CẨM NANG QUẢN TRỊ

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Rocket clouds
CẨM NANG QUẢN TRỊ by Mind Map: CẨM NANG QUẢN TRỊ

1. S1: STRAGERY - CHIẾN LƯỢC - BỐI CẢNH TỔ CHỨC

1.1. Thông tin doanh nghiệp: Google Docs - create and edit documents online, for free.

1.2. Danh mục chức năng: Google Sheets - create and edit spreadsheets online, for free.

1.2.1. Mục tiêu dài hạn

1.2.1.1. Mục tiêu trung hạn

1.2.1.1.1. Mục tiêu ngắn hạn

1.3. Sơ đồ tổ chức

1.4. Sếp tốt, có đầu óc chiến lược, tuy nhiên kết quả rất nhỏ

1.4.1. NV vẫn làm chăm chỉ, nhưng không làm đúng việc

1.4.2. Không có công cụ cứng và mềm để giám sát nhân viên thực hiện

1.4.3. Tầng giám sát cấp trung gian yếu, không tổ chức thực hiện được

1.5. Tầng 1: Hoạch định, mục tiêu, chiến lược

1.5.1. Hoạch định, mục tiêu, chiến lược Nghiên cứu thị trường Quyết định, phê duyệt Ủy quyền Truyền thông, truyền lửa Thiết lập kế hoạch, tổ chức bộ máy Chiêu mộ nhân tài

1.5.2. Tầng 1 phải truyền thông rõ

2. S2: STRUCTURE - CẤU TRÚC, CHỨC NĂNG để thực thi S1

2.1. Sơ đồ đánh trận để đạt được các mục tiêu của S1

2.1.1. Sơ đồ tổ chức

2.1.2. Ai? Vị trí ở đâu => Hệ thống chức danh

2.1.3. Anh làm gì? => Hệ thống MTCV

2.1.3.1. Anh có khung năng lực ASK ntn?

2.1.3.2. Anh sẽ được đãi ngộ ntn?

2.1.4. KPI của anh là gì?

2.1.5. Anh được đào tạo như thế nào?

2.2. Phân cấp chức năng

2.2.1. Tầng 2: Tổ chức, giám sát. Không nghĩ chiến lược, cũng không thực thi mà hỗ trợ, giám sát, tạo động lực cho NV thực thi

2.2.1.1. Tiếp nhận mục tiêu Phân bổ mục tiêu Tổ chức thực hiện: phân công, giám sát, kiểm tra, kiểm soát, động viên khích lệ Giải quyết vấn đề, xử lý sự cố

2.2.1.2. Đóng vai trò quan trọng, kết nối tầng 1, tiếp nhận tốt, triển khai đúng điều tầng 1 mong muốn

2.2.1.3. Tầng 1 truyền thông không rõ: - Tầng 2: Tự nâng cao năng lực phát triển khả năng tiếp thu - Hỏi lại sếp muốn điều gì, nói rõ ra - Đề xuất 3 phương án, anh yes và no

2.2.2. Tầng 3: Thực thi ( làm, may vá, hàn)

2.2.3. Tầng 4: Quản lý rủi ro

2.2.4. Tầng 1 và tầng 2 mà thống nhất => Thực thi nhàn, khỏe và hiệu suất

2.2.5. Phân cấp chức năng có mối quan hệ với họ nghề

2.2.5.1. GĐ hành chính nhân sự

2.2.5.1.1. Trưởng phỏng Hành chính Nhân sự

2.3. Chuỗi giá trị

2.3.1. Phân đoạn chức năng

2.3.1.1. SUPPLIER

2.3.1.1.1. INPUT

2.4. Phân cấp Cán bộ

2.4.1. Brand 1

2.4.1.1. Lãnh đạo chiến lược

2.4.1.1.1. ...

2.4.2. Brand 2

2.4.2.1. Lãnh đạo điều hành

2.4.2.1.1. Chuyên gia cấp 4

2.4.3. Brand 1 và Brand 2 phải hoạch định chiến lược từ 1 fuction chính trong tổ chức

2.4.4. Brand 3

2.4.4.1. Quản lý cấp cao

2.4.4.1.1. Chuyên gia cấp 3

2.4.5. Brand 4

2.4.5.1. Quản lý cấp trung

2.4.5.1.1. Chuyên gia cấp 2

2.4.6. Bran 5

2.4.6.1. Quản lý sơ cấp

2.4.6.1.1. Chuyên gia cấp 1

2.4.7. Brand 3, 4, 5: - Thẩm thấu các tầm nhìn, mục tiêu do brand 1,2 hoạch định ra - Đưa ra các công cụ giám sát công việc của Brand 6,7 - Đưa ra công cụ hỗ trợ công việc của Brand 6,7 để thực hiện các công việc 1,2,3,4,5 - Có nhiều cấp quản lý hay không phụ thuộc vào quy mô công ty và location, chia nhỏ ra

2.4.8. Brand 6

2.4.8.1. Chuyên viên

2.4.8.1.1. ...

2.4.9. Brand 7

2.4.9.1. Nhân viên

2.4.9.1.1. ...

3. S3: SYSTEM - HỆ THỐNG

3.1. Xây dựng S3 nhằm trả lời câu hỏi

3.1.1. Tạo ra luồng giao thông, đồng nhất, đồng bộ trong hệ thống

3.1.1.1. System có line màu vàng, màu xanh Khi bạn được lên cấp trên, bạn được đi line màu đen và được quyết định gì?

3.1.2. Hệ thống sẽ có sự đồng nhất, đồng bộ có tính kế thừa

3.1.2.1. Hệ thống không chạy theo con người

3.1.2.2. Họ có đang làm đúng như mình mong muốn

3.1.2.3. Các con người ở những nơi khác nhau vẫn phải làm giống nhau

3.1.2.4. Nhiều người ở cùng vị trí chức năng giống nhau, VD cùng là vị trí trưởng phòng hành chính (miền bắc hoặc miền nam), làm nhiều cách khác nhau để đạt KPI, giẫm đạp, chồng chéo lên nhau

3.1.2.5. NV cũ nghĩ người khác thế vô. NV mới làm giống NV cũ

3.1.2.6. Scale up, nhân bản nhiều hệ thống rất nhanh

3.1.3. Giám đốc đi vắng 3 ngày, không có chữ ký duyệt chi của Giám Đốc, dẫn đến không thi công xử lý sự cố để bàn giao nhà cho khách hàng, nhà bị tràn nước, ván sàn bị bong tróc. KH khiếu nại trên mạng xã hội, yêu cầu đền bù => Chạy bằng cơ, thủ công

3.1.3.1. CV Giám đốc là ký giấy tờ hay hoạch định?

3.1.3.2. GĐ có thể tạo ra những bất cập trong CV cho NV. Kéo NV vào phòng họp bắt báo cáo.

3.1.3.3. Sinh ra nhiều thứ tiêu cực trong tổ chức. VD: Sư tử - Kiến + Gián - Thư ký

3.1.4. Các cấp quản lý dành phần lớn thời gian giải quyết vấn đề và xử lý sự cố

3.1.4.1. Trong quá trình họ làm có rủi ro gì không? làm sao giảm thiểu các rủi ro đấy

3.1.4.2. NV trong các phòng ban không đánh nhau, ví dụ đặt xe sau giờ hành chính

3.2. Bộ cẩm nang quản trị

3.2.1. Định nghĩa

3.2.1.1. Là 1 hệ thống Văn bản của doanh nghiệp

3.2.1.2. Bao gồm các cấu phần do Các câp Quản lý ban hành và sử dụng

3.2.1.3. Phải được review - cập nhật - soạn thảo - xem xét - ban hành - đào tạo - thực hiện - sửa đổi, cập nhật liên tục theo thực tế

3.2.1.4. Là hành lang pháp lý của doanh nghiệp

3.2.1.4.1. Bất kể vị trí nào đều tuân thủ luật chơi như nhau

3.2.1.4.2. Mọi người là bình đẳng, sếp đi muộn cũng bị phạt như nhân viên

3.2.1.4.3. Là căn cứ xử lý những ai không tuân thủ, vi phạm

3.2.1.4.4. Thể hiện quan điểm của doanh nghiệp là quản trị theo hệ thống

3.2.1.5. Công cụ quản trị doanh nghiệp

3.2.1.6. Công cụ, hệ thống giảm thiểu rủi ro

3.2.1.7. Được lưu trữ, có nguyên tắc về truy cập

3.2.2. Cấu phần

3.2.2.1. 1. Tầm nhìn, sứ mệnh, bộ mục tiêu

3.2.2.1.1. 2. Bộ kế hoạch: ai, làm gì, khi nào, ngân sách thực hiện? cho các bộ phận chức năng

3.2.2.2. 3. SOP, quy trình, quy định, quy chế, tiêu chuẩn

3.2.2.2.1. Tập trung giảm thiểu rủi ro trước khi làm

3.2.2.2.2. Làm ntn, làm sao để làm việc đó

3.2.2.3. Quản lý không biết tại sao luôn bận rộn

3.2.2.4. 4. Bộ báo cáo: để biết được công việc thực tế đạt được bao nhiêu so với kế hoạch

3.2.2.4.1. Muốn 100 tỷ

3.2.2.4.2. Biết được sức khỏe của DN, để đo lường để biết mình đang vướng ở đâu để tổ chức tập trung nguồn lực?

3.2.2.5. 5. Sơ đồ tổ chức, cây chức danh phòng ban, phân cấp cán bộ, MTCV, ASK, KPI

3.2.2.6. 6. Bộ phân quyền

3.2.2.6.1. VD: Kế hoạch đã được phê duyệt Kế hoạch thực hiện Trade Marketing, KPI đầu ra, ngân sách 50tr: - Option 1: GĐ kí chi tiền - Option 2: KTT và Trưởng phòng Marketing kí là đủ

3.2.2.6.2. Chọn các yêu tố cần phê duyệt, ai được quyền quyết, quyết trong budget bao nhiêu?

3.2.2.6.3. Cần đảm bảo tính song hành, nhân viên cần đủ năng lực, chất lượng để ra quyết định, tránh phê duyệt sai, ném tiền qua cửa sổ

3.2.2.6.4. Phân quyền cần tốt, tiết kiệm thời gian, hệ thống cho phép nhân viên chạy nhanh, hơn, nếu ko sẽ kiềm hãm nhân viên

3.2.2.7. 7. Tài liệu vận hành bản hằng ngày final

3.2.2.7.1. Cần được lưu trữ,

3.2.2.8. 8. Bộ văn bản hồ sơ pháp lý

3.2.2.9. 9. Bộ quản trị rủi ro

3.2.2.9.1. Tập trung vào hậu kiểm

3.2.2.9.2. Bộ checklist tuân thủ?

3.3. VAI TRÒ

3.3.1. Định hình tổ chức bộ máy của Doanh nghiệp

3.3.1.1. Mọi người trong công ty được tổ chức theo thứ bậc, trật tự

3.3.2. Định hướng các hoạt động của doanh nghiệp, đạt được mục tiêu

3.3.3. Hệ thống pháp lý của doanh nghiệp

3.3.3.1. Nội quy lao động làm rõ thì không khiếu kiện

3.3.4. Quản trị rủi ro của doanh nghiệp

3.3.5. Quản lý tri thức của doanh nghiệp

3.3.6. System tốt, cá nhân có thể định hướng tư duy cho nhân viên, học được các hệ thống của doanh nghiệp và biến thành của mình

3.4. Để hệ thống thật sự hiệu quả

3.4.1. Cần kiểm tra, đo lương, đánh giá định kỳ => NV không dùng, bỏ đi hệ thống đã xây

3.4.2. Thấy hệ thống là quan trọng

3.4.2.1. Chi nhiều tiền để xây hệ thống nhưng không ai dùng

3.4.2.2. Tự sáng tạo biểu mẫu

3.4.2.3. Mang biểu mẫu nơi khác về dùng

3.4.3. Phải được review - cập nhật - soạn thảo - xem xét - ban hành - đào tạo - thực hiện - sửa đổi, cập nhật liên tục theo thực tế

3.4.4. Cần có 1 bộ phận kiểm soát

3.4.5. Làm càng sớm càng tốt

3.4.5.1. Khi doanh nghiệp tăng nhanh sẽ đi nhanh hơn

3.4.5.2. Con người ở các bộ phận gắn kết với nhau, không bị tách rời nhau

3.5. Cách xây dựng

3.5.1. Từ trên xuống hay dưới lên được, nhưng cần có quy hoạch, hạ tầng, tổng thể

3.5.1.1. Để tránh mâu thuẫn giữa các văn bản

3.5.1.2. Tránh các hệ thống văn bản như 1 "nồi lẩu"

3.5.1.3. Copy trên mạng, hàng xóm, đổi tên không dùng được

3.5.1.4. Thuê bên tư vấn nhiều tiền mà không hiểu bản chất

3.5.2. Work Breakdown Structure - Phân rã công việc

3.5.2.1. Là công việc chia, tách nhỏ CV để dễ dàng, thuận tiện hơn trong CV triển khai, theo dõi hay kiểm soát

3.5.2.2. Mô hình cây

3.5.2.2.1. Tồn tại mối quan hệ "Gia đình" giữa các công việc cha và công việc con

3.5.2.2.2. Công việc cha được giải quyết khi các công việc con được hoàn tất

3.5.2.3. Phân rã theo

3.5.2.3.1. chức năng hiện nay là tối ưu nhất

3.5.2.3.2. chuỗi giá trị SIPOC

3.5.2.4. 1 vị trí

3.5.2.4.1. Có các công việc lớn

3.5.2.5. Nguyên tắc phân rã

3.5.2.5.1. Gọi tên được các cấp bố mẹ, con cái, cháu chắt (Phân cấp chức năng, phân đoạn chức năng) theo quy tắc

4. Cơ sở lý thuyết

4.1. MÔ HÌNH 7S

4.1.1. S1: STRAGERY - CHIẾN LƯỢC - BỐI CẢNH TỔ CHỨC

4.1.2. S2: STRUCTURE - CẤU TRÚC, CHỨC NĂNG để thực thi S1

4.1.3. S3: SYSTEM - HỆ THỐNG

4.1.3.1. Độ tuổi của Doanh nghiệp

4.1.3.1.1. <3 tuổi: Chưa cần có hệ thống, cấu trúc, (quy trình, quy định, tiêu chuẩn, biểu mẫu,...) => không vấn đề gì, có thể xử lý sự cố

4.1.3.1.2. >=3 tuổi: Cần phải xây dựng các hệ thống

4.1.3.1.3. >5 tuổi: Mà không có hệ thống thì không thể đi xa được, có vấn đề

4.1.4. S4: Share value - Giá trị cốt lõi

4.1.5. S5: Leadership Style - Phong cách lãnh đạo

4.1.6. S6: Skill - Năng lực của đội ngũ

4.1.6.1. Đào tạo

4.1.6.1.1. Traning passport

4.1.6.1.2. quy chế đào tạo

4.1.6.2. Thăng tiến

4.1.6.3. Tuyển dụng

4.1.6.4. Đánh giá năng lực làm việc

4.1.7. S7: Staff - Đội ngũ

4.1.8. Mối quan hệ giữa S1, S2, S3 và S4-S7

4.1.8.1. S1-S3: Phần cứng, liên quan đến hệ thống, S1->S2->S3

4.1.8.2. S4-S7: Phần mềm, liên quan đến con người, nhiều biến động, thay đổi, xoay chuyển liên tục

4.1.8.3. Lấy hệ thống làm gốc, làm trịch, con người xoay xung quanh

4.1.8.3.1. Con người thì ra vào tổ chức, vào - nghỉ, mới - cũ

4.1.8.3.2. Lãnh đạo già đi, về hưu => Kế nhiệm, già đi, về hưu

4.1.8.3.3. Thăng tiến qua các vị trí cao hơn, hoặc qua vị trí ngang bằng nhưng ở phòng ban khác

4.1.8.3.4. Con người liên tục xuất hiện, chất lượng có thể không đủ

4.1.8.3.5. Con người mới vào dùng hệ thống để bắt kịp về cách vận hành tổ chức

4.1.8.4. Hệ thống tồi có thể bóp chết cá nhân tốt

4.1.8.4.1. System là nói đến lãnh đạo, có tư duy xây dựng hệ thống

4.1.8.4.2. System có thể build con người vĩ đại

4.1.8.4.3. Nếu không có hệ thống, con người nỗ lực cá nhân cũng không có ý nghĩa gì

4.1.8.4.4. System tốt, cá nhân có thể học được các hệ thống của doanh nghiệp và biến thành của mình