1. Conceptos y definiciones de control
1.1. Objetivos
1.1.1. Se adopta para poder establecer estándares, medir su cumplimiento y evaluar el alcance real de los planes y programas, comparado con lo realmente alcanzado. • Con su adopción se ayuda en la protección y salvaguarda de los bienes y activos de las empresas. • Con su adopción se contribuye a la planeación y evaluación correctas del cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de las empresas. • Ayuda permanentemente a la buena marcha de la empresa, pues retroalimenta la trayectoria de la misma. • Junto a la planeación, el control es una parte indispensable en las actividades de dirección de cualquier empresa.
1.2. Definición
1.2.1. El control es una de las fases del proceso administrativo y se encarga de evaluar que los resultados obtenidos durante el ejercicio se hayan cumplido de acuerdo con los planes y programas previamente determinados, a fin de retroalimentar sobre el cumplimiento adecuado de las funciones y actividades que se reportan como las desviaciones encontradas; todo ello para incrementar la eficiencia y eficacia de una institución.
1.3. Elementos del control
1.3.1. Los elementos básicos del control: 1. Una característica medible y controlable para la que se conocen estándares 2. Un medio (instrumento censor) para medir las características 3. Un medio para comparar los resultados reales con los estándares y evaluar las diferencias 4. Un medio para efectuar cambios en el sistema a fin de ajustarlos a las necesidades.
1.3.2. Aspectos como elementos del control:
1.3.2.1. Establecimiento de normas, estándares y mecanismos de medición, de acuerdo con los planes y programas previamente definidos
1.3.2.1.1. Establecimiento de normas, estándares y mecanismos de medición, de acuerdo con los planes y programas previamente definidos
1.3.2.2. Recopilación de los resultados obtenidos y análisis de la información de los mismos
1.3.2.2.1. Con los instrumentos de evaluación previamente diseñados, se hace la recopilación de los resultados de los planes, programas, operaciones y actividades, así como de los beneficios obtenidos (en esto ayudan las herramientas de auditoría, a recopilar la información de los resultados alcanzados). Con la obtención de esta información se efectúa el análisis de esos resultados, ya sea en forma estadística, de análisis de variaciones, de razones financieras, de experiencia y observaciones personales, o de cualquier otro medio de análisis que permita obtener conclusiones válidas. De hecho, esto sería la aplicación de una auditoría, el reporte de observaciones y la previa elaboración del informe de la misma.
1.3.2.3. Comparación y evaluación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados, de acuerdo con los planes previamente definidos
1.3.2.3.1. El siguiente paso es realizar un concienzudo análisis de lo que realmente se alcanzó de los planes, programas, actividades, funciones, etcétera, en comparación con lo que se esperaba desarrollar de los mismos. El único propósito es valorar los alcances reales que se han obtenido; evidentemente, de acuerdo con los instrumentos de medición previamente establecidos. Éste sería el informe de auditoría, ya que informa lo alcanzado en relación con lo esperado.
1.3.2.4. Retroalimentación a los planes y programas, a fin de corregir las desviaciones encontradas
1.3.2.4.1. Con este último análisis se estará en condiciones de saber si se cumplió con lo inicialmente esperado, así como de retroalimentar con los resultados, ya sea para conservar o mejorar los planes y programas con los cuales se alcanzó el objetivo, o para modificarlos y corregirlos cuando no se obtengan buenos resultados.
1.4. Factores fundamentales del control
1.4.1. • El plan • La comparación entre los hechos reales y el plan • La acción para rectificar las divergencias
1.5. Utilidad del control
1.5.1. Permite diseñar y establecer las normas, estándares y criterios de medición para poder evaluar el cumplimiento de planes y programas. • Ayuda a evaluar el cumplimiento y desempeño de las funciones, actividades y tareas de los integrantes de una empresa, comparando lo alcanzado contra lo esperado. • Permite medir la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las operaciones de una empresa, al comparar lo realmente alcanzado contra lo esperado. • Contribuye a la detección de fallas y desviaciones, así como a la corrección de errores en el desempeño de las actividades y operaciones de una empresa. • Ayuda a modificar los planes y programas como consecuencia de la valoración de los resultados. • Retroalimenta la planeación y programación de las empresas.
1.6. Características del control
1.6.1. Oportuno Esta característica es la esencia del control, debido a que es la presentación a tiempo de los resultados obtenidos con su aplicación; es importante evaluar dichos resultados en el momento que se requieran, no antes porque se desconocerían sus verdaderos alcances, ni después puesto que ya no servirían para nada. Cuantificable Para que verdaderamente se puedan comparar los resultados alcanzados contra los esperados, es necesario que sean medibles en unidades representativas de algún valor numérico para así poder cuantificar, porcentual o numéricamente lo que se haya alcanzado. Calificable Así como los valores de comparación deben ser numéricos para su cuantificación, en auditoría en sistemas computacionales, se dan casos de evaluaciones que no necesariamente deben ser de tipo numérico, ya que, en algunos casos específicos, en su lugar se pueden sustituir estas unidades de valor por conceptos de calidad o por medidas de cualidad; mismas que son de carácter subjetivo, pero pueden ser aplicados para evaluar el cumplimiento, pero relativos a la calidad; siempre y cuando en la evaluación sean utilizados de manera uniforme tanto para planear como para medir los resultados.* Confiable Para que el control sea útil, debe señalar resultados correctos sin desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningún tipo, a fin de que se pueda confiar en que dichos resultados siempre son valorados con los mismos parámetros. Estándares y normas de evaluación Al medir los resultados alcanzados, éstos deberán compararse de acuerdo con los estándares y normas previamente establecidos, a fin de contemplar las mismas unidades para planear y controlar; con esto se logra una estandarización que permite valorar adecuadamente los alcances obtenidos.
1.7. Ciclo de aplicación del control
1.7.1. 1. Determina objetivos y estrategias 2. Planea programas 3. Determina cargas de trabajo 4. Asigna los recursos requeridos a las cargas de trabajo 5. Adquiere/delega autoridad para utilizar recursos 6. Desempeña el trabajo 7. Compara el desempeño con el plan 8. Compara los objetivos alcanzados con los objetivos deseados 9. Compara el programa alcanzado con el programa planeado
1.8. Como elementos de entrada (insumos), nos referimos a la planeación de objetivos, programas, presupuestos y todos los aspectos que se espera alcanzar, incluyendo los estándares que permitirán determinar los aspectos y formas de 104 Auditoría en sistemas computacionales Entrada Proceso Salida Retroalimentación Se determinan los objetivos y planes Se establecen los estándares de medición Se analiza y se compara lo realmente alcanzado con lo esperado Se establecen las desviaciones de lo inicialmente esperado Se informa y se elaboran acciones correctivas evaluar tales resultados ; también se toma como insumo a la propia recopilación de datos. • Como procesamiento,vemos que al contar con los anteriores elementos de entrada podemos hacer el análisis de esa información, a fin de comparar lo realmente alcanzado contra lo que se esperaba obtener; esto nos permite evaluar el cumplimiento de lo señalado en los insumos. • Como resultados, nos referimos a las conclusiones que se obtuvieron del procesamiento de la información anterior, lo cual permitirá obtener como salida el análisis del resultado de lo alcanzado contra lo esperado; con estos productos se realizará la información del comportamiento observado de la operación. • La retroalimentación cierra el ciclo del control como sistema. Ésta consiste en informar de los resultados de la evaluación, a fin de tomar las medidas necesarias para corregir las posibles desviaciones, si es que las hubo, o en su caso, para realizar una mejor planeación en la fase de insumos.
1.9. El control como sistema
2. Estándares de control
2.1. Estándares físicos
2.1.1. Estándares físicos de medición Son los que se establecen para medir y contar superficies, volúmenes, pesos, distancias y cualquier otro tipo de medidas de carácter físico, los cuales se pueden diseñar para comparar con otras medidas previas. Por ejemplo, medir los metros de construcción, apreciar el volumen (litros) de líquidos producidos en una jornada, contar las toneladas producidas de cereales o cualquier otro parámetro que se pueda calcular, de acuerdo con el establecimiento de medidas universalmente establecidas. 2 Estándares físicos de comparación Estos estándares se establecen como proporciones y ordenadores matemáticos que sirven para comparar entre una dimensión y otra, tales como las operaciones aritméticas, los registros contables, las mediciones estadísticas y otros factores de medida utilizados para comparar. Entre ellos encontramos: 3 Estándares físicos de acumulación Son aquellos medidores que permiten hacer mediciones que indican acumulación de algo, tales como la acumulación de intereses, estándares de producción y otros estándares de aplicación similar.
2.2. Estándares de costos
2.2.1. 1 Estándares de costos fijos Se refieren a aquellas partes de los costos que no varían con el nivel de producción y que, se produzca o no, de todos modos se tienen que realizar; estos costos fijos siempre están directamente implicados en cualquier operación; por ejemplo, la renta de un local, la energía eléctrica que se consume, el costo de empleados administrativos, etcétera. 2 Estándares de costos variables Son aquellos costos que se asignan a los resultados de la operación de cualquier negocio, los cuales están directamente relacionados con el volumen de producción de los bienes o servicios de la empresa; estos costos se pueden agrupar en los siguientes grupos.Costos de materias primas Costos variables que se acumulan en función al volumen de materias primas utilizadas en la producción de bienes o servicios. Costos de producción Son los costos que están directamente involucrados en la producción de algún bien o servicios que no sean materias primas ni ventas, tales como combustibles, refacciones de las máquinas, costo de suministros de operación, etcétera. Costos de venta Para llevar los bienes y servicios de la institución al mercado de consumidores, es necesario realizar una serie de gastos que se conocen como costos de venta, los cuales se harán en función al volumen de ventas y se utilizarán en la venta y distribución de dichos bienes a manera de comisiones, gastos de publicidad, gastos de entrega, etcétera.Costos de mano de obra Los principales costos que se tienen en las empresas son los relacionados con el personal que labora en ellas, entre los cuales se destacan la mano de obra administrativa, la mano de obra de producción, los costos de la fuerza de venta, etcétera. Otros costos En las empresas existen muchos tipos de costos, por lo cual es necesario señalar que dichos costos pueden agruparse según las características propias de cada institución y según sus diferentes maneras clasificación, pero invariablemente deben ser tomados en cuenta.
2.3. Estándares de capital
2.3.1. 1 Estándares económicos Son todos aquellos indicadores de capital que se manifiestan de acuerdo con la evaluación de la economía de una empresa y que son dictaminados por los estándares económicos generalmente aceptados dentro de una sociedad comercial. 2 Razones financieras Son los valores comparados que se establecen por medio del análisis de los resultados financieros de una empresa, los cuales se utilizan con el propósito de evaluar el adecuado funcionamiento de sus actividades financieras, en concordancia plena con sus requisitos contables. 3 Estándares de rendimiento de capital Son los estándares que se adoptan en las instituciones para medir el rendimiento del capital puesto a su disposición, con los cuales se establecen los beneficios derivados del uso de dicho capital. Entre estos estándares encontramos las tasas de rendimiento, los indicadores de rentabilidad, la Tasa Interna de Retorno (TIR), los flujos de efectivo, etcétera. 4 Inventarios Es la acumulación de capital de trabajo y bienes de la empresa, los cuales están a su disposición para la producción de bienes y servicios; entre estos estándares podemos 120 Auditoría en sistemas computacionales citar la inversión fija en maquinaria, en equipos de transporte, en muebles e inmuebles, en inventarios de materias primas y de productos terminados, etcétera.
2.4. Estándares de ingresos y egresos
2.4.1. 1 Estándares de ingresos Aquí se agrupan todos los estándares que se derivan de las captaciones que tiene la empresa, ya sean por la ventas de sus bienes y servicios, por sus resultados financieros e intereses, por sus venta de acciones, bonos, empréstitos, etc., los cuales permitirán, junto con los egresos, valorar sus resultados financieros. 2 Estándares de egresos Los estándares que aquí se agrupan están relacionados con las erogaciones que tiene una institución para su mantenimiento, tales como gastos de producción, costos de mano de obra, pagos de préstamos, intereses y utilidades, etcétera.
2.5. Estándares no tangibles
2.5.1. Los estándares que hemos analizado anteriormente se relacionan con elementos físicos que de alguna manera pueden ser contados; sin embargo, para el control interno de las empresas también se pueden utilizar otros tipos de estándares que no necesariamente deben ser tangibles ni numerales, los cuales, aunque no se puedan cuantificar, sí se deben identificar y tomar en cuenta.estos estándares son representaciones que se dan a las cualidades de las cosas. A continuación citaremos algunos ejemplos de dichas representaciones: • Bueno (aquel que hace bien las cosas) • Satisfactoriamente (que satisface los requerimientos) • Bondadoso (el que tiene bondad) • Adecuado (acomodado de una cosa a otra) Control interno 121 • Valeroso (aquel que tiene valor para alguien o algo) • Brillante (el que sobresale de los demás)
2.6. Estándares de control estadístico
2.6.1. Estos estándares son de los más difundidos y de mayor aceptación en la utilización del control interno en las empresas, ya que permiten establecer, medir y evaluar, al amparo de razones matemáticas, estadísticas, y en algunos casos integrales y diferenciales, los resultados alcanzados en las empresas. En este punto se indica la existencia de dichos estándares ya que serán utilizados de alguna manera durante el desarrollo de este libro, en el entendimiento de que son parte fundamental del mismo.
2.7. Estándares de auditoría
2.7.1. Los estándares que se comentan en esta parte son la esencia de este libro, ya que a lo largo del mismo se presentan como las herramientas, métodos, técnicas y procedimientos de auditoría y, en sí, de los elementos de control que se utilizan durante todo este punto. Por esta razón, ya no será comentado ninguno de estos tipos de estándares y sólo se mencionará su existencia para complemento de este punto, ya que posteriormente se analizarán con el enfoque y aplicación que corresponden a la auditoría de los sistemas informáticos.
2.8. Normas de evaluación
2.8.1. Normas cuantitativas
2.8.1.1. • Normas físicas • Normas de costos • Normas de capital • Normas de ingresos • Normas de programas • Normas de productividad • Normas de posición en el mercado
2.8.2. Normas cualitativas
2.8.2.1. Normas de publicidad • Normas de desarrollo de personal • Normas de información • Normas de hegemonía del producto • Normas de actitudes de los empleados
2.8.3. Normas materiales
2.8.3.1. Normas de desempeño Son aquellas que permiten medir los resultados alcanzados con una operación normal de una empresa; dichas normas son las siguientes. • Normas de cantidad • Normas de calidad • Normas de costos • Normas de tiempo Normas complementarias Estas normas se establecen para apoyar la evaluación de las normas de desempeño, con ello se complementan los estándares de medición de las primeras; entre estas normas encontramos las siguientes: • Normas de factores físicos • Normas de comportamiento • Normas de función • Normas de políticas
2.9. Otras normas y estándares
2.9.1. Estándares del IEEE
2.9.1.1. El IEEE (Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos) fue formado a principios de los 80 para desarrollar estándares para las tecnologías emergentes en muchas de las ramas de la ingeniería; para el caso específico del área de sistemas computacionales y en especial para que los equipos de redes de diferentes fabricantes pudieran trabajar juntos e integrarse sin problemas, se formó el comité de la serie IEEE 802, el cual está relacionado con el Modelo ISO (Organización Internacional de Estándares) de la OSI,
2.9.2. Normas de la serie ISO-9000
2.9.2.1. La serie ISO 9000 se compone de las siguientes normas:20 • ISO 9000: incluye directrices para la selección y uso de las normas de la serie. • ISO 9001: da los requerimientos exigibles a la organización para el aseguramiento de la calidad en las actividades de diseño, desarrollo, producción, instalación, inspección y servicio posventa. • ISO 9002: determina los requerimientos exigibles para el aseguramiento de la calidad en las actividades de producción, instalación y servicio posventa. • ISO 9003: establece los requerimientos exigibles para el aseguramiento de la calidad sólo en las actividades de inspección y ensayos finales. • ISO 9004: es una guía para la gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad. Las normas complementarias de la serie son: • ISO 8402: es una recopilación del vocabulario utilizado en las normas de la serie. • ISO 10011-1/2/3: establecen criterios de auditorías, de calificación de los auditores y de gestión de programas de auditorías, respectivamente. • ISO 100013: es una guía para la elaboración del manual de calidad para la organización. • De todas las normas de la serie, las únicas certificables son la 9001, 9002 y 9003
2.9.3. Estándares de educación
2.9.3.1. • Conocimientos: conceptos, ideas, datos, divergencias, principios, teorías, tecnología, paradigmas, leyes. • Valores, actitudes y virtudes humanas: ética, dignidad, solidaridad, igualdad, integridad, autocontrol, responsabilidad, socialización. • Diseños curriculares: Componentes, perfiles de egresados, objetivos, mapas curriculares, programas analíticos y detallados, evaluación y otros componentes que señalan las características de una educación primaria, secundaria, media superior, estudios universitarios o de posgrado. • Destrezas y competencias: vida, reflexión, pensamiento, comunicación, estudio, investigación, adaptación, trabajo, tecnología, integración, teorización. • Estudio y trabajo: calidad total, compromiso, dedicación, servicio, producción, tecnología, empleabilidad, economía y desarrollo global. • Diversidad cultural: etnicidad, raza, edad y género, procedencia, status socioeconómico, tipo de familia, excepcionalidad, escolaridad. • Prevención: salud, higiene, conservación de recursos, violencia, drogas, alcohol y armas.
2.9.4. Estándares y normas de calidad
2.9.4.1. En estos casos es donde se diseñan estándares y normas por medio de los cuales se busca apreciar los cumplimientos en cuanto a la calidad esperada en relación con la calidad realmente alcanzada; éstos pueden ser muchos tipos de estándares de medición y muy variados aspectos, por esa razón sólo se menciona su existencia y aplicación.
2.9.5. Normas Oficiales Mexicanas
2.9.5.1. Se han diseñado una serie de normas mexicanas que buscan estandarizar la realización de evaluaciones en muchos aspectos, de entre los cuales se destaca la lista de NOM correspondiente al año 2000:
3. Conceptos y definiciones del control interno
3.1. Definiciones de control interno
3.1.1. El control interno es el establecimiento de los mecanismos y estándares de control que se adoptan en las empresas, a fin de ayudarse en la administración correcta de sus recursos, en la satisfacción de sus necesidades de seguridad, en la salvaguarda y protección de los activos institucionales, en la ejecución adecuada de sus funciones, actividades y operaciones, y en el registro correcto de sus operaciones contables y reportes de resultados financieros; todo ello para el mejor cumplimiento del objetivo institucional
3.2. Objetivos del control interno
3.2.1. Establecer la seguridad y protección de los activos de la empresa
3.2.1.1. Con la implantación del control interno se pretende vigilar que se cumpla con la protección y seguridad de los bienes y activos de la empresa, estableciendo todas las medidas, planes, programas, métodos, técnicas y funciones que permitan administrar adecuadamente sus activos.
3.2.2. Promover la confiabilidad, oportunidad y veracidad de los registros contables, así como de la emisión de la información financiera de la empresa
3.2.2.1. Para satisfacer este objetivo se busca, por medio del control interno, promover la confiabilidad, oportunidad y veracidad de todas las actividades comerciales y financieras que se realizan en la institución, a fin de verificar el registro correcto de sus transacciones contables, y así poder evaluar la emisión de sus resultados financieros, así como valorar las utilidades o el déficit que se obtenga durante un periodo determinado. En esto estriba la importancia del control interno.
3.2.3. ncrementar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las operaciones y actividades de la empresa
3.2.3.1. Otro de los objetivos básicos del control interno es contribuir a la mejor realización de las operaciones, actividades y tareas que se tienen asignadas en una institución, en sus áreas específicas o en determinadas unidades administrativas; esto únicamente se logra cuando se cuenta con la verificación y evaluación correctas del cumplimiento de las actividades de la institución, así como de sus funciones y tareas. Además, con ello se incrementan la eficiencia y eficacia en la realización de dichas actividades.
3.2.4. Establecer y hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos que regulan las actividades de la empresa
3.2.4.1. Para que se realicen fielmente las actividades de una empresa, se debe vigilar que se cumplan de manera adecuada las disposiciones, reglamentos y normas que regulan el 108 Auditoría en sistemas computacionales desarrollo de tales actividades, además de tener que cumplir con los métodos, técnicas y procedimientos previamente determinados. Precisamente otro de los objetivos básicos del control interno es supervisar que se cumplan las normas, las políticas y los procedimientos que determinan la realización correcta de las funciones, actividades y tareas de una empresa.
3.2.5. Implantar los métodos, técnicas y procedimientos que permitan desarrollar adecuadamente las actividades, tareas y funciones de la empresa
3.2.5.1. En este punto, con el control interno también se busca evaluar el cumplimiento y apego a los métodos, técnicas y procedimientos que permitan desarrollar eficientemente las tareas que se tienen encomendadas dentro de una empresa. Con la presentación de los objetivos anteriores sólo se busca ejemplificar los aspectos básicos que se deben considerar al implantar el control interno en una empresa, así como en alguna de sus áreas o en cualquier unidad administrativa. El propósito es que se tome en cuenta dicho control para su aplicación real en la institución, en el entendimiento de que dichos objetivos se pueden diseñar y adaptar de acuerdo con las necesidades concretas de la propia empresa.
3.3. Importancia del control interno para la auditoría
3.3.1. existen tres métodos para evaluar el estudio del control interno: Método de cuestionario, en el cual se evalúan, por medio de cuestionarios, los procesos, rutinas y medidas básicas de la empresa, tanto las fundamentales y las principales como las secundarias con las que se llevan a cabo las actividades de la empresa Método gráfico, en el cual se hace la evaluación de los mismos aspectos, pero mediante esquemas, gráficas, cuadros, flujos de operación y demás aspectos esquemáticos que ayudan a entender visualmente este control interno. Método mixto, que es la combinación de los dos anteriores, ya que interroga por medio de cuestionarios y complementa los procesos, rutinas y procedimientos de la empresa por medio de gráficas, cuadros y diagramas. La aplicación de esta evaluación y el estudio del control interno serán suficientes por sí mismos para destacar la importancia de este control en la auditoría, lo cual se hace extensivo a la auditoría de sistemas computacionales.
4. Elementos del control interno
4.1. Elementos para ser utilizados en las empresas
4.1.1. Elementos de organización Dirección Coordinación Asignación de responsabilidades Elementos de procedimientos Planeación y sistematización Registros y formas Informes Elementos de personal Entrenamiento Eficiencia y eficacia Moralidad Retribución Elementos de supervisión Revisión para precisar Pérdidas y deficiencias
4.1.1.1. Elementos de organización
4.1.1.1.1. Dirección La dirección es uno de los elementos básicos para cualquier institución, debido a que es una parte fundamental para cumplir el objetivo institucional, ya que a través de la acción de dirigir se coordina el desarrollo de las actividades y la integración de los recursos humanos con los recursos materiales y económicos. También es la función que determina, supervisa y evalúa el cumplimiento de otras funciones, tareas y actividades en las demás áreas de la empresa. En el control interno, la dirección es el elemento fundamental de la organización, ya que contribuye a la cohesión y coherencia de la estructura de organización y ayuda a supervisar el desarrollo de las funciones, actividades y tareas que se realizan para cumplir el objetivo institucional. Coordinación La coordinación es otro de los elementos fundamentales de cualquier institución, debido a que con dicha función los recursos humanos obtienen la armonía y la congruen 112 Auditoría en sistemas computacionales cia que necesitan para la realización de sus actividades, contando con el apoyo de los otros recursos de la empresa; incluye la distribución ordenada de las tareas, métodos y procedimientos necesarios para cumplir el objetivo institucional. En relación con su implantación en la empresa, esta actividad contribuye a la realización correcta de las funciones y actividades que tiene encomendadas la institución, lo cual se logra a través de la armonía, congruencia y distribución ordenada de los recursos disponibles para proteger los activos de dicha institución, así como a través del registro apropiado de sus operaciones, de la realización eficiente de sus actividades y de la emisión correcta de sus resultados financieros. Asignación de responsabilidades La asignación de responsabilidades representa la garantía de que las funciones, actividades y responsabilidades están correctamente delimitadas entre las áreas y los empleados de la empresa y de que éstos se comprenden en forma clara, concreta y correcta; además, también representa la delegación de autoridad y responsabilidad que tienen los encargados de realizarlas. Con lo anterior se busca la mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Esta función contribuye a la distribución adecuada de las actividades y cargas de trabajo entre los integrantes de la empresa, a fin de lograr que el desarrollo de sus operaciones sea más eficiente y eficaz y que se cumpla con el objetivo de dicha empresa.
4.1.1.2. Elementos de procedimientos
4.1.1.2.1. Planeación y sistematización La adopción de este subelemento permite diseñar aquellos métodos, técnicas y herramientas que servirán para desarrollar eficientemente todas las actividades y operaciones que se tienen encomendadas en la empresa y en sus áreas, con el propósito de satisfacer el objetivo institucional. Su importancia radica en que además de establecer los métodos, técnicas y procedimientos para la ejecución correcta de las actividades de una empresa, también se establecen las normas, políticas y lineamentos que permitirán uniformar el desarrollo de sus actividades y funciones. Cabe señalar que el cumplimiento adecuado de este subelemento del control interno también contribuye a la asignación precisa de actividades y tareas de cada uno de los recursos de la empresa. Control interno 113 Registros y formas Esta parte del control interno se refiere al establecimiento de los instrumentos que permitirán registrar, de manera uniforme, todas las transacciones y actividades, así como los resultados obtenidos con el desarrollo de las operaciones de la institución, a la vez que permiten mantener los antecedentes históricos sobre ellos y, en muchos casos, permiten elaborar estadísticas sobre el registro, desarrollo y cumplimiento de las operaciones de la empresa, a fin de mantener un control eficiente sobre sus resultados. En el control interno es de suma importancia establecer estos elementos, debido a que, además de servir de antecedentes estadísticos sobre el cumplimiento de las tareas, actividades y transacciones de la empresa, también se puede estandarizar el registro de esas operaciones, lo cual permite su uniformidad. Además, los registros y las formas permiten evaluar documentalmente los resultados alcanzados en comparación con lo planeado, y así estar en condiciones de retroalimentar a la empresa con dichos resultados para el mejor desempeño de sus actividades. Informe Es la presentación formal de los registros, estadísticas y resultados obtenidos durante un periodo determinado, el cual está dentro de un plan previamente definido para cumplir con las actividades de una institución. El principal propósito es presentar el resultado obtenido, a fin de comparar lo realmente logrado con lo que se esperaba obtener durante dicho periodo; así se puede evaluar el cumplimiento de los objetivos de la institución y, en su caso, retroalimentar sus actividades para su mejor realización. La importancia que tienen los informes para el control interno radica en que, al establecer las formas y métodos de registros de las actividades, operaciones y resultados de la empresa, se pueden evaluar sus resultados finales y se puede medir el cumplimiento de los objetivos previamente determinados por dicha empresa.
4.1.1.3. Elementos de personal
4.1.1.3.1. Entrenamiento El entrenamiento se refiere a la capacitación, adiestramiento y preparación que se proporciona a los recursos humanos de una empresa, con el propósito de que éstos puedan desarrollar e incrementar sus conocimientos, habilidades, aptitudes y experiencias para el mejor desempeño de las funciones y tareas que les encomienda dicha empresa.Eficiencia y eficacia Este subelemento del control interno permite medir y evaluar el rendimiento adecuado de los recursos humanos de una empresa, a través de la explotación de las habilidades, conocimientos y aptitudes del personal para ejercer las funciones y actividades necesarias para alcanzar el objetivo de la institución. Moralidad La moralidad en el control interno es la actuación de los trabajadores de acuerdo con los principios y normas que regulan su conducta dentro de la empresa, así como en la sociedad.Retribución Desde sus primeros tratados de administración, F. Taylor y H. Fayol han señalado la importancia de la equidad en la retribución del ingreso comparado con la carga de trabajo que se realiza. Éste es uno de los aspectos fundamentales para conservar al trabajador dentro de la empresa, y al mismo tiempo sirve para que el empleado aporte su mejor esfuerzo, conocimientos, habilidades y aptitudes para el desarrollo correcto de sus actividades.
4.1.1.4. Elementos de supervisión
4.1.1.4.1. Revisión para precisar Es la acción de obtener información, analizarla y evaluarla, a fin de precisar si el cumplimiento de las actividades, planes y funciones de la empresa ha sido el adecuado, lo cual se logra únicamente por medio de la supervisión constante de las actividades y resultados. 2 Pérdidas y deficiencias El control interno contribuye, por medio de la supervisión, a que en las empresas y sus áreas no existan pérdidas de los bienes y activos, así como para detectar las irregularidades en la protección, el cumplimiento y la realización correcta de las funciones de dichas empresas. 3 Mejores métodos Para realizar de manera adecuada los planes, actividades, funciones y resultados de las empresas, es necesario que, por medio de la supervisión, se haga una evaluación constante de su cumplimiento, lo cual sólo se logra con mejores métodos de trabajo, resultado de la retroalimentación del control interno en las empresas. 4 Mejores formas de control Entre más se aplica la supervisión en las actividades de una empresa, también se van mejorando las formas de evaluar el desempeño de los planes, programas y actividades, con lo cual se puede retroalimentar su cumplimiento. Es evidente que esto se obtiene con una aplicación adecuada de la supervisión, lo cual permite determinar las mejores formas de control en todas las funciones de una empresa. 5 Operaciones más eficientes A medida que se mejoran las formas de control con el establecimiento del control interno en las empresas, también se mejorarán sus resultados por medio de la supervisión, lo cual ayuda a realizar mejor sus operaciones. 6 Mejor uso de los recursos físicos y humanos La implantación del control interno en las empresas, además de satisfacer todos los aspectos antes señalados, se complementa con la supervisión para obtener el mejor aprovechamiento de los recursos tanto humanos como físicos; además contribuye al logro de mejores resultados en el cumplimiento de las funciones de éstos.