Elaboración PGD
by luz myrian arbelaez
1. 3. Fases de implementación del PGD.
1.1. 1. Fase de Elaboración: Identificar condiciones para la implementación.
1.2. 2. Fase de ejecución y puesta en marcha: Actividades y estrategias que garanticen el éxito de la implementación del PGD.
1.3. 3.fase de seguimiento: Proceso de monitoreo y análisis, acciones de revision y evaluación de la gestion documental.
1.4. 4. fase de mejora: Mantener los procesos de la gestion documental en permanente innovación, desarrollo y actualización.
2. 4. Programas específicos: Adoptar programas que considere de acuerdo a sus propias necesidades o requerimientos.
2.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.
2.2. programa de documentos vitales o esenciales.
2.3. Programa de gestion de documentos electrónicos.
2.4. Programa de archivos descentralizados.
2.5. Programa de reprografia.
2.6. Programa de documentos especiales.
2.7. Programa de auditoria y control.
3. 5. Armonización con planes y sistemas de gestion de la entidad : Articular con
3.1. Modelo integrado de planeación y gestion.
3.2. Plan estratégico institucional.
3.3. Plan de inversion.
3.4. Plan de acción anual.
3.5. PINAR
4. 1. Aspectos Generales.
4.1. a. Definir la importancia del PGD.
4.2. b. Alcance:Definir la relación con otros planes, planificar tiempo e inversion, formular metas e identificar tipos de información y areas responsables.
4.3. c. Publico al cual va dirigido: Identificar los usuarios de la entidad.
4.4. d. Requerimientos para el desarrollo del PGD.
4.4.1. 1. Normativos : Elaborar y mantener actualizado un normograma relacionado con la gestion documental.
4.4.2. 2. Económicos : Acorde con lo establecido en el PINAR.
4.4.3. 3. Administrativos : Conformar equipo interdisciplinario, definir responsables y roles.
4.4.4. 4. Tecnológicos : Verificar si las herramientas tecnológicas e infraestructura son adecuadas, actualizadas y realizar evaluación tecnologica teniendo en cuenta acceso y uso, captura y administración, colaboración y entrega, seguridad y preservación, arquitectura y sistemas, planeación e implementación.
4.4.5. 5. Gestion del cambio : Formular acciones orientadas a que las personas y la cultura de la entidad se ajusten a las nuevas estrategias de la gestion documental.