Recibo y reparto de documentos

1. Unidades de correspondencia

1.1. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

2. Recibo de documentos

2.1. Es una de Ias tareas más importantes y definitivas en Ia utilización y tratamiento de Ias comunicaciones empresariales. Por Io tanto se debe crear un control que permita comprobar eI recibo y Ia tramitación de Ias comunicaciones recibidas.

2.1.1. Pasos para el recibo de documentos: - Recepción - Clasificación - Apertura - Revisión - Radicación - Registro - Distribución reparto

3. Clasificación de las comunicaciones

3.1. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en: - Comunicaciones externas: Son las que se cruzan entre las entidades instituciones y entre estas y personas naturales o viceversa. - Comunicaciones internas: Son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella, en cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instrucción.

4. Normalización

4.1. Es necesario que cada entidad normalice los procedimientos de recibo y despacho de documento. Los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normalizan de acuerdo con el tamaño. Organización de cada entidad y el flujo de la documentación de forma manual o electrónica.

4.1.1. La normalización está orientada a cumplir los siguientes requisitos: - Clase de correspondencia - Uso o finalidad que se le dará - Requisitos de presentación formal - Trámite - Normas legales de conservación