Articulo 5 de 2013 archivo general de la nacion
by yury patricia moreno diaz
1. se establecen los criterios para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
2. se establece que el objetivo esencial es promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional garantizando la efectividad de derechos y deberes de la constitución previstos por la ley
3. el objetivo es dar a conocer la categorización y obligatoriedad de los archivos según la organización del estado y clasificación de los documentos
4. accede a la consulta de los documentos asigna a los derechos y sus funciones organizar, conservar y divulgar el acervo documental
5. los decretos dados en los procesos de la gestión documental establecen y comprenden clasificar en el nivel adecuado, clasificar y describir ordenadamente
6. en el articulo#11 obligatoriedad de la descripcion documental todas las entidades del estado deben implementar programas mediante la utilización de normas y principios sistemas informáticos que sean utilizados por el archivo general de la nación
7. en este articulo aplica todas las entidades en sus diferentes niveles departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas que cumplen cada una sus funciones
8. se tiene en cuenta en el articulo #1 que esta en virtud la autonomía constitucional y legal de la rama judicial para cada uno de sus procesos indicados
9. en el articulo #2 sus definiciones correspondientes y los términos técnicos son incluidos en el acuerdo y establecidas en el reglamento general de los archivos
10. en el articulo #3 la organización de documentos y las entidades del estado están en la obligación de clasificar el archivo y desarrollarlo de manera adecuada
11. en el articulo #4 todas las entidades están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso para la consulta de sus archivos teniendo en cuenta los principios de procedencia y su orden original
12. en el articulo #5 la clasificacion documental deben desarrollar procesos de clasificación documental la cual el resultado debe representarse en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental simple
13. en el articulo #6 las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el cuadro de clasificación documental y la tabla de retención documental deben conformar la gestión del documento y sus agrupaciones de los mismos expedientes
14. en el articulo #7 todas las entidades están obligadas a conformar un archivo central institucional de recibir, organizar, custodiar, describir y controlar para prestar su servicio
15. en el articulo #8 atendiendo la conformacion de los archivos los municipios, distritos y departamentos podrán crear y conformar un archivo general para realizar transferencias secundarias
16. la clasificación de los documentos en el archivo general territorial y archivo histórico debe responder a la estructura de manera jerárquica orgánico funcional
17. en el articulo #9 las entidades deben dar una adecuada organización de los archivos garantizando la disposición y control de los documentos en todas las fases del archivo permitiendo su disponibilidad en el tiempo de permanencia
18. en el articulo# 10 determinar el cuadro de clasificación documental y tabla de retención documental para una valoración respectiva adoptar el orden lógico y apropiado de acuerdo con las características diplomáticas el expediente debe estar ubicado en el lugar correspondiente al momento de su producción o trámite
19. en el articulo#12 obedecer a un proceso sistemático que debe ser realizado en diferentes fases del archivo, iniciando con el registro y radicación oficial en las areas de gestion documental
20. en el articulo#13 desarrollar procesos de descripcion documental para conservar y administrar archivos históricos de titularidad pública
21. en el articulo#14 consulta en linea conservar desarrollar y administrar procesos que permitan el acceso la consulta y visualización de los instrumentos de descripción
22. en el articulo#15 las entidades del estado deben realizar descripción documental de actos administrativos, contratos, series documentales y expedientes opuestos es obligación de los responsables de oficinas o unidades administrativas en las entidades públicas impartir las instrucciones para garantizar la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control
23. en el articulo#16 los archivos generales territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de espacios de difusión y consulta de sus fondos por página web de los municipios, distritos y departamentos según corresponda
24. en el articulo#17 inventarios de documentos trasferidos a los archivos históricos institucionales las entidades que por jurisdicción o competencia transfieran documentos de archivo con el fin de informar a la ciudadanía
25. en el articulo#18 pautas generales para la descripción documental de uno o varios conjuntos de documentos con el fin de establecer una adecuada organización
26. instrumentos de descripción archivísticos: establece un control físico, administrativo o intelectual que permite la oportuna y adecuada localización y recuperación del documento
27. censo: elaborar y mantener actualizado el censo guía de los archivos pertenecientes a un ámbito nacional y territorial para conocer los datos básicos
28. guia: la reseña histórica de su creacion y evolucion institucional misión, función, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física entre otras y sus respectivas paginas web
29. inventario: instrumento de control y recuperación de información donde se organizan los datos y unidades de conservación de cada documento
30. catalogo: instrumento e consulta que describe de manera exhaustiva los documentos seleccionados de una serie o asunto
31. indices: lista alfabética o numérica de términos onomásticos toponímicos cronológicos y temáticos con un contenido total del documento y de su creación ya elaborados
32. fondo: documentos producidos por una persona natural o jurídica que lleva a cabo de manera secuencial sus niveles de elaboración
33. sección y subsección: comprende un conjunto de documentos agrupados en series o asuntos que fueron producidos y acumulados que se deben responder de manera directa con la estructura orgánica de la entidad
34. expediente: documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora organizados en el orden que fueron tramitados
35. áreas de descripción:en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar las areas de identificación con la estructura
36. 1.1 nivel de descripción, 1.2 código de referencia, 1.3 signaturas antiguas, 1.4 signatura de procedencia, 1.5 unidad de instalación, 1.6 autor responsable del contenido, 1.7 signatura en otros soportes, 1.7.1 signatura, 1.7.2 tipo de soporte, 1.8 titulo, 1.8.1 título propio, 1.8.2 otros títulos, 1.9 fechas extremas, 1.9.1 inicial, 1.9.2 final, 1.10 fechas de acotación, 1.10.1 inicial, 1.10.2 final, 1.11 soporte, 1.12 volumen de la unidad de descripción, 1.12.1 unidad documental, 1.12.2 expediente o carpeta, 1.12.3 legajo, 1.12.4 caja, 1.12.5 otros, 1.12.6 folios (físico o electrónico), 1.12 tipo documental, 1.14 número de contexto, 2. área de contexto, 2.1 nombre del productor/ unidad administrativa/ oficina productora, 2.2 fuentes de información, 2.3 historia institucional o biografía, 2.4 fechas extremas del productor, 2.5 historia de la custodia, 2.6 forma de ingreso, 2.6.1 transferencia/ entidad remitente/ fecha, 2.6.2 donación/ donante/ fecha, 2.6.3 compra/ propietario/ fecha, 2.6.4 deposito/ procedencia/ fecha, 3. área de contenido y estructura, 3.1 lugar de emisión, 3.2 alcance y contenido, 3.3 criterios de valoración, selección y eliminación, 3.4 nuevos ingresos, 3.5 organización, 3.6 características internas, 3.6.1 tipo de letra, 3.6.2 tipo de recurso de información, 3.6.3 tipología documental, 3.6.3 tipología documental, 3.6.4 técnica, 3.6.5 tradición documental, 3.6.6 otras características internas, 3.6,7 medio de captura/ modelo, 3.6.8 imagen, 3.6.9 formato de comprensión, 3.6.10 tamaño digital ,3.6.11 resolución, 3.7 características extremas, 3.7.1 lengua ( idioma ), 3.7.2 dimensiones, 3.7.3 colores, 3.7.3 colores, 3.7.4 otras características extremas 3.8 datos del autor 3.9 datos de la publicación 3.10 datos matemáticos 3.11 documentación anexa 3.12 edición 3.13 fuentes de información
37. 5.4 documentación complementaria en otros archivos 5.5 bibliografía 6 área de notas 6.1 notas 6.2 documentación anexos 7 descripción con funciones y relaciones 7.1 indice 7.2 relaciones 2 7.3 descriptor 3 {cargos }7.4 descripción 4{titulo } 7.5descriptor 5 profesión } 7.6descriptor {condiciones étnicas } 7.7 descripción 7 {geográficos } 7.8 descriptor8{tipos documentos}7.9 descriptor 9{entidades} 7.10 descriptor 10 ´temáticos}{temas o asuntos administrativos o tramite al que se vincula} 7.11 descriptor 11 ´grados militares } 7.12 descriptor 13 {anexos}8.area de control de la descripcion 8.1notas del archivo 8.2 reglas onormas utilizadas 8.3 facha{s}de las decripcion{es}
38. unidad documental simple: documentos producidos de manera periódica y secuencial numérica o cronológica
39. características físicas requisitos técnico 4.7 instrumentos de descripción
40. articulo 19 pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental para el desarrollo de proyectos de descripción documental es necesario realizar con mínimo las actividades:a identificación de la unidad de descripción{fondo secciones, sudseccion, serie,subserie, o agrupación documental a describir) nombre, volumen, fechas extremas, ubicacion topografica, verificación del estado general de organización y conservación documental, estado de conservación identificación de niveles de deterioro físicos biológicos o químicos y verificación de procesos de construcción realizados definición de plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificada elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones tendientes a subsanar los hallazgos resultado del estado de organizacion y conservacion diligenciar la ficha de descripción documental de acuerdo con el nivel de unidad documental validación de la información y generación de instrumentos de descripción a través de medios tecnológicos divulgación de instrumentos de descripción acceso a la información
41. en el articulo#2o utilizamos medios de tecnologicos en la descripción archivística en las entidades del estado y desarrollar procesos documentales mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados cuando se hacen los procedimientos diferente al original debe hacer referencia a su ubicación de manera que facilite su recuperación y consulta
42. en el articulo# 21 compatibilidad e interoperatibilidad en la adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción conservación, organización, administración, control, acceso y preservación de los documentos de archivo para garantizar las herramientas
43. en el articulo: 22 transferencia de informacion los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de los documentos de archivos generales de la nación y generales territoriales
44. en el articulo# 23 desarrollo de contratos de organización custodia o administración documental cuando las entidades publicas contraten con empresas privadas servicios de organización independientemente de la modalidad o tipo de contrato deberán exigir el uso de sistema basados en las normas
45. en el articulo#24 responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos de la superintendencias y los ministros en sus respectivos sectores
46. en el articulo#25 integracion en el sistema nacional de archivo a otro sistema el archivo general de la nación colabora con el desarrollo de la normatividad que debe expedirse en esta materia, para las entidades privadas
47. en el articulo#26 vigencia derogatoria el presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones y le sean contrarias
