القواعد الخمس لقائد العمل لأدارة وقته بفعالية

1. القاعدة الرابعة: التفويض

1.1. يعتبر التفويض من الأسباب المعينة على حفظ الوقت وإنجاز أكثر من عمل في وقت قياسي ، وذلك لان التفويض يضيف لوقتك وقتاً وعمراً جديداً

1.2. أسباب التفويض

1.2.1. يسمح لك بوقت للتفكير والتخطيط

1.2.2. يساعدك على إنجاز المهام الأكثر أهمية

1.2.3. يمكنك من الاستفادة من خبرات الآخرين

1.2.4. يقلل من وقت صنع القرار

1.2.5. ينمي مهارات الآخرين

1.2.6. تشجيع الآخرين

1.2.7. تدريب الآخرين

1.2.8. صنع القادة

1.3. أسباب عدم التفويض

1.3.1. 1- عدم الثقة بالآخرين

1.3.2. 2- كره أو الخوف من المخاطرة

1.3.3. 3- الخوف من الظهور بمظهر الكسول

1.3.4. 4- تغلب العادة السيئة والقدوة السيئة

1.3.5. 5- الخوف من الخطاء

1.3.6. 6- الغرور

1.4. لمن نفوض المهام ؟

1.4.1. شخص لديه القدرة والمهارة للقيام بالمهمة

1.4.2. شخص لديه الرغبة والحماسة الكافية لدفعه

2. القاعدة الخامسة : مضيعات الوقت وطرق السيطرة عليها

2.1. مضيعات الوقت

2.1.1. التزاور بدون موعد سابق

2.1.2. المكالمات التليفونية الغير هادفة

2.1.3. عدم وجود تخطيط جيد للوقت

2.1.4. عدم تحديد الأولويات

2.1.5. عدم الاقتناع بفوائد التفويض

2.1.6. اللقاءات والاجتماع غير المفيدة

2.2. التسويف هو أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة بدلاً من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية

2.2.1. لماذا لا يحبذ التسويف

2.2.1.1. لأنه أكثر مضيعات الوقت خطورة

2.2.1.2. لأنه يخرج خطتك عن مسارها

2.2.1.3. لأنه يجعل العمل يتراكم عليك

2.2.1.4. لأنه يشعرك براحة مؤقتة ولكنه قاتل لوقتك القادم

2.2.1.5. لأنه دليل على الكسل

2.2.1.6. أنه يقتل بداخلك شعور التحدي والمقاومة

2.2.2. أسباب التسويف

2.2.2.1. الكسل

2.2.2.2. الأعمال الغير محببة

2.2.2.3. الأعمال الصعبة و الكبيرة

2.2.2.4. التردد في إنجاز عمل معين

2.2.2.5. الخوف من المجهول

2.2.2.6. انتظار الإبداع الوهمي و ساعة الصفاء

2.2.3. - كيف تقضي على تسويف والمماطلة

2.2.3.1. أعلن عن اخر موعد لإنجاز العمل

2.2.3.2. قم بعمل تنوع للمهام سواء كانت مستحبة لديك او غير مستحبة حتى لاتشعر بالملل

2.2.3.3. ركز على مصلحتك الشخصية في المهمة التي تم إنجازها

2.2.3.4. لا تجعل القلق ينتابك حول متى ستنجز العمل

2.2.3.5. قم بأداء أصعب الأعمال عندما تكون في قمه حيويتك

2.2.3.6. حدد أوقات محددة لإنجاز الأعمال التي تحاول تأجيلها

2.2.3.7. تعلم وقت اتخاذ القرار ولا تنتظر نتائج مثالية حتى لا تخشى الفشل

2.3. كيف تسيطر على مضيعات الوقت

2.3.1. 1- جمع البيانات عن المضيعات التي تكثر عندك

2.3.2. 2- حدد سبب مضيع الوقت هل هو منك او من غيرك او من المكان ... الخ

2.3.3. 3- ضع عددا من الحلول لكل مضيع من مضيعات الوقت ثم أختر أنسبها

2.3.4. 4- السيطرة على مضيعات الوقت لا تعني ، بالحد منها

3. القاعدة الاولى :تحديد الأهداف

3.1. ان عملية تحديد الأهداف تساعدك على اختيار أين تريد أن تصل بحياتك

3.2. تدوين الأهداف

3.2.1. 1- دون أهدافك بنفسك او بالتعاون مع مرؤوسيك الذين يعملون معك .

3.2.2. 2- اجعلها مكتوبه فهذا أدعى (أسهل) لتحقيقها وعدم نسيانها .

3.2.3. 3- لاحظ ان تكون الأهداف ممكنه التحقيق ومناسبة مع الوقت الحاضر .

3.2.4. 4- راعي أن تكون الأهداف نبيلة ووضعت من أجل التطوير والتنمية

3.2.5. 5- الوضوح في كتابة الهدف وعدم الغموض

3.2.6. 6- الاهتمام في تحقيق الهدف بالكيف لا بالكم من الإنجازات

3.2.7. 7- تابع اهدافك بين فترة وأخرى حتى لا تنساها في زحمة العمل

4. القاعدة الثانية: تسجيل الوقت وتحليله

4.1. إن المعلومات الدقيقة في تحليل الوقت وتسجيله قد تقود الشخص الى التخطيط السليم لقضاء وقته ، ومعرفة المشكلات في بدايتها ومعالجتها

4.2. أنواع التسجيل

4.2.1. 1-السجل اليومي للوقت (يركز فيه على الوقت تحديداً)

4.2.2. 2-السجل الشهري ( يركز فيه على الوقت ابتداء وإنتهاء ، والتاريخ ، والمكان )

4.2.3. 3- سجل ملخص الوقت

5. القاعدة الثالثة : التخطيط للوقت

5.1. كيف نخطط الوقت

5.1.1. 1- تحديد الأهداف وترتيبها حسب الأهمية

5.1.2. 2- التفكير في الخيارات المطروحة واختيار أفضلها

5.1.3. 3- تحديد الوقت المناسب لتنفيذ كل فكره ووضع زمن محدد لتنفيذها

5.1.4. 4- تحديد المكان المناسب لتنفيذ العمل والأشخاص المناسبين لتنفيذه معك

5.1.5. 5- أوجد حلولا لمضيعات الوقت حتى لا يضيع وقتك دون إنجاز الهدف

5.1.6. 6- تجنب الارتجالية في وضع الخطة لوقتك

5.1.7. 7- لا تعط أي نشاط أكثر من الوقت الذي يستحق

5.1.8. 8- لا تنس ان تدون جدولك لان الذاكرة عرضه للنسيان

5.2. ضغوط العمل وعلاقتها بتخطيط الوقت

5.2.1. يتعرض الإنسان لعدة ضغوط يومياً لا مفر من مواجهتها ومنها ضغوط العمل

5.2.2. عوامل ضغوط العمل

5.2.2.1. الانفعال

5.2.2.2. النسيان

5.2.2.3. عدم القدرة على التركيز

5.2.2.4. التوتر

5.2.2.5. اتخاذ قرارات خاطئة

5.2.2.6. اللامبالاة

5.2.2.7. الحقد

5.2.2.8. الاكتئاب النفسي

5.2.3. أسباب حدوث الضغوط

5.2.3.1. الأعمال الروتينية

5.2.3.2. عدم القدرة على تحديد الأولويات

5.2.3.3. التفكير الخاطئ غير المنطقي

5.2.3.4. النظرة السلبية للحياة

5.2.3.5. التكليف بأعمال أكثر أو أقل من اللازم

5.2.3.6. التكليف بأعمال تتحدى القدرات أو تتعارض مع أساس عمل الفرد

5.2.3.7. الخوف من المستقبل