Normas y reglas para el departamento de compras

1. regla No.1 entender como funciona el proceso de compras

1.1. 1.-identificacion de los requerimientos de compras

1.1.1. 2.-creación y revisión de las solicitudes de compras

1.1.1.1. 3.-aprovacion de presupuesto

1.1.1.1.1. 4.-búsqueda de los proveedores

2. regla No.6 Automatización de procesos

2.1. Los software de gestión de compras son excelentes para la administración de compras y suministro, ya que, te permiten centralizar, la mayoría de los pasos dentro del proceso de compras, desde la solicitud o requerimiento de compra hasta el pago de facturas. Esta última función se encuentra disponible solo en México. En definitiva, no todas estas estrategias serán efectivas en tu empresa. Debes encontrar aquellas que sí lo sean y te permitan tener una buena administración de compras y suministros, sin olvidar estas dos reglas de oro: reducción de costos y riesgos para la empresa.

3. regla No.5 Tener ética ante cualquier incitación a cometer fraudes

3.1. “Administración de compras. Adquisiciones y abastecimiento” que van en contra de la ética de las compras y por ende, que no deberían ocurrir en tu organización •Sobornos: Esta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras, consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para asignar la orden de compra o pedido. • Favoritismos: En algunas ocasiones, el comprador o jefe de compras, sin tomar en cuenta el cuadro comparativo (importante para la toma de decisiones) le otorgan la orden de compra o pedido a cierto proveedor, que en algunas ocasiones es un familiar o amigo o un proveedor, el cual agradece la designación con algún obsequio. • Aceptar invitaciones o recibir obsequios: Argumento utilizado por vendedores para recibir la orden de compra o pedido. Se basa en ofrecer a los miembros de tu empresa obsequios, invitaciones a comer, cenar o de otra naturaleza con la pretensión de ser el designado. • Solicitar al vendedor que mejore sus precios: Esta es una actividad del comprador o del jefe de compras, que por lo general busca que se mejore el precio de lo solicitado, diciéndole a cada proveedor, el precio de otro, logrando un precio bajo; una actividad muy desleal, a la cual se le conoce como la de “no le sacaste punta a tu lápiz”.

4. regla No.4 Seleccionar a los proveedores adecuados

4.1. La cual consiste en seleccionar muy bien quienes serán tus nuevos aliados comerciales, de acuerdo a su trayectoria, experiencia, capacidad de producción, distribución, utilidad, plazos de crédito, etc. Saber si éstas son compañías que cuentan con la infraestructura y activos para mantenerse operando a largo plazo y sobre todo, si son empresas confiables y responsables.

5. regla No.3 reducir costos y riesgos económicos

5.1. Comparar cotizaciones de proveedores para escoger aquellas que ofrezcan mejores ofertas y plazos de pago. • Comprar a mayoreo para que salga más económico. • Mantener una rotación de cuentas por pagar positiva que garantice una buena fluidez de los activos corrientes de la empresa (porque sin ella la empresa puede quedarse sin efectivo para cubrir necesidades básicas y entrar en riesgo). • Realizar a tiempo los pagos a proveedores para evitar multas y sanciones por incumplimiento, entre otros.

6. regla No.2 planificar las compras

6.1. • Determinar qué hace falta y que no. • Establecer qué es realmente prioritario por encima de lo que no es. • Identificar los volúmenes que se necesitan. • Analizar cómo está la liquidez de tu empresa. • Conocer el estatus actual del capital de trabajo de tu empresa. Cuando se identifican estos aspectos, puedes proceder a crear solicitudes u órdenes de compra y asignar presupuesto. En este sentido, las compras bien planeadas te ayudan en el ahorro de efectivo, en la liquidez y obtención de utilidades. Los costos van a incidir directamente en el precio de venta del producto final, por lo que, si estos son bajos, podrás ofrecer un precio de mercado competitivo, generar más ventas y consecuentemente, un mayor margen de ganancia.