FM Processen

Maak een Begin. Het is Gratis
of registreren met je e-mailadres
Rocket clouds
FM Processen Door Mind Map: FM Processen

1. 2 per. kopen in (back-up geregeld)

2. 9 man/vrouw kopen dagelijks "iets" in.

3. Niemand registreert wie dossier wegneemt uit map. Adm-INK heeft hier geen zicht op.

4. Wie beheerd WVB dossiers (inkijk - binnenkomst-inplannen-archiveren)

5. Wie bergt dossiers op

5.1. WVB

5.1.1. Is verantwoordelijk voor registratie en juistheid van opbergen.

6. Wie koopt in

6.1. Centrale inkoop. Voordeel: clusteren orders- voorkomen adm. kosten - onderhandelen prijs (bij grotere aantallen scherpere prijzen) 1 aanspreekpunt zowel intern als extern. Er is 1 mankracht met inkopen bezig. Optimaliseren inkoopprocessen gaat alleen wanneer er duidelijke werkafspraken worden gemaakt en deze worden opgevolgd. Alleen dan kunnen er duidelijke afspraken worden gemaakt met de leveranciers.

6.2. Gebruik OBF formulier = van belang! In 1x complete informatie & besparing in tijd en geld.

7. Mirella

7.1. Facturatie

8. Inge

8.1. Contractbeheer

9. Frits

9.1. Boekhouding

9.1.1. IT

9.1.1.1. Alg. Vraagbaak

9.1.1.1.1. Artikelbeheer

10. Karin

10.1. Inkoop

10.1.1. Artikelbeheer

10.1.1.1. Crediteurenbeheer

11. Kim

11.1. Marketing

12. Linda

12.1. Telemarketing

13. Jeaques

13.1. WVB

14. Jeroen

14.1. WVB

15. Koos

15.1. WVB

16. Roy

16.1. Magazijn

16.1.1. Beheer mag. - controle - melding bij afwijkingen aan inkoop - binnen boeken

17. Max en Fred

17.1. Directie

18. Ron - Nick Henry ...

18.1. Verkoop

19. Wie koopt in

19.1. Iedereen koopt in (met alle goede bedoelingen) Leverancier heeft met diversiteit aan medewerkers FM te maken. Er worden inkopen gedaan zonder ordernr. Gevolg: Bevestigingen, pakbonnen en facturen zonder nummer. Wie zijn er mee bezig: MAG - S&O - ADM - INKOOP -FACTURATIE - BOEKHOUDING. Tijdverspilling.

19.2. OBF wordt niet structureel gebruikt. 7 van de 10 inkopen moet worden nagevraagd op aanvullende informatie

20. Wie bergt dossiers op

20.1. ADM-INK bergt dossiers op

21. Wie beheerd WVBdossiers (inkijk - binnenkomst-inplannen-archiveren)

21.1. Adm-ink na opbergen geen inzicht in beheer

22. Huidige werkwijze

22.1. On-efficiënt - Niet effectief. Verantwoordelijkheid wordt niet genomen omdat niemand probleemeigenaar kan zijn. Gevolg - irritatie en onterechte verwijten, kost organisatie tijd en geld

23. Gewenste werkwijze

23.1. Oplossingsgericht

23.1.1. Tijd & geld besparen

23.1.1.1. Duidelijke taken en verantwoordelijkheden

23.1.1.1.1. Structuur en rust in eigen werkzaamheden brengen

24. Gewenst = werken d.m.v. efficientie - effectieviteit - rust - tijd - ruimte (om uiteindelijk geld te verdienen) Duidelijke werk afspraken maken en hier aan houden. Verantwoordelijkheid nemen en doen wat is afgesproken.

24.1. Op korte termijn realiseerbaar

25. Huidige werkwijze: ADM / INKOOP bergt na inkopen onderdelen - LL of Projectinkopen dossiers op bij W&O.

25.1. Bij zoekraken dossier weet niemand wie dader is.

25.2. Binnen melden - inplannen monteurs - archiveren dossier ligt bij W&O

26. Gewenste werkwijze: Na inkopen door inkoop, dossiers opbergen door WVB

26.1. WVB houdt bij wie/wanneer iemand een lopend dossier wegneemt uit map.

26.2. WVB is verantwoordelijk voor dossier (waar - wie -waarom)

27. Bestellingen worden digitaal opgeslagen onder administratie-mapje projecten

27.1. Alle info mbt het project. Van OBF - mailverkeer - inkooporder tot orderbevestiging - binnenkomst - evt. klachtafhandeling