1. Documento tem valor
1.1. primário: Administrativo
1.2. secundário: valor histórico, probatório ou informativo)
1.3. Teoria das 3 idades
1.3.1. Ciclo vital mnemônico
1.3.2. Corrente
1.3.2.1. 1ª idade = Ativo (CORRENTE) (que está sempre em uso), uso intenso, consultado com frequência (TEM VALOR PRIMÁRIO) ****Próximo ao local de uso****
1.3.3. intermediários
1.3.3.1. 2ª idade = semi-ativo, (INTERMEDIÁRIO. LIMBO, PURGATÓRIO) as consultas são poucas. (TEM VALOR PRIMÁRIO) ***distante do local de uso: Por questão econômica***.
1.3.3.1.1. pode ser eliminado na fase corrente e intermediário, mas no permanente não se pode excluir.
1.3.4. permanentes
1.3.4.1. 3ª idade= inativo (uso zero), (PERMANENTE) talvez para uma pesquisa, historiadores por exemplo (VALOR SECUNDÁRIO), FICA EM CUSTÓDIA.
1.3.4.1.1. TRANSFERÊNCIA É FEITA DA 1ª IDADE PARA A 2ª IDADE. RECOLHIMENTO DA 1ª OU 2ª IDADE PARA A 3ª IDADE É CHAMADO DE RECOLHIMENTO.
2. Fundo
2.1. Aberto
2.1.1. é aquele que se pode acrescentar documentos novos
2.2. fechado
2.2.1. é aquele que não recebe mais documentos
3. Princípio da unicidade
3.1. princípio da unicidade, o MESMO CONTEÚDO em um contexto DIFERENTE representa um novo arquivo (não é uma cópia).
4. Documento
4.1. informação + suporte Autenticidade veracidade
5. Protocolo
5.1. Protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa
5.2. Recebimento e classificação
5.2.1. quando documento/ correspondência chega ele tem a Separar o que é:
5.2.1.1. Particular distribuída ao destinatário
5.2.1.2. Oficial :
5.2.1.2.1. ostensivo
5.2.1.2.2. sigilosos
5.3. Classificação
5.3.1. Plano ou código: são as funções dos arquivos ex: 001 administração geral 0303 saída o arquivista vai ler o documento e vai pegar o cogido e vai classificar, fito com base no conteúdo.
6. Registro e movimentação
6.1. Registro envia para algum setor dentro da instituição: A- distribuição ()sempre a primeira vez que o registro enviar) depois sempre vai ser redistribuição. b - redistribuição c - redistribuição d redistribuição e e vai assim quando é fora da instituição se dá o nome de expedição
6.1.1. Distribuição redistribuição expedição
6.1.1.1. Tramitação