จัดระเบียบความคิดเพื่อเพิ่ม Productivity ด้วยแนวคิดจากหนังสือ The Organized Mind

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
จัดระเบียบความคิดเพื่อเพิ่ม Productivity ด้วยแนวคิดจากหนังสือ The Organized Mind by Mind Map: จัดระเบียบความคิดเพื่อเพิ่ม Productivity ด้วยแนวคิดจากหนังสือ The Organized Mind

1. จัดระเบียบบ้านให้ชีวิตดีขึ้น

1.1. แก้อาการขี้ลืมด้วยการจัดวางสภาพแวดล้อม

1.1.1. สมองของเรามักจดจดอะไรโดยใช้การเชื่อมโยงเข้ากับสิ่งต่างๆ ยิ่งเป็นสิ่งที่หยุดนิ่งอยู่กับที่เราก็ยิ่งจำมันได้ง่ายขึ้น

1.1.2. งานวิจัยหนึ่งที่ทดลองกับคนขับรถแท็กซี่ในกรุงลอนดอนพบว่า

1.1.2.1. คนขับแท็กซี่จะจดจำแผนที่และเส้นทางภายในเมืองได้ดีกว่าคนทั่วๆ ไป

1.1.2.2. เพราะคนขับแท็กซี่จดจำโดยเชื่อมโยงเส้นทางเข้ากับสถานที่ต่างๆ

1.1.2.3. สมองส่วนฮิปโปแคมปัสที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับความทรงจำระยะยาวในคนขับรถแท็กซี่จะมีขนาดใหญ่กว่าคนทั่วไป

1.1.3. เราจึงสามารถแก้ไขอาการขี้ลืมได้ง่ายๆ ด้วยการใช้สภาพแวดล้อมช่วย

1.1.3.1. ไม่ลืมของจำเป็นที่ต้องซื้อก่อนกลับบ้าน

1.1.3.1.1. คุณต้องซื้อนมตอนเดินทางกลับบ้านหลังเลิกงาน

1.1.3.1.2. คุณควรใส่กล่องนมเปล่าไว้ในรถบนที่นั่งข้างๆ คนขับหรือพกใส่กระเป๋าไปที่ทำงานด้วยเลย

1.1.3.1.3. เมื่อคุณเห็นกล่องนมเปล่า คุณจะนึกได้เองว่าต้องซื้ออะไร

1.1.3.2. ไม่ลืมเอกสารสำคัญ

1.1.3.2.1. คุณต้องใช้เอกสารตอนประชุมวันพรุ่งนี้

1.1.3.2.2. ถ้าคุณไม่อยากลืม คุณควรใส่เอกสารนั้นลงกระเป๋าทำงาน วางไว้ใต้กุญแจรถ หรือบนโต๊ะกินข้าวตอนเช้าก็ได้

1.1.3.3. การจดโน้ตเป็นอีกวิธีที่ใช้ได้ผล แต่ก็ไม่มากเท่าวิธีนี้ เพราะถ้าคุณเจอกล่องนมเปล่าหรือเอกสารสำคัญ คุณจะนึกขึ้นได้เองว่าต้องทำอะไร

1.1.4. ของที่เรามักทำหายบ่อยๆ เช่น กุญแจ แว่นตา โทรศัพท์ ก็สามารถแก้ไขได้ด้วยการกำหนดสถานที่อยู่สำหรับมัน

1.1.4.1. กุญแจต่างๆ

1.1.4.1.1. แขวนไว้บนที่แขวนกุญแจข้างประตูบ้าน

1.1.4.1.2. วางรวมในถาดบนโต๊ะข้างทีวี

1.1.4.2. แว่นตา โทรศัพท์

1.1.4.2.1. ใส่ไว้ในลิ้นชักโต๊ะทำงาน

1.1.4.2.2. วางไว้บนโต๊ะข้างเตียง

1.1.4.3. เราไม่ทำแปรงสีฟันหรือกระทะหาย เพราะมันมีที่อยู่ชัดเจนและเราไม่พกพามันติดตัวไปด้วย

1.2. ทิ้งข้าวของที่ไม่จำเป็น ลดความวุ่นวายในชีวิต

1.2.1. คนเรายึดติดกับสิ่งของ พอจะทิ้งอะไรก็มักนึกถึงอดีตเกี่ยวกับมันหรือคิดล่วงหน้าว่าจะใช้มันอย่างไรในอนาคต เวลาทิ้งข้าวของจึงเป็นเรื่องยากเสมอ

1.2.2. วิธีแก้ไขคือ

1.2.2.1. ให้ลองนำของที่อยากทิ้งไปเก็บให้ห่างตัวสักพัก

1.2.2.2. ถ้าเราไม่คิดถึงมัน

1.2.2.2.1. = มันอาจไม่ได้สำคัญหรือจำเป็นสำหรับเรา

1.2.2.3. ถ้าเราคิดถึงมัน

1.2.2.3.1. = มันอาจสำคัญ ให้เก็บของชิ้นนั้นไว้

1.3. ถ้าคุณไม่เสียเวลาหาข้าวของ คุณยิ่งประหยัดเวลาได้มากและยังไม่ต้องวุ่นวายจัดการกับพวกมันด้วย สุดท้ายคุณก็จะเหลือเวลาไว้เพิ่ม Productivity ให้ตัวเองได้

2. จัดระเบียบความคิดในการตัดสินใจ

2.1. ไม่จำเป็นต้องรู้คำตอบทุกเรื่อง รู้แค่วิธีหาคำตอบก็พอ

2.1.1. เครื่องมืออันแสนทรงพลังที่คนยุคก่อนไม่มีแต่เรามีก็คือ Google

2.1.2. สมัยก่อนเราใช้สารานุกรมเล่มโต แต่สมัยนี้เรามี Wikipedia

2.1.3. ดังนั้นสิ่งสำคัญที่เราต้องมีคือ เราต้องรู้ว่าข้อมูลจากแหล่งไหนน่าเชื่อถือกว่ากัน

2.1.3.1. Wikipedia

2.1.3.1.1. = การเปิดโอกาสให้ทุกคนสามารถเข้าแก้ไขข้อมูลได้อาจทำให้ความน่าเชื่อถือลดลง

2.1.3.2. เว็บไซต์ทางการของสำนักข่าว

2.1.3.2.1. = สำนักข่าวชั้นนำที่มีคนคอยกรองความถูกต้องของข้อมูลก่อนรายงานออกมาจะมีความน่าเชื่อถือมากกว่า

2.1.4. ในชีวิตจริงอินเทอร์เน็ตอาจไม่สามารถช่วยหาคำตอบได้ทุกเรื่อง ดังนั้นทักษะที่เราควรมีติดตัวเพื่อแก้ไขปัญหาและหาคำตอบคือ

2.1.4.1. ทักษะการใช้เหตุผล

2.1.4.2. ทักษะการคิดวิเคราะห์

2.1.4.3. ทักษะการตั้งสมมุติฐาน

2.2. ลดเวลาในการตัดสินใจ

2.2.1. ส่วนใหญ่แล้ว การตัดสินใจต่างๆ ของเราสามารถลดทางเลือกลงเหลือเพียง 4 ทางเลือก นั่นคือ

2.2.1.1. ทิ้งมันไป ไม่สนใจ

2.2.1.2. เลื่อนการตัดสินใจออกไปก่อน

2.2.1.3. ลงมือทำทันที

2.2.1.4. มอบหมายให้คนอื่นทำแทนเรา

2.2.2. อย่าเสียเวลาไปกับการหา "วิธีที่ดีที่สุด" ลองเปลี่ยนเป็นหา "วิธีที่ดีพอ" แทน

2.2.2.1. Ex # ต้นทุนวัตถุดิบ

2.2.2.1.1. ถ้าคุณเปิดร้านอาหาร คุณไม่จำเป็นต้องหาร้านสำหรับซื้อวัตถุดิบที่ถูกที่สุด

2.2.2.1.2. ลองหาร้านที่ดีพอสำหรับคุณในด้านต่างๆ เช่น

2.3. ยิ่งคุณต้องตัดสินใจอะไรมากๆ สมองคุณยิ่งเหนื่อยล้า ดังนั้นการลดการตัดสินใจหรือลดเวลาที่ใช้ในการตัดสินใจลงจะช่วยประหยัดทั้งพลังสมองและเวลาให้คุณได้

3. จัดระเบียบความคิดในการทำงาน

3.1. จัดระเบียบความคิดไว้รับมือกับงานประเภทต่างๆ

3.1.1. งานที่ซับซ้อน

3.1.1.1. เวลาเจองานที่ซับซ้อน เรามักคิดกลับไปกลับมาระหว่าง 2 อย่างคือ

3.1.1.1.1. คิดลงมือทำ

3.1.1.1.2. คิดประเมินผล

3.1.1.2. Ex # คิดเมนูกาแฟใหม่

3.1.1.2.1. ลองคิดเมนูกาแฟที่มีความสดชื่นโดยใช้น้ำมะพร้าว

3.1.1.3. วิธีคิดทั้ง 2 แบบนี้มีชื่อเรียกว่า

3.1.1.3.1. คิดลงมือทำ = วิธีคิดแบบพนักงาน (Employee Mode)

3.1.1.3.2. คิดประเมินผล = วิธีคิดแบบซีอีโอ (CEO Mode)

3.1.1.4. งานที่ซับซ้อนแบบนี้ เราไม่ควรคิดสลับไปมาระหว่าง 2 วิธีคิดนี้ เพราะสมองของเราจะทำงานได้ไม่เต็มที่และยังเสียเวลามากด้วย

3.1.1.4.1. วิธีแก้ไขคือ จัดตารางเวลาสำหรับคิดในแต่ละวิธี

3.1.1.4.2. หลีกเลี่ยงการคิดสลับไปมา

3.1.1.4.3. Ex # คิดเมนูกาแฟใหม่

3.1.2. งานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์

3.1.2.1. เวลาเจองานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์ เราต้องแบ่งวิธีคิดออกเป็น 2 แบบคือ

3.1.2.1.1. แบบมุ่งมั่น

3.1.2.1.2. แบบเพ้อฝัน

3.1.2.1.3. งานที่ต้องใช้ความคิดเชิงสร้างสรรค์ คุณต้องสลับคิดทั้ง 2 แบบนี้กลับไปกลับมา

3.1.2.2. Ex # คิดพล็อตโฆษณาตัวใหม่

3.1.2.2.1. พล็อตจะน่าสนใจได้ต้องอาศัยวิธีคิดแบบเพ้อฝันบ้าง

3.1.2.2.2. คุณอาจได้พล็อตนั้นตอนออกไปเดินเล่น อาบน้ำ หรือวิ่งออกกำลังกายก็เป็นได้

3.1.2.2.3. แล้วจากนั้นคุณก็สลับไปคิดแบบมุ่งมั่นเพื่อร่างพล็อตนั้นออกมาเป็นตัวหนังสือและใส่รายละเอียดลงไป

3.1.3. ลองปรับวิธีคิดให้ตรงกับประเภทของงานเพื่อพัฒนา Productivity

3.1.3.1. ถ้าเจองานที่ซับซ้อน

3.1.3.1.1. จัดตารางเวลาสำหรับคิดแบบพนักงาน (ลงมือทำ) กับคิดแบบซีอีโอ (ประเมินผล)

3.1.3.1.2. ไม่สลับคิดไปมาระหว่างทาง

3.1.3.2. ถ้าเจองานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์

3.1.3.2.1. สลับวิธีคิดไปมาระหว่างคิดแบบมุ่งมั่น (มีสมาธิกับงานตรงหน้า) กับคิดแบบเพ้อฝัน (คิดเพ้อเรื่อยเปื่อย)

3.2. หยุดทำงานหลายอย่างพร้อมกันแล้วหันมามีสมาธิกับงานตรงหน้าแค่ชิ้นเดียว

3.2.1. สมองคนเราไม่ได้ถูกออกแบบมาให้ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

3.2.2. ดังนั้นเราควรมีสมาธิทำงานตรงหน้าแค่ทีละอย่าง เราจะทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากขึ้น

3.2.3. นอกจากนี้เราควรตัดสิ่งรบกวนต่างๆ เพื่อให้เรามีสมาธิเพิ่มขึ้นด้วย

3.2.3.1. อีเมล

3.2.3.2. ข้อความแจ้งเตือนต่างๆ

3.2.3.3. เสียงโทรศัพท์

3.2.3.4. ผู้ติดต่อ

3.3. หาตัวช่วยจำแล้วให้สมองได้พัก

3.3.1. เราควรหันมาพิจารณาให้ดีว่าข้อมูลไหนที่เราควรสนใจจำจริงๆ ข้อมูลไหนไม่มีประโยชน์ก็ทิ้งออกไปได้เลย

3.3.2. ข้อมูลไหนไม่มีประโยชน์ก็ทิ้งออกไปได้เลยหรือไม่ก็หาตัวช่วยมาจำแทนสมองเรา

3.3.2.1. กระดาษจด

3.3.2.1.1. ไอน์สไตน์จำเบอร์มือถือตัวเองไม่ได้!

3.3.2.1.2. เขาบอกว่ามันคือข้อมูลที่ไม่สำคัญอะไร จะจำไปทำไม

3.3.2.1.3. เขาจึงจดมันใส่กระดาษแทน

3.3.2.1.4. คำแนะนำเพิ่มเติมคือ ลดการแปะกระดาษโน้ตเยอะบนโต๊ะที่ทำงาน

3.3.2.2. ปฏิทิน

3.3.2.2.1. วันสำคัญต่างๆ ทั้งเรื่องงานและส่วนตัวสามารถจดลงปฏิทินได้ทั้งหมด

3.3.2.2.2. วันครบกำหนดส่งบิลเบิกค่า...

3.3.2.2.3. วันครบกำหนดที่ต้องส่งมอบงานให้ลูกค้า

3.3.2.2.4. วันครบรอบเปิดร้านอาหารครบ 1 ปี

3.4. จัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ ให้เป็นระเบียบ

3.4.1. เราควรจัดหมวดหมู่เพื่อแยกข้อมูลประเภทต่างๆ ออกจากกัน เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน

3.4.2. ซูเปอร์มาร์เก็ตก็ต้องจำแนกข้าวของออกเป็นประเภทต่างๆ ให้ลูกค้าเดินหาสินค้าได้ง่ายและรวดเร็วเช่นกัน

3.4.3. Ex # Flashcard

3.4.3.1. คุณอาจแบ่งความคิดหรือข้อมูลออกเป็นประเภทต่างๆ โดยใช้ Flashcard เช่น

3.4.3.1.1. การ์ด 1 # งาน

3.4.3.1.2. การ์ด 2 # ครอบครัว

3.4.3.1.3. การ์ด 3 # เรื่องส่วนตัว

3.4.3.2. Flashcard จะช่วยให้ความคิดต่างๆ ในหัวคุณเป็นระเบียบมากขึ้นได้

3.4.4. คำแนะนำเพิ่มเติมคือ ใช้เทคนิคลิ้นชักขยะ

3.4.4.1. เทคนิคนี้คือการเก็บความคิดและข้อมูลที่ไม่เข้าพวกหรือยังจัดประเภทไม่ได้เอาไว้ก่อน

3.4.4.2. บางทีความคิดหรือข้อมูลนั้นอาจสำคัญในอนาคตก็เป็นได้

3.4.4.3. จากนั้นคุณค่อยหมั่นมาตรวจเช็คว่าความคิดหรือข้อมูลนั้นยังพอมีความสำคัญอยู่บ้างไหม ตอนนี้ทิ้งไปได้แล้วหรือยัง

3.4.5. อย่าลืมว่าคุณต้องหมั่นตรวจเช็คการแบ่งประเภทบ่อยๆ อย่าให้มีการจัดหมวดหมู่ผิด เพราะมันจะเกิดผลเสียมากกว่าข้อมูลที่ยังไม่ถูกจัดระเบียบ

3.5. พักผ่อนให้มาก ทำงานให้น้อยลง

3.5.1. การพักผ่อนที่ไม่เพียงพอคือตัวลด Productivity ในการทำงานของเรา

3.5.2. งานวิจัยพบว่าการอดนอนส่งผลเสียต่อระบบภูมิคุ้มกันของร่างกาย อีกทั้งยังทำให้ความคิดและการตัดสินใจของเราแย่ลงด้วย

3.5.2.1. การงีบหลับระหว่างวันเพียง 10 นาทีเปรียบเป็นชั่วโมงนอนสุดพิเศษที่ได้ผลดีเยี่ยม

3.5.3. Ex # บริษัทไอทียักษ์ใหญ่ Microsoft

3.5.3.1. Microsoft จัดสปาไว้ให้กับพนักงานได้เข้าไปใช้บริการในระหว่างวันทำงานเพื่อพักผ่อน

3.5.4. Ex # บริษัทบัญชี Ernst & Young

3.5.4.1. Ernst & Young เพิ่มจำนวนวันพักร้อนให้กับพนักงาน เพื่อเพิ่มวันหยุดพักผ่อน

4. ผู้เขียน

4.1. Daniel J. Levitin

4.1.1. นักประสาทวิทยาและศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยาจากมหาวิทยาลัยแมคกิล

5. คนดังๆ พูดถึงหนังสือเล่มนี้กันอย่างไร?

5.1. David Allen

5.1.1. "หนังสือเล่มนี้เหมือนภาพยนตร์แนววิทยาศาสตร์สุดตื่นเต้นที่จะพาทุกคนไปพบกับวิธีเพิ่ม Productivity และวิธีจัดระเบียบความคิดให้ทำงานเสร็จและมีความคิดสร้างสรรค์ไปพร้อมๆ กัน"

5.2. The Washington Post

5.2.1. "แดเนียลมีวิธีเล่าอันชาญฉลาดเกี่ยวกับการจัดระเบียบความคิดที่สมองของคุณต้องเผชิญ ตั้งแต่วิธีไม่ทำกุญแจหายไปจนถึงการตัดสินใจยากๆ เวลาผ่าตัด"

5.3. The Wall Street Journal

5.3.1. "นี่คือหนังสือเกี่ยวกับการจัดระเบียบความคิด ซึ่งเต็มไปด้วยข้อเท็จจริงและตัวอย่างที่น่าสนใจจากทั่วโลก"

6. ความคิดและจิตใจของเราเป็นแบบไหน?

6.1. ยิ่งมีข้อมูลเยอะ เราก็ยิ่งต้องคิดเยอะ

6.1.1. ในยุคที่มีข้อมูลมหาศาลนี้ เราเคยเชื่อว่ายิ่งมีข้อมูลเยอะ เรายิ่งน่าจะตัดสินใจได้ดีขึ้น แล้วชีวิตของเราก็จะดีขึ้น

6.1.2. แต่ความจริงกลับไม่เป็นแบบนั้น เพราะยิ่งมีข้อมูลมากเท่าไหร่

6.1.2.1. เราก็ยิ่งลืมง่าย

6.1.2.2. เราก็ยิ่งต้องคิดเยอะ

6.1.2.3. Ex # การซื้อวัตถุดิบทำขนม

6.1.2.3.1. ถ้าคุณเปิดร้านทำขนม สมัยก่อนเวลาซื้อวัตถุดิบ คุณคงไปตลาดหรือร้านค้าที่ขายวัตถุดิบทำขนม

6.1.2.3.2. แต่พอเป็นสมัยนี้ คุณมีทางเลือกมากขึ้น

6.1.3. นี่ยังไม่นับรวมข้อมูลด้านอื่นๆ ที่ไหลบ่าเข้ามาตลอด เช่น

6.1.3.1. ข่าวสารบ้านเมือง

6.1.3.2. แฟชั่นใหม่ที่ทันสมัย

6.1.3.3. หนังดี เพลงเพราะ ซีรีส์ดัง

6.1.3.4. ฯลฯ

6.1.4. ทางเลือกที่มากขึ้นมาพร้อมกับการคิดและตัดสินใจที่มากขึ้น

6.1.4.1. ยิ่งสมองคุณคิดตัดสินใจมากเท่าไหร่ สมองก็ยิ่งเหนื่อยล้ามากเท่านั้น

6.1.4.2. แถมบางทีคุณอาจเสียพลังสมองไปกับการตัดสินใจเรื่องเล็กๆ ที่มันง่ายๆ แทนที่จะเอาไปใช้ตัดสินใจกับเรื่องสำคัญๆ ด้วย

6.2. เราทำหลายอย่างพร้อมกันได้ไม่ดี

6.2.1. บรรพบุรุษของมนุษย์ไม่ได้ต้องทำกิจกรรมมากมายในเวลาเดียวกันแบบทุกวันนี้

6.2.1.1. เข้าป่าหาอาหาร

6.2.1.2. ออกล่าสัตว์

6.2.1.3. ตามหาแหล่งน้ำ

6.2.2. สมองของเราจึงถูกพัฒนามาให้มีสมาธิไปกับงานตรงหน้าแค่ทีละอย่าง

6.2.3. การทำงานหลายอย่าง (Multitasking) จะยิ่งทำให้สมองสลับการทำงานไปมาระหว่างสองสิ่งนั้นแทนที่จะมีสมาธิกับแค่สิ่งเดียว

6.2.3.1. ข้อเสียที่ตามมาคือ

6.2.3.1.1. เราจะทำผิดพลาด

6.2.3.1.2. เราจะลืมบางอย่างไป

6.3. เรามักจำอะไรที่เกี่ยวกับความรู้สึกและอารมณ์ได้ดี

6.3.1. สมองของเราไม่ได้ถูกออกแบบมาให้จำ

6.3.1.1. มันถูกออกแบบมาให้คิด

6.3.2. การจดจำเกิดขึ้นจากการเรียกประสบการณ์เดิมในสมองออกมาใหม่อีกครั้ง

6.3.3. ดังนั้นถ้าเราจัดระเบียบความคิดและประสบการณ์ไว้ไม่ดี ความจำของเรามีสิทธิ์จะผิดเพี้ยนสูงมาก

6.3.3.1. Ex # เปรียบเทียบกับตู้เก็บของ

6.3.3.1.1. ถ้าคุณเก็บของในตู้ได้รกมากๆ

6.3.3.1.2. เวลาคุณจะหยิบออกมาใช้ มันก็ยากและเสียเวลานาน

6.3.4. งานวิจัยพบว่าเราจะจำอะไรสักอย่างได้ดี ถ้ามันเกี่ยวข้องกับความรู้สึกทั้ง 4 อย่างนั่นคือ

6.3.4.1. ความกลัว

6.3.4.2. ความสนุก

6.3.4.3. ความเศร้า

6.3.4.4. ความโกรธ

6.4. เราจึงควรจัดระเบียบความคิดและจิตใจ

6.4.1. หยุดใช้สมองไปคิดเรื่องที่ไม่เป็นประโยชน์ในแต่ละวัน

6.4.2. ปรับปรุงการตัดสินใจให้ดีขึ้นในยุคที่มีข้อมูลล้นหลาม

6.4.3. คิดแบบเป็นระบบ ไม่หลงลืมเรื่องสำคัญอีกต่อไป

6.4.4. เมื่อความคิดและจิตใจคุณเป็นระเบียบ คุณจะคิดหรือตัดสินใจง่ายและเร็วขึ้น

6.4.4.1. สุดท้ายแล้วคุณก็จะมี Productivity ทั้งในด้านการงานและชีวิตส่วนตัวเพิ่มมากขึ้นด้วย