PAPELES DE TRABAJO: Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor ...

1. OBJETIVOS FUNDAMENTALES

1.1. - Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizadas por el auditor. - Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría. - Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia. - Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría. - Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informes dirigidos a organismos de control y vigilancia del Estado.

2. PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

2.1. Los papeles de trabajo son propiedad del Auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado, pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen. Es decir, los papeles de trabajo son del Auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados) y salvo los informes que obligatoriamente debe presentar a la Contraloría General de la República o en su caso al Poder Judicial cuando es requerido por tales entidades.

3. REQUISITOS

3.1. - Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría. - Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida y confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y características de las materias examinadas. - Importancia. La información será importante cuando guarde una relación lógica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar. -Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

4. CLASES DE ARCHIVO Y SU ORGANIZACION

4.1. Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos grupos básicos: Archivos corrientes y archivos permanentes.

4.1.1. Archivos corrientes: contiene las informaciones relacionadas con la planificación y supervisión que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como: - Revisiones corrientes de controles administrativos. - Estados financieros motivo de auditoria. - Análisis de información financiera - Notas a los estados financieros. - Correspondencia corriente. (Entrada y salida) - Programas de auditoría y otros papeles que respaldan las observaciones y - Preparación del informe, inclusive el borrador del informe

4.1.2. Los archivos permanentes: deberán contener informaciones importantes para utilizar en auditorias futuras tales como: - El historial legislativo sobre la creación de la entidad y sus programas y actividades - La legislación de aplicabilidad continúa en la entidad, políticas y procedimientos de la entidad. Financiamiento, organización y personal - Políticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes, estatutos, memorias anuales, etc. - Manuales, (Contable, presupuesto, tesoreria, contratación, almacén, procesos misionales, entre otros). - En general la información que no varia con el tiempo.

5. INFORMACION BASICA DE PLANILLAS

5.1. A continuación se plantean tres clases de planillas a construir como papeles de trabajo: Planilla Sumaria- PASIVO – La cual descompone las cifras de Balance y se le asigna referenciación a todas y cada una de las cuentas. Subplanilla de disponible. La cual descompone la cuenta de disponible. Planilla analítica- la cual detalla el rubro de Bancos expresamente. Lo anterior supone que los papeles de trabajo realizan una descomposición de los registros de manera deductiva, es decir de lo general a lo particular.

6. INFORMACION BASICA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

6.1. Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operación a la que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas, esto se logra estableciendo un mínimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos. Algunos de estos elementos que deben contener toda cédula o papel de trabajo de auditoría, son: - Nombre de la empresa a la que se audita. - Fecha del cierre del ejercicio examinado. - Titulo o descripción breve de su contenido. - Fecha en que se preparó. - Nombre de quien lo preparó. - Fuentes de donde se obtuvieron los datos. - Descripción concisa del trabajo efectuado. - Conclusión.

7. LEGAJOS CONTINUOS

7.1. Este legajo es el que se abre por cada organismo, empresa o unidad ejecutora que haya sido auditada y esta integrado por documentacion que, por sus caracteristicas, será consultada durante el transcurso de varias auditorías. Debe contener toda la informacion relevante que conserve interés en el futuro, por ello, es necesaria su periódica actualización. Es importante que se conserven en el mismo las sucesivas actualizaciones de documentación con el fin de dejar constancia del historial de la jurisdiccion, entidad o empresa.