1. TIEMPOS DE PERMANENCIA GENERAL:
1.1. Archivo de Gestión: 5 años Archivo Central: 10 años Archivo Intermedio: 15-30 años Archivo Histórico: definitivamente
2. OPERACIONES PREVIAS:
2.1. Destruir los documentos inútiles, todo lo que no forme parte del expediente desde el punto de vista legal.
2.2. Que los documentos están en orden dentro de los expedientes, y además completos.
2.3. Remitir la documentación en las cajas de archivo a las que se dan un número correlativo.
3. UTILIDAD DE LOS DOCUMENTOS:
3.1. Jurídica, de gestión,de información.
4. CLASIFICACIÓN DE FONDOS
4.1. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN
4.1.1. "agrupar jerárquicamente documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más específicos a los específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden y original" .Mundet
4.2. Teniendo en cuenta las acciones, estructura orgánica y asuntos o materias
4.3. CLASIFICACIÓN EN CUADROS, SE DA EN TRES NIVELES:
4.3.1. Sección: En función de las líneas de acción de la entidad.
4.3.2. Subsección: En el ámbito de las funciones desarrolladas.
4.3.3. Serie: conjunto de documentos, resultado de una misma actividad
4.4. PRINCIPIOS DE CLASIFICACIÓN
4.4.1. Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, quedan fuera de otros, otros de procedencia ajena.
4.4.2. Unicidad: el cuadro se concibe para clasificar toda la documentación con independencia de su cronología.
4.4.3. El cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya perduración en el tiempo permite lograr una clasificación más segura y estable.
4.4.4. Simplificación: es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad, sin descender a subdivisiones excesivas.
5. INSTALACIÓN
5.1. Es la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros.
5.1.1. TIENE DOS MÉTODOS
5.1.1.1. 1. Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación de un depósito.
5.1.1.2. El sistema de numeración continuo, sirve para numera por dígitos arábigos desde el primero en adelante
6. PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL CUAL LOS DOCUMENTOS PASAN DE UNA ETAPA A OTRA DEL ARCHIVO, Y SE DA ASI:
6.1. ORDINARIOS: DE FORMA ORDENADA, EN UN TIEMPO DETERMINADO
6.2. EXTRAORDINARIOS: DE FORMA OCASIONAL SIN PERIODICIDAD ALGUNA
6.3. DIRECTA EN MASA: FONDOS DOCUMENTALES SIN ORDEN ALGUNO
6.4. DIRECTAS CONTINUAS: SE TRANSFIEREN A MEDIDA QUE SE PRODUCEN, DE ACUERDO AL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
6.5. INGRESOS EXTRAORDINARIOS: DONACIÓN, LEGADO, COMPRA, DESINTEGRACIÓN, DEPÓSITO
7. PRINCIPIOS
7.1. 1. Los procedimientos deben ser simples, 2. Asegurar la instalación y recuperación sencilla de los documentos. 3. Permitir la redacción posterior de los instrumentos de descripción. 4. Respetar y evidenciar su procedencia.
8. PROCESOS PREVIOS
8.1. DEPURACIÓN DOCUMENTAL, ESTA SE DA TENIENDO EN CUENTA:
8.1.1. SU FUNCIÓN
8.1.1.1. 1 La utilidad administrativa y legal de los documentos. 2 su utilidad histórica.
8.1.2. PERIODOS
8.1.2.1. 1. Periodo de utilidad corriente: ARCHIVO DE GESTIÓN 2. Período de utilidad intermedia: ARCHIVO CENTRAL 3. Período de utilidad definitiva: ARCHIVO HISTÓRICO
8.2. VALORACIÓN DOCUMENTAL
8.2.1. Se define su origen funcional, la naturaleza de sus actos, tipología documental, el valor que han tenido o puedan tener para la entidad que los ha creado.
8.2.1.1. SE DIVIDE EN DOS:
8.2.1.1.1. Valores informativos: información sobre hechos, personas y eventos.
8.2.2. CRITERIOS DE VALORACION
8.2.2.1. Jerarquía administrativa y funcional de los documentos - Dirección - Desarrollo - Gestión
8.2.2.1.1. Valores sustanciales: puede dejar constancia de los hechos y circunstancias relacionadas con la existencia de un organismo.
8.2.2.2. VALORES DOCUMENTALES
8.2.2.2.1. Valores primarios importantes para el organismo de origen. Son de carácter: Administrativo, Legal, Fiscal, Científico y tecnológico.
8.2.2.2.2. Valores secundarios. Son de dos tipos:
8.3. SELECCIÓN
8.3.1. tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, tiempo de conservación o destrucción. Se divide en tres etapas:
8.3.1.1. Depuración de los expedientes.
8.3.1.2. Primera selección "(al término del período de trámite y durante la etapa intermedia)
8.3.1.3. Segunda selección "(al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo: es el delicado asunto de la selección de documentos ya aceptados como históricos).
8.3.2. MÉTODOS DE SELECCIÓN
8.3.2.1. Selección pieza por pieza
8.3.2.2. Selección cualitativa puede ser: intrínseca (valor implícito del documento). Extrínseca:
8.3.2.3. Alfabética
8.3.2.4. Cronológica
8.3.2.5. Topográfica
8.3.2.6. Combinada
8.3.2.7. Selección de muestreo
8.3.2.8. Aleatorio
8.3.2.9. Sistemático