1. CAPITULO 2
1.1. ARTÍCULO 12 PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
1.1.1. Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo
1.2. ARTÍCULO 13 NIVELES DE INTERVENCIÓN EN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
1.2.1. a). Conservación preventiva: hace referencia a los procesos y procedimientos de los programas de conservación preventiva referidos en el Artículo 6° del presente Acuerdo y a las intervenciones menores que buscan detener o prevenir el deterioro de los documentos sin generar alteraciones al soporte y/o a la información.
1.2.2. b). Conservación - restauración: hace referencia a los procesos y procedimientos que buscan corregir el deterioro, potenciando y restituyendo los valores históricos y estéticos de la documentación.
1.3. ARTÍCULO 14 CRITERIOS DE INTERVENCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
1.3.1. a). Unidad del Objeto documental. b). Unidad del soporte y de la imagen gráfica c). Integridad Física del Documento.
1.4. ARTÍCULO 15 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
1.4.1. Los procesos y procedimientos para la conservación documental de manera general deben tener en cuenta: a). Perfiles y competencias laborales del personal que realizará la intervención. b). Infraestructura física y tecnológica para adelantar los procesos de conservación - restauración. c). Elementos de protección personal y bioseguridad de acuerdo con la normatividad vigente en la materia. d). Factores y mecanismos de alteración mediante el diagnóstico puntual de los bienes a intervenir. e). Propuesta de intervención, que incluye análisis laboratorio, pruebas preliminares, tratamientos, herramientas y materiales específicos de conservación documental, cronograma y presupuesto. f). Documentación de la ejecución del tratamiento mediante informe escrito, registro gráfico y fotográfico, incluyendo fechas de intervención, materiales y responsables. g). Recomendaciones de control y seguimiento de los procesos de conservación. h). Trazabilidad y seguridad de los procesos de conservación en armonía con los sistemas de información de la entidad. i). Posibilidades de investigación. j). Normativa, buenas prácticas, manuales, guías e instructivos vigentes.
1.5. ARTÍCULO 16 AUTORIZACIÓN DE INTERVENCIÓN.
1.5.1. De conformidad con los (sic) establecido en el artículo 212 del Decreto 19 de 2012, que modifica el numeral 2 del artículo 11 de la ley 397 de 1997, la intervención en conservación - restauración de archivos declarados Bienes de Interés Cultural deberá contar con la autorización del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
1.6. ARTÍCULO 17. ARCHIVOS AUDIOVISUALES FOTOGRÁFICOS O SONOROS
1.6.1. Se aplicaran los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación mediante la normatividad relativa a la conservación y preservación de archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos y otros archivosespeciales, generados en medio análogo, de conformidad con normas técnicas y estándaresinternacionales vigentes.
2. CAPITULO 1
2.1. ARTÍCULO 1 OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
2.1.1. SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad
2.2. ARTÍCULO 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN.
2.2.1. El presente Acuerdo, aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal;
2.3. ARTÍCULO 3
2.3.1. DEFINICIONES
2.3.1.1. • Conservación Documental. • Conservación Preventiva. • Conservación – Restauración. • Documento electrónico. • Documento electrónico de archivo •Documento digital. • Preservación digital. • Preservación a largo plazo. • Sistema Integrado de Conservación.
2.4. ARTICULO 4 COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
2.4.1. a). Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.
2.4.2. b). Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo
2.5. ARTICULO 5 FORMULACIÓN DE LOS PLANES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
2.5.1. Los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos. Tanto el plan de conservación documental como el plan de preservación digital a largo plazo
2.6. ARTÍCULO 6 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA.
2.6.1. a). Capacitación y sensibilización. b). Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. c). Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación. d). Monitoreo y control de condiciones ambientales. e). Almacenamiento y re-almacenamiento. f). Prevención de emergencias y atención de desastres.
2.7. ARTÍCULO 7 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
2.7.1. Los principios que orientan la implementación del SIC, serán los establecidos en el Artículo 5° del Decreto 2609 "Principios del proceso de gestión documental" y en el Artículo 9° "Procesos de la gestión documental" del Literal g "Preservación a largo plazo" que aplican a la administración pública
2.8. ARTÍCULO 8 ARTICULACIÓN CON LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.8.1. El SIC deberá articularse con la política de gestión documental, según los (sic) establecido en el artículo 6° del Decreto 2609 de 2012 "Componentes de la política de gestión Documental",
2.9. ARTÍCULO 9 RESPONSABILIDAD SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
2.9.1. El SIC implica la ejecución de procesos transversales al proceso de gestión documental, por lo tanto su implementación, será responsabilidad del Secretario General o de un funcionario de igual o superior jerarquía, articulado con un equipo interdisciplinario de profesionales del área de gestión documental, área de conservación documental, área de tecnologías de la información y auditores.
2.10. ARTÍCULO 10. COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
2.10.1. La coordinación del SIC, le corresponde a los respectivos Secretarios Generales o el funcionario de igual o superior jerarquía de las entidades a que hace referencia el Artículo 1° del presente Acuerdo a través de las áreas responsables de la implementación del SIC.
2.11. ARTÍCULO 11. APROBACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
2.11.1. El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial
3. CAPITULO 3
3.1. ARTÍCULO 18 PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
3.1.1. a). Políticas de preservación de la entidad. b). Obligaciones legales. c). Limitaciones de la entidad. d). Necesidades de los usuarios. e). Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad.
3.2. ARTÍCULO 19 ESTRUCTURA DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO.
3.2.1. El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo debe tener una estructura normalizada que responda a las necesidades específicas de preservación digital identificadas en el diagnóstico integral.
3.3. ARTÍCULO 20 CONDICIONES DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
3.3.1. Los documentos electrónicos de archivo que han de preservarse en el tiempo deberán cumplir con los tiempos de retención documental establecidos en las Tablas de Retención Documental - TRD o las Tablas de Valoración Documental de la entidad - TVD
3.4. ARTÍCULO 21 RIESGOS PARA LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
3.4.1. a). Obsolescencia y degradación del soporte físico. b). Obsolescencia del formato del documento digital. c). Obsolescencia del software. d). Obsolescencia del hardware. e). Desastres naturales. f). Ataques deliberados a la información. g). Fallas organizacionales. h). Errores humanos que pudiesen afectar la preservación de la información
3.5. ARTÍCULO 22 ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO.
3.5.1. a). Migración: b). Emulación: c). Replicado. d). Refreshing a). El registro histórico de todas las acciones de gestión y administración relativas a los documentos digitales y/o documentos electrónicos de archivo. b). Llevar a cabo de manera regular la vigilancia de los desarrollos técnicos, las técnicas de conversión, migración y las normas técnicas pertinentes. c). Elaborar un modelo aceptado de conceptos y utilizarlo como base para el plan de preservación digital a largo plazo. d). Capturar todos los metadatos asociados, transferirlos a los nuevos formatos o sistemas y asegurar su almacenamiento.
3.6. ARTÍCULO 23 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO.
3.6.1. a). Los documentos digitalizados y nativos digitales, desde el proceso de planeación y valoración de la gestión documental. b). El cronograma de transferencias y eliminación de documentos de conformidad con la TRD o TVD de la entidad. c). Los formatos y medios o soportes de almacenamiento de los documentos digitales. d). Los requisitos de los metadatos asociados para documentos digitales. e). Las acciones de preservación necesarias para garantizar la fiabilidad y autenticidad de los documentos digitales. f). Los requisitos legales y reglamentarios específicos para los documentos digitales en cada jurisdicción. g). Los riesgos asociados a la obsolescencia tecnológica. h). Los requisitos de auditoría. i). La Vigilancia tecnológica.
3.7. ARTÍCULO 24 ADOPCIÓN DE ESTÁNDARES, NORMAS TÉCNICAS INTERNACIONALES Y MODELOS DE REFERENCIA PARA EL ACCESO Y PRESERVACION DE LOS DOCUMENTOS.
3.7.1. El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, debe formularse teniendo en cuenta la adopción de las normas técnicas y estándares internacionales vigentes, así como la normatividad vigente en la materia,
4. CAPITULO 4
4.1. ARTÍCULO 25 SEGUIMIENTO Y CONTROL
4.1.1. Periódicamente, el Comité Interno de Archivo o el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad deberá verificar y evaluar el adecuado cumplimiento de lo establecido en el Sistema Integrado de Conservación
4.2. ARTÍCULO 26 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
4.2.1. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá revisar los planes de implementación del Sistema Integrado de Conservación cuando así lo considere, aun después de ser aprobados por el Comité Interno de Archivo o el Comité de Desarrollo Administrativo.
4.3. ARTÍCULO 27 COMPETENCIAS
4.3.1. Para la implementación del Sistema Integrado de Conservación en las Entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado brindará la asistencia técnica requerida, de acuerdo con su capacidad institucional.
4.4. ARTÍCULO 28 PUBLICACION
4.4.1. Los planes de implementación del sistema integrado de conservación, deberán publicarse en la web de la entidad y mantenerse en los sitios web luego de su aprobación.
4.5. ARTÍCULO 29 NORMAS COMPLEMENTARIAS
4.5.1. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado expedirá normas complementarias y guías para la implementación del Sistema Integrado de Conservación y el desarrollo del Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación digital a Largo Plazo.
4.6. ARTÍCULO 30 COORDINACION CON OTRAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL
4.6.1. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normativa que en materia de conservación documental y preservación digital deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales.
4.7. ARTÍCULO 31 RESPONSABILIDAD DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS EN EL DESARROLLO DE LAS NORMAS SOBRE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
4.7.1. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, en coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Sistema Integrado de Conservación de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia
4.8. ARTÍCULO 32
4.8.1. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en especial el Acuerdo 048 de 2000 y demás disposiciones que le sean contrarias.
4.8.1.1. Expedido en Bogotá D.C., a los 15 días del mes de octubre del año 2014