1. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN GIẤY
1.1. VĂN BẢN ĐẾN
1.1.1. TIẾP NHẬN
1.1.1.1. KHÁI NIỆM
1.1.1.1.1. Tiếp nhận văn bản đến là quá trình nhận và kiểm tra thông tin văn bản đến.
1.1.2. ĐĂNG KÝ
1.1.2.1. KHÁI NIỆM
1.1.2.1.1. Đăng ký VB đến là việc ghi hoặc nhập các thông tin về VB đến vào sổ hoặc phần mềm.
1.1.2.2. ĐĂNG KÝ VBĐ
1.1.2.2.1. VB đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký VB hoặc cơ sở dữ liệu quản lý VB đến trên máy tính.
1.1.2.3. Đăng ký văn bản
1.1.2.3.1. Mẫu đăng ký VB bằng sổ
1.1.2.3.2. Hình ảnh đăng ký VB bằng hệ thống điện tử
1.1.3. TRÌNH, CHUYỂN GIAO
1.1.3.1. TRÌNH VB ĐẾN
1.1.3.1.1. VB đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối (chỉ đạo) giải quyết văn bản.
1.1.3.1.2. Ưu tiên VB đến đóng dấu các mức độ khẩn.
1.1.3.1.3. Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết VB vào mục “Chuyển” hoặc vào “Phiếu giải quyết VB”.
1.1.3.1.4. Trình văn bản
1.1.3.2. CHUYỂN GIAO VB ĐẾN
1.1.3.2.1. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư đăng ký bổ sung và chuyển VB theo ý kiến chỉ đạo.
1.1.3.2.2. Đảm bảo 3 yêu cầu
1.1.3.2.3. Chuyển giao VBĐ
1.1.4. GIẢI QUYẾT VÀ THEO DÕI
1.1.4.1. TRÁCH NHIỆM
1.1.4.1.1. Giải quyết
1.1.4.1.2. Theo dõi
1.1.4.1.3. Đôn đốc
1.1.4.2. Giải quyết và Theo dõi VBĐ
1.1.4.2.1. Sổ giải quyết VBĐ
1.1.4.2.2. Hệ thống thống kê VB
1.2. VĂN BẢN ĐI
1.2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1.2.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày (văn thư thực hiện)
1.2.1.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
1.2.1.1.2. Trình ký (ký nháy + ký BH)
1.2.1.2. Ghi số và ngày, tháng của văn bản
1.2.1.2.1. Ghi số văn bản
1.2.1.2.2. Ghi ngày, tháng, năm ban hành VB
1.2.2. Đăng ký văn bản đi
1.2.2.1. Khái niệm
1.2.2.1.1. Đăng ký VB đi là việc ghi, nhập các thông tin về VB đi vào sổ hoặc phần mềm
1.2.2.2. Lập sổ đăng kí
1.2.2.2.1. VBQPPL
1.2.2.2.2. VBHC
1.2.2.2.3. VB Mật
1.2.2.3. Đăng kí
1.2.2.3.1. Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện đăng ký bằng số hoặc đăng ký trên máy tính
1.2.3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1.2.3.1. Nhân bản
1.2.3.1.1. Có 4 yêu cầu
1.2.3.2. Đóng dấu
1.2.3.2.1. Đóng dấu độ khẩn, mật
1.2.3.2.2. Đóng dấu cơ quản
1.2.3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu
1.2.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi quá trình chuyển phát
1.2.4.1. Làm Thủ tục phát hành
1.2.4.1.1. Lựa chọn bì
1.2.4.1.2. Trình bày bì và viết bì
1.2.4.1.3. Vào bì và dán bì
1.2.4.1.4. Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
1.2.4.2. Chuyển phát
1.2.4.2.1. Chuyển phát văn bản đi trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo
1.2.4.2.2. Lập sổ giao nhận văn bản
1.2.4.3. Theo dõi
1.2.4.3.1. Văn thư chịu trách nhiệm theo dõi
1.2.4.3.2. Phương pháp theo dõi
1.2.5. Lưu VB đi (Lưu 2 bản)
1.2.5.1. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
1.2.5.2. Bản chính lưu trong hồ sơ công việc
1.2.5.3. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu
1.2.5.3.1. Slide 130-131
2. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
2.1. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
2.1.1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
2.1.2. Chánh Văn phòng
2.1.3. Trưởng đơn vị của cơ quan, tổ chức
2.1.4. Cá nhân
2.1.5. Văn thư đơn vị
2.1.6. Văn thư cơ quan
2.1.7. Lưu trữ cơ quan
2.2. Lập danh mục hồ sơ
2.2.1. Khái quát chung
2.2.1.1. Khái niệm
2.2.1.1.1. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ
2.2.1.2. Tác dụng
2.2.1.2.1. Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ
2.2.1.2.2. Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học
2.2.1.2.3. Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2.2.1.2.4. Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng
2.2.2. Căn cứ
2.2.2.1. Các văn bản quy định về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, CCTC, quy chế làm việc; phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, CCVC
2.2.2.2. Kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan
2.2.2.3. DMHS của những năm trước; bảng THBQ tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan (nếu có)
2.2.3. Nội dung
2.2.3.1. Xây dựng khung đề mục của DMHS
2.2.3.2. Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập
2.2.3.3. Dự kiến THBQ của hồ sơ
2.2.3.4. Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
2.2.4. Tổ chức lập danh mục
2.2.4.1. Cách 1
2.2.4.1.1. B1: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
2.2.4.1.2. B2: Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan
2.2.4.1.3. B3: Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện
2.2.4.2. Cách 2
2.2.4.2.1. B1: Các đơn vị dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư
2.2.4.2.2. B2: Văn thư: Tập hợp thành DMHSCQ; Tiến hành chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần)
2.2.4.2.3. B3: Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện
2.3. Phương pháp lập hồ sơ
2.3.1. Phương pháp lập hồ sơ công việc
2.3.1.1. Mở Hồ sơ
2.3.1.1.1. ... là việc đưa VB, TL đầu tiên và biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ
2.3.1.2. Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ
2.3.1.2.1. CB, CCVC trong quá trình giải quyết CV tiếp tục thu thập đầy đủ các VB và tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ
2.3.1.2.2. VB đưa vào hồ sơ phải là bản chính (hoặc bản sao đúng quy
2.3.1.3. Kết thúc hồ sơ
2.3.1.3.1. Kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu
2.3.1.3.2. Loại ra VB trùng thừa, bản thảo, các tư liệu, sách báo ra khỏi HS
2.3.1.3.3. Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong HS
2.3.1.3.4. Xem xét lại thời hạn bảo quản của HS
2.3.2. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc
2.3.2.1. Tác dụng
2.3.2.1.1. Phương tiện làm việc của CB,CC,VC
2.3.2.1.2. Căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc
2.3.2.2. Trách nhiệm
2.3.2.2.1. Mỗi CB, CC, VC phải lập tập hồ sơ nguyên tắc về một mặt công tác nghiệp vụ nhất định mà mình phụ trách
2.3.2.3. Cách lập và quản lý
2.3.2.3.1. Cách lập
2.3.2.3.2. Cách quản lý
2.3.2.4. Mẫu: Slide 171-172
2.4. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2.4.1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
2.4.1.1. Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc
2.4.1.2. Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản
2.4.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan
2.4.2.1. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định THBQ từ 05 năm trở lên
2.4.2.2. Không giao nộp ác HS sau
2.4.2.2.1. HS nguyên tắc
2.4.2.2.2. HS những việc chưa giải quyết xong
2.4.2.2.3. HS phối hộp giải quyết CV
2.4.2.2.4. VB, TL gửi để biết/ tham khảo
2.4.3. Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ
2.4.3.1. Tiếp nhận HS, TL
2.4.3.1.1. Lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu
2.4.3.1.2. Biên bản giao nhận tài liệu
2.4.3.1.3. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
2.4.3.1.4. Hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu
2.4.3.1.5. Phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu
2.4.3.1.6. Lập Mục lục hồ sơ
2.4.3.1.7. Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
2.4.3.1.8. Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu
2.4.3.2. Hoàn chỉnh HS, TL sau tiếp nhận
2.4.3.2.1. Đánh số tờ
2.4.3.2.2. Viết chứng từ kết thúc
2.4.3.2.3. Viết mục lục VB
2.4.3.2.4. Biên mục hoàn chỉnh bìa HS
2.4.3.3. Phân loại, sắp xếp HS, TL
2.4.3.3.1. Theo THQB
2.4.3.3.2. Theo trật tự nhóm trong phương án PLTL
2.5. Mẫu Mục lục Hồ sơ
2.5.1. Slide 192-195
3. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
3.1. VĂN BẢN ĐẾN
3.1.1. Tiếp nhận
3.1.1.1. Kiểm tra chữ ký số, thông tin đầu vào dữ liệu văn bản đến
3.1.1.2. Thông báo đã nhận VBĐ
3.1.1.3. Mẫu giao diện hệ thống điện tử lưu trữ văn bản đến
3.1.1.3.1. Slide 41-45
3.1.2. Đăng ký, số hóa
3.1.2.1. Đăng ký VBĐ
3.1.2.1.1. Văn thư đăng ký (kiểm tra, cập nhật) thông tin văn bản đến sau: 1. Tên loại văn bản 2. Số của văn bản 3. Ký hiệu của văn bản 4. Ngày, tháng, năm văn bản 5. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 6. Trích yếu nội dung 7. Ngôn ngữ 8. Ghi chú 9. Ngày, tháng, năm đến 10. Số đến 11. Chức vụ, họ tên người ký 12. Mức độ khẩn
3.1.2.2. Số hóa VBĐ
3.1.2.2.1. Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của CQ, TC.
3.1.2.3. Hình ảnh hướng dẫn đăng ký VBĐ
3.1.2.3.1. Slide 47-48, 52
3.1.3. Trình, chuyển giao
3.1.3.1. Trình, chuyển giao VBĐ
3.1.3.1.1. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người có thẩm quyền.
3.1.3.2. Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản
3.1.3.2.1. Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến
3.1.3.2.2. Cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; Thời hạn giải quyết.
3.1.3.3. Hình ảnh các bước
3.1.3.3.1. Slide 56-59
3.1.4. Giải quyết
3.1.4.1. Lãnh đạo
3.1.4.1.1. Căn cứ: 1) Nội dung văn bản đến; 2) Ý kiến chỉ đạo của Người có thẩm quyền; 3) Trình độ, năng lực của cán bộ, CC trong đơn vị => Trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong Hệ thống và chuyển ý kiến đến
3.1.4.1.2. Hình ảnh và quy trình
3.1.4.2. Công chức, Viên chức
3.1.4.2.1. Nhận văn bản (qua mail) do Lãnh đạo ĐV chuyển đến
3.1.4.2.2. Hình ảnh quy trình
3.1.4.3. Theo dõi tình hình giải quyết VBĐ
3.1.4.3.1. Phân loại thành các mục chính
3.1.4.3.2. Hình ảnh minh họa
3.2. VĂN BẢN ĐI
3.2.1. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
3.2.1.1. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
3.2.1.1.1. Nghiên cứu giải quyết công việc và soạn thảo văn bản: + Dự thảo văn bản; + Dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); + Đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống; + Xin ý kiến đóng góp; + Tiếp thu và hoàn thiện dự thảo; + Trình lãnh đạo đơn vị xem
3.2.1.2. Lãnh đạo đơn vị
3.2.1.2.1. Xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo
3.2.1.2.2. Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: + Phó trưởng đơn vị; + Cá nhân STVB; + Cá nhân phối hợp (nếu có); + Lãnh đạo ĐV liên quan (nếu có).
3.2.1.2.3. Trình duyệt, tiếp thu ý kiến và chỉ đạo cá nhân STVB chỉnh sửa dự thảo
3.2.1.3. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
3.2.1.3.1. Cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra.
3.2.1.3.2. Chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành VB
3.2.1.4. Văn thư cơ quan
3.2.1.4.1. Tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày VB
3.2.1.4.2. Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
3.2.1.4.3. Chuyển dự thảo về định dạng .pdf
3.2.2. Cấp số và Đăng ký
3.2.2.1. Do Văn thư cơ quan hoặc Cán bộ soạn thảo chịu trách nhiệm
3.2.2.1.1. Cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin: Tên loại văn bản; Trích yếu nội dung; Ngôn ngữ; Ghi chú; Mức độ khẩn; Hạn trả lời văn bản
3.2.2.1.2. Văn thư cập nhật: Số của VB; ngày, tháng, năm VB; tên cơ quan, tổ chức ban hành VB; số trang VB; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận VB.
3.2.2.1.3. a) Ban hành văn bản điện tử b) Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy c) Đối tượng nhận văn bản giấy d) Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống.
3.2.2.1.4. Mẫu: Slide 143-144
3.2.3. Ký số CQTC
3.2.3.1. Văn thư chuyển văn bản đến người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử
3.2.3.2. Văn bản sau khi được ký số sẽ chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản
3.2.3.3. Mẫu ký số: Slide 147-148
3.2.4. Ban hành và phát hành VB
3.2.4.1. Phát hành
3.2.4.1.1. In và đóng dấu của CQ, TC để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng nhận VB giấy
3.2.4.1.2. Phát hành VB điện tử
3.2.4.2. Hình thức ký, ban hành VB
3.2.4.2.1. (1) Ký số và ban hành VB điện tử
3.2.4.2.2. (2) Ký số và ban hành văn bản giấy
3.2.4.2.3. (3) Ký giấy và ban hành văn bản giấy
3.2.4.2.4. (4) Ký giấy, phát hành văn bản số hóa
3.2.5. Lưu VB
3.2.5.1. Bản gốc văn bản điện tử được lưu trong Hệ thống cơ quan tổ chức.