Elaboración PGD

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Elaboración PGD by Mind Map: Elaboración PGD

1. 1. Aspectos Generales.

1.1. a. Definir la importancia del PGD.

1.2. b. Alcance:Definir la relación con otros planes, planificar tiempo e inversion, formular metas e identificar tipos de información y areas responsables.

1.3. c. Publico al cual va dirigido: Identificar los usuarios de la entidad.

1.4. d. Requerimientos para el desarrollo del PGD.

1.4.1. 1. Normativos : Elaborar y mantener actualizado un normograma relacionado con la gestion documental.

1.4.2. 2. Económicos : Acorde con lo establecido en el PINAR.

1.4.3. 3. Administrativos : Conformar equipo interdisciplinario, definir responsables y roles.

1.4.4. 4. Tecnológicos : Verificar si las herramientas tecnológicas e infraestructura son adecuadas, actualizadas y realizar evaluación tecnologica teniendo en cuenta acceso y uso, captura y administración, colaboración y entrega, seguridad y preservación, arquitectura y sistemas, planeación e implementación.

1.4.5. 5. Gestion del cambio : Formular acciones orientadas a que las personas y la cultura de la entidad se ajusten a las nuevas estrategias de la gestion documental.

2. 2. Lineamientos para los procesos de la gestion documental Acorde con el decreto 2609 de 2012.

2.1. Procesos : Planeación, producción, gestion y tramite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.

3. 3. Fases de implementación del PGD.

3.1. 1. Fase de Elaboración:Identificar condiciones para la implementación.

3.2. 2. Fase de ejecución y puesta en marcha: Actividades y estrategias que garanticen el éxito de la implementación del PGD.

3.3. 3.fase de seguimiento: Proceso de monitoreo y análisis, acciones de revision y evaluación de la gestion documental.

3.4. 4. fase de mejora: Mantener los procesos de la gestion documental en permanente innovación, desarrollo y actualización.

4. 4. Programas específicos: Adoptar programas que considere de acuerdo a sus propias necesidades o requerimientos.

4.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

4.2. programa de documentos vitales o esenciales.

4.3. Programa de gestion de documentos electrónicos.

4.4. Programa de archivos descentralizados.

4.5. Programa de reprografia.

4.6. Programa de documentos especiales.

4.7. Programa de auditoria y control.

5. 5. Armonización con planes y sistemas de gestion de la entidad : Articular con

5.1. Modelo integrado de planeación y gestion.

5.2. Plan estratégico institucional.

5.3. Plan de inversion.

5.4. Plan de acción anual.

5.5. PINAR