht
5.1. Opstellen
5.1.1. Projectaanpak inc. planning & budget
5.1.2. Risico's
5.2. Behandeling in DT
5.3. Deze extra stappen (mogelijk eerst naar Rode Loper, dan naar DT voordat de PM aan de slag kan) zorgen mogelijk voor efficiëntievermindering
5.3.1. Hoe verstrekken we budget op een efficiënte manier? En wie bepaalt hoeveel budget wanneer verstrekt wordt?
6. Project opgestart; haalbaarheidsfase
6.1. VGB doorloopt de haalbaarheidsfase nu in een vroeger stadium
6.1.1. De uitkomst van de haalbaarheidsfase kan zijn dat het niet leidt tot de uitwerking van het project en dat het hier stopt. Bijvoorbeeld als uit het afwegen van scenario's blijkt dat een tijdelijke beleidsmaatregel nu past.