السكرتارية

1. انواع السكرتارية :

1.1. سكرتارية عامة: وهي التي تقوم بالاعمال المكتبية لادارة معينة او للشركة ككل .

1.2. سكرتارية خاصة : هو موظف يختاره رئيسه من ضمن جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة لثقة رئيسه وكفاءته وإخلاصه بالعمل .

1.3. السكرتارية المتخصصة : السكرتير المتخصص يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية مثل السكرتير الطبي ، السكرتير التعليمي ، السكرتير القانوني ، السكرتير الاقتصادي ، السكرتير الهندسي ، السكرتير الفني ، السكرتير الزراعي ، مدير المكتب .

2. تعريف السكرتارية :

2.1. هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية .

3. وظائف السكرتارية :

3.1. - معالجه البريد . - اعداد المراسلات . - معالجه الاتصالات الهاتفيه . - تنظيم الاجتماعات . - تنظيم مواعيد المدير العام . - ترتيب السفريات . - متابعه اعمال الاداره . - استخدام تطبيقات الحاسب .

4. مواصفات السكرتير الناجح :

4.1. الصفات السلوكية : -المظهر الخارجي اللائق والأناقة في الملبس. - الشخصية القوية. - القدرة على التواصل السليم مع الآخرين. - الطلاقة في الحديث، - القدرة على التصرف السليم. - سرعة البديهة، وقوة الذاكرة، والقدرة على حفظ المعلومات واسترجاعها بصورة صحيحة وبالوقت المناسب. -الأدب والذوق في التعامل. - احترام الوقت، والقدرة على إدارته، والالتزام بالمواعيد، بما في ذلك مواعيد العمل الرسمية. - الولاء والانتماء للمنظمة وللمسؤولين. - الهدوء والاتزان، والمرونة العالية.

4.2. الصفات المهنية : - وجود مؤهل علمي في نفس المجال، على أنّ يكون دبلوم على الأقل، أو درجة البكالوريوس. - القدرة على التعلم المستمر، ومواكبة كافة التطورات التي تطرأ على الحقل الإداري تحديداً، وكذلك متابعة كافة التطورات التي يصلّ إليها العقل البشري في المجال التقني، وخاصة في استخدام المعدات المكتبية. - الإحاطة بالمهارات التكنولوجية والتقنية الأساسية، وخاصة في استخدام الحاسوب، والطابعة، وشبكات الإتصال الحديثة، كونها أساساً للعمل في مجال السكرتارية. - امتلاك مهارات إدارية عالية في مجال تنظيم المكاتب. - امتلاك مهارات جيدة في العمل الأرشيفي. - امتلاك مهارة إعداد التقارير. - القدرة على صياغة وإعداد المراسلات الداخلية والخارجية بصورة سليمة. - القدرة على التعامل مع البريد. - العمل ضمن فريق واحد، وكذلك القدرة على العمل الفردي. - القدرة على الإقناع والتفاوض، وتقبل الرأي والرأي الآخر. معرفة في ميدان التحليل المالي والإداري، وفي مجال التدقيق تحديداً.

4.3. الصفات الأخلاقية : - الصدق. - الأمانة. - النزاهة. - الالتزام. - الموضوعية. - المسؤولية.

5. كيف تكون سكرتير ناجح :

5.1. السرعة في نقل المعلومات و السرعة في انجاز الاعمال و اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.التحدث بصورة مهذبة، و التحدث في السماعة بهدوء ، و الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، و عدم الغضب أثناء الحديث ، و الإصغاء إلى المتكلم جداً ، وعدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، و الاعتذار عند اي تأخير ،يجب ان تكون مستعده دائماً لتأدية مهمتها باحتراف أن تكون كتومة وقادرة على حفظ أسرار العمل، أيضا تنظيم إدارة الوقت وإعداد جداول زمنية على الكمبيوتر للمدير، وتذكيره بما لديه من اجتماعات أو اتصالات تليفونية أو ردود على فاكسات في الوقت المناسب.أن تكون ذكية في تعاملها مع رئيسها، فتحاول أن تفهم طبيعة شخصيته وأسلوبه وطباعه، وتستطيع أن تختار التوقيت الملائم لعرض الموضوعات المختلفة عليه .

6. اهمية السكرتارية :

6.1. أهمية السكرتارية: - القيام بالأعمال المكتبية الروتنية . - ترتيب جدول أعمال المدراء . - جمع كافة البيانات و المعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم . - حفظ أسرار مكتب العمل و عدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر . - إعطاء المدراء الفرصة للقيام بالمهام و الوظائف الأساسية.