1. ARTÍCULO 4°. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Aplica a todo el personal que conforma la Institución,procesos y unidades,táctico y operacional de la Policía Nacional.
2. ARTÍCULO 5°. ALCANCE LEGAL. Las normas y parámetros, ajustan a los lineamientos establecidos por las leyes y decretos que en materia de control.
3. ARTÍCULO 6°. MARCO CONCEPTUAL. MECI 2014, NTC ISO 19011, NTCGP 1000:2009, (C.O.S.O.),“Rol de las Oficinas de Control Interno”
3.1. Los elementos de control como mínimo son los siguientes:
3.1.1. a) Criterio: documento de regulación interna o externa que dicta normas, lineamientos o parámetros
3.1.2. b) Comparación: verificación del cumplimiento del criterio conforme a los lineamientos o parámetros establecidos
3.1.3. c) Toma de decisión: una vez realizada la comparación pueden existir dos únicas posibilidades, Sí se cumple con el criterio o si No se cumple con el criterio.
3.1.3.1. 1. Sí se cumple con el criterio se identificarán aspectos por mejorar, procedimiento 1MC-PR-0005
3.1.3.2. 2. Cuando No se cumple con el criterio se está identificando una no conformidad real,realizar el análisis, una o varias herramientas de acuerdo a los establecido en la Guía de Mejora Continua (análisis de causas). formato 1MC-FR-0004
4. ARTÍCULO 7°. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, Ley 87/93 artículo 1
4.1. Para lograr una mayor efectividad en la aplicación, deben ser aplicados de manera permanente en cada uno de los aspectos.
4.1.1. Autocontrol: Capacidad que deben desarrollar los funcionarios de la Institución, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna.
4.1.2. Autorregulación: Capacidad de la Institución para desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento
4.1.3. Autogestión: Capacidad de la Institución para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera eficaz, eficiente y efectiva
5. ARTICULO 10. ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIÓN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. Es ineludible la responsabilidad que sobre el control interno, recae en cada una de las unidades policiales, evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna
6. ARTÍCULO 14. INDICADORES. expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados del mismo. La Policía Nacional ha establecido la medición de indicadores a través del aplicativo Suite Visión Empresarial (S.V.E.)
7. ARTÍCULO 15. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES. es el proceso que permite verificar el cumplimiento de lo planeado y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la institución y en cada proceso que la compone
7.1. Este proceso está compuesto por elementos clave para brindar seguridad razonable a la Institución de que los objetivos se alcanzarán, tales como:
7.1.1. 1. Programa anual de auditorías. Que compila y agenda los ejercicios de evaluación independiente que en la Institución se van a realizar durante cada vigencia
7.1.2. 2. Auditoría interna. Es un procedimiento sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
7.1.2.1. 2.1 Auditoría Interna Integral: Consiste en la verificación realizada a la unidad policial en todos los procesos y procedimientos que se ejecutan
7.1.2.2. 2.2 Auditoría Interna Específica: Consiste en la verificación realizada en una o varias unidades policiales, respecto de un proceso, procedimiento y/o actividad determinada
7.1.2.3. 2.3 Auditoría Interna de Sistemas de Gestión: Consiste en la verificación realizada a la unidad o proceso con el fin de comprobar la conformidad del Sistema con los requisitos de las normas de calidad, ambiental, seguridad de la información, seguridad y salud ocupacional, laboratorios de ensayos y calibración y gestión del riesgo, entre otros
7.1.2.4. 2.4 Auditoría Interna Combinada: Consiste en la verificación realizada a dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas en una unidad o proceso policial
7.1.2.5. 2.5 Auditoría Interna de Seguimiento: Consiste en la verificación realizada a la unidad o proceso respecto de los planes de mejoramiento.
7.1.3. 3. Informe ejecutivo anual. Es una de las herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), Esto permite identificar las oportunidades de mejora de los dos sistemas, para contribuir al aseguramiento del cumplimiento de los objetivos de la Institución.
7.1.4. 4. Informe de control interno contable. Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluación independiente a los estados contables y a la información soporte que los genera
7.1.5. 5. Autoevaluación Institucional. La autoevaluación Institucional es uno de los seis componentes del Modelo Estándar de Control Interno que permite a cada dueño de proceso y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real
7.1.6. 6. Subcomités de Mejoramiento Gerencial éstos se constituyen en una de las herramientas vitales para el control en la institución para verificar, revisar, evaluar, medir, realizar seguimiento y monitoreo a cualquier tema del ámbito institucional para identificar oportunamente las debilidades y promover la toma de decisiones
8. ARTÍCULO 17. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD se realiza por medio de la evaluación al cumplimiento de los 242 requisitos, de los 10 principios, los 6 procedimientos obligatorios y los registros obligatorios de la NTCGP 1000 o la NTC- ISO 9001
9. ARTICULO 1. Actualizar el Control Interno de la Policía Nacional.
10. ARTICULO 2. DEFINICIÓN. Es el instrumento de consulta permanente para la correcta aplicación del control interno.
11. ARTÍCULO 3°. FINALIDAD. Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y las estrategias
12. ARTICULO 9. ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO FRENTE AL PROCESO CONTROL INTERNO. El Jefe del Área de Control Interno es el dueño del proceso de “Control Interno” y se encarga de definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar, publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la gestión del proceso, procedimientos, guías y formatos
13. ARTICULO 8. ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO los roles establecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 3.
13.1. 1. Evaluación y seguimiento. Este rol se cumple por medio de las auditorías internas que se desarrollan en cumplimiento del Programa anual de auditorías
13.2. 2. Asesoría y acompañamiento. Este rol se cumple a través de los informes resultados de las auditorías internas, se reportan las debilidades encontradas y oportunidades de mejora
13.3. 3. Fomento de la cultura del control. Realizado a través de actividades de sensibilización desarrolladas de acuerdo con el programa anual de fomento de la cultura del control
13.4. 4. Relaciones con entes externos. Es quien facilita los requerimientos de los organismos de control externos. Los organismos de control externos son Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Ministerio de Defensa Nacional, Alta Consejería para la Presidencia, Departamento Administrativo de la Función Pública.
14. ARTÍCULO 11. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. describe de manera detallada todas las características de este sistema, métodos considerados como fundamentales para alcanzar una gestión coherente del talento humano, los procesos y la estrategia para lograr con éxito, la labor de brindar percepción de seguridad a los residentes dentro del territorio nacional.
15. ARTÍCULO 12. CONTROLES. estructura y caracterización con varios apartes que sirven para ejercer control, como son las entradas (Documentos de origen interno y externo) y salidas (Proceso(s), procedimiento(s), formatos, guías, etc.) pueden incluirse también documentos como la matriz de servicios, características y estándares, así como la matriz de productos, usuarios y clientes, puesto que se convierten en criterios que al compararlos y tomar decisiones, permiten ejercer adecuadamente el autocontrol.
16. ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTOS. los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad crítica de un proceso, Esto los cataloga como criterio de control son punto de partida para la toma de decisiones hacia la mejora de los mismos y de los procesos de los que hacen parte.
17. ARTÍCULO 16. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. es el más complejo a realizar por cuanto encierra todos los aspectos que dinamizan la Institución.
17.1. sin embargo la forma de abordarlo comienza por sus componentes principales:
17.1.1. 1. Control al direccionamiento estratégico. Que debe ser evaluado en primera instancia por la Oficina de Planeación como dueña del proceso Direccionamiento Estratégico
17.1.2. 2. Control a la gerencia de procesos. Se debe evaluar el modelo de operación por procesos, las caracterizaciones de los procesos, la documentación de los procedimientos tomando como punto de comparación los lineamientos establecidos en el manual del Sistema de Gestión Integral con sus anexos.
17.1.3. 3. Control a la gestión del talento humano. Donde se evalúa principalmente el proceso Direccionamiento del Talento Humano con su despliegue y procedimientos