Manual de Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terror...
1. 4. Debida Diligencia Grupos de Interés de EPM: Dentro de los requisitos que exige como mínimos para realizar el análisis, es necesario obtener información básica de cada tercero, para lo cual EPM diseñó las plantillas LA/FT de acuerdo al grupo de interés. La información que es requerida para su diligenciamiento es:
1.1. Información Básica: • Nombres y apellidos, razón o denominación social • NIT o Documento de Identificación. (Fecha de Expedición cuando el documento es la cédula de ciudadanía) • Dirección • Ciudad • Teléfono fijo y celular • E-mail
1.2. Información del inmueble objeto de negociación: • Ciudad o municipio de ubicación • Nomenclatura (urbano) • Vereda o nombre del predio (rural) • Número (s) de matrícula inmobiliaria • Código catastral • Tradentes • Nombres y apellidos • Documento de Identificación (Fecha de expedición cuando el documento es la cédula de ciudadanía) • Fecha y ciudad de expedición
1.3. Información del Representante Legal, miembros de Junta Directiva, Revisores Fiscales: • Nombres y apellidos • Documento de Identificación (Fecha de expedición cuando el documento es la cédula de ciudadanía) • Fecha y ciudad de expedición. • Dirección • Ciudad • Teléfono fijo y celular • E-mail •Cargo (opción solo aplica para los revisores fiscales)
1.4. Accionistas o socios con participación superior o igual al cinco por ciento (5%) • Nombres y apellidos, razón o denominación social • NIT o Documento de Identificación. (Fecha de expedición cuando el documento es la cédula de ciudadanía) • Fecha y ciudad de expedición. • Número de Acciones, Cuotas o Partes de Interés • Participación en el capital social (%) • Teléfono fijo y celular • Dirección y Ciudad
2. 5. . Reportes Internos y Externos
2.1. . Reportes Internos: Con base en las políticas de conocimiento de terceros, cualquier trabajador debe estar en capacidad de informar a la Unidad de Cumplimiento sobre hechos que contravengan las políticas e implicar una situación inusual, para ello debe enviar un memorando electrónico a la Unidad de Cumplimiento , anexando los documentos soportes a la operación y la explicación clara sobre la sospecha de inusualidad.
2.2. . Reportes Externos: Acorde con las mejores prácticas y con la normatividad existente para el sector financiero, EPM adopta las siguientes políticas para el informe de operaciones en efectivo, operaciones inusuales y operaciones sospechosas:
2.2.1. - Reporte de Operaciones Sospechosas: son realizados por la Unidad de Cumplimiento, específicamente por el empleado de Cumplimiento principal o su suplente, mediante comunicación directa a la UIAF.
2.2.2. - Transacciones en efectivo: Son las operaciones realizadas en efectivo. La Unidad de Cumplimiento informa mensualmente, los 10 primeros días del mes siguiente, a través de la página de la UIAF las operaciones en efectivo mayores a $ 10,000,000 pesos colombianos o US $ 5,000 dólares americanos, o su equivalente en otras monedas.
2.2.3. -Requerimientos de información por parte de autoridades: Las respuestas a los requerimientos de información en procesos de LA/FT que hagan a EPM las diferentes autoridades competentes, corresponde al Empleado de Cumplimiento principal o su suplente.
2.2.4. -Conservación de documentos: Los documentos que evidencian el resultado de los procesos de prevención de riesgos LA/FT, deberán ser archivados.
3. 6. Capacitación: El empleado de Cumplimiento tiene la obligación de desarrollar programas de capacitación dirigidos a todas las áreas y funcionarios de EPM.
4. 7. Actualización y divulgación del Manual: Este manual se actualizará cada vez que sea necesario teniendo en consideración nuevas reglamentaciones, La divulgación de este manual estará a cargo de la Unidad de Cumplimiento quién en coordinación con la Gerencia de Comunicación Corporativa y La aprobación del presente manual y sus modificaciones está a cargo de la Junta Directiva de EPM.
5. 1.Objetivo: proporcionar un manual para el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) en EPM, procurar prevenir e implementar controles ante cualquier problema que se realice con algún tercero, que pueda deteriorar la imagen de la entidad.
6. 2. Alcance: El presente documento se dirige a todos los trabajadores de EPM, especialmente en el desarrollo de transacciones comerciales o contractuales, a efectos de evitar que EPM pueda ser utilizada como medio para lavar activos o financiar terrorismo.
7. 3. Política y Lineamientos:
7.1. Política: EPM realiza la gestión de los riesgos que inciden sobre su actividad y su entorno adoptando las mejores prácticas y estándares internacionales de Gestión Integral de Riesgos.
7.2. Lineamientos: Para el cumplimiento de la Política respecto a la gestión de riesgos de LA/FT, se dictan los siguientes lineamientos:
7.2.1. . Cumplimiento normativo nacional e internacional: EPM debe dar cumplimiento a las normas nacionales e internacionales para la prevención de riesgos de LA / FT que requieren el logro de las operaciones.
7.2.2. . Metodología Gestión Integral de Riesgo: EPM deberá gestionar en su metodología para la identificación, evaluación, control y monitoreo de riesgos, los riesgos asociados a LA/FT que permita reducir la vulnerabilidad.
7.2.3. . Relacionamiento con los Grupos de Interés: Los trabajadores no deberán establecer ninguna relación comercial o contractual con personas jurídicas o naturales, que ostenten elementos de juicio que implican un origen lícito de sus recursos y la legalidad de sus operaciones.
7.2.4. · Eficiencia y eficacia Manual LA / FT: La Unidad de Cumplimiento debe realizar una revisión y actualización anual de las políticas, procedimientos, mecanismos, metodología y documentación que conforman la administración del manual LA / FT.
7.2.5. . Debida Diligencia: Previo a una negociación o relacionamiento con cualquier integrante del grupo de interés, los empleados deberán solicitar a la Unidad de Cumplimiento, adelantar la debida diligencia para confirmar la información en las fuentes de verificación.
7.2.6. . Colaboración con las Autoridades Competentes: EPM deberá colaborar con las autoridades competentes cuando estas lo soliciten, para el desarrollo de investigaciones asociadas a LA / FT.